Esporti un foglio di calcolo Excel in PDF e il risultato appare come uno screenshot dell'interfaccia di Excel. Ogni cella ha un bordo grigio tenue. Le lettere delle colonne (A, B, C) e i numeri delle righe (1, 2, 3) appaiono in alto a sinistra. La barra della formula e le schede dei fogli sono fortunatamente assenti, ma la griglia e le intestazioni fanno sembrare il PDF come dati grezzi piuttosto che come un report finito. Vuoi che i dati appaiano puliti e professionali, non come un foglio di calcolo incompiuto.
La rimozione di griglie, intestazioni e formattazione di celle indesiderate prima dell'esportazione da Excel a PDF produce un risultato pulito e professionale. I dati stanno da soli. Il rumore visivo dell'interfaccia del foglio di calcolo è scomparso. Il PDF sembra un report, non un dump di dati.
Rimuovere la griglia
Le griglie sono deboli linee grigie che separano le celle sullo schermo. Sono un aiuto visivo per lavorare in Excel, non i confini effettivi delle celle. Per impostazione predefinita, le griglie vengono stampate e visualizzate nei PDF. Vai alla scheda Layout di pagina. Nel gruppo Opzioni foglio, deseleziona "Visualizza" sotto Griglia per nasconderli sullo schermo. Deseleziona "Stampa" sotto Griglia per evitare che vengano visualizzati nel PDF. Le due impostazioni sono indipendenti. È possibile visualizzare le linee della griglia mentre si lavora ed eliminarle solo nell'output stampato o PDF.
Le linee della griglia sono diverse dai bordi delle celle, che sono la formattazione applicata a celle specifiche. Se il tuo foglio di calcolo presenta bordi attorno a determinate celle per l'organizzazione visiva, tali bordi verranno comunque stampati anche quando le linee della griglia vengono soppresse. I bordi sono una formattazione intenzionale. Le linee della griglia sono aiuti all'interfaccia. Comprendere questa distinzione ti aiuta a controllare esattamente quali linee appaiono nel PDF.
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Rimuovere intestazioni di righe e colonne
I numeri di riga e le lettere di colonna sono A, B, C e 1, 2, 3 che incorniciano il foglio di calcolo. Sono essenziali per lavorare in Excel e quasi mai appropriati in un PDF. Vai a Layout di pagina, Opzioni foglio. Deseleziona "Stampa" sotto Intestazioni. I numeri di riga e le lettere di colonna scompaiono dal PDF. Le celle dati rimangono nelle loro posizioni. La cornice visiva attorno al foglio di calcolo è scomparsa.
Per i fogli di calcolo che verranno utilizzati come tabelle di riferimento in cui il lettore deve individuare celle specifiche per indirizzo, lasciare attive le intestazioni. Un PDF di una matrice dei prezzi in cui al lettore viene detto "vedi cella D12 per la tua tariffa"; necessita che le lettere delle colonne e i numeri delle righe siano visibili. Per la maggior parte degli altri usi, i titoli costituiscono un elemento di confusione visiva di cui il lettore non ha bisogno.
Pulizia della formattazione delle celle prima dell'esportazione
La formattazione delle celle che ha senso sullo schermo può sembrare disordinata in un PDF. I colori di riempimento dello sfondo che aiutano a distinguere le righe sullo schermo possono essere stampati come blocchi scuri che oscurano il testo, soprattutto sulle stampanti in bianco e nero. La formattazione condizionale che evidenzia le celle in base ai valori può produrre un PDF colorato ma difficile da leggere.
Controlla il foglio di calcolo in Anteprima di stampa prima di esportarlo. Vai su File, Stampa. L'anteprima mostra esattamente come apparirà il PDF. Se i colori dello sfondo sono troppo scuri, rimuovi il riempimento o schiariscilo. Se i colori dei caratteri risultano troppo chiari su uno sfondo bianco dopo aver rimosso i riempimenti, scurirli. La modalità Stampa PDF di WukongPDF rispetta tutte le impostazioni di formattazione di Excel. Ciò che vedi nell'Anteprima di stampa è ciò che ottieni nel PDF.
Impostazione di un valore predefinito pulito per le esportazioni future
Crea un modello Excel con la griglia e le intestazioni già disabilitate e la formattazione pulita delle celle applicata. Salvalo come modello di cartella di lavoro predefinito. Ogni nuovo foglio di calcolo che crei inizia da questo modello pulito. Le impostazioni predefinite producono PDF puliti senza configurazione per documento. Esportazione PDF da un modello pulito è pronto per essere condiviso senza che sia necessaria alcuna pulizia aggiuntiva.
Dopo l'esportazione, apri il PDF e verifica il risultato. Controlla che la griglia e le intestazioni siano assenti. Conferma che la formattazione della cella sia appropriata nel contesto del PDF. I dati devono essere puliti, leggibili e professionali. L'interfaccia del foglio di calcolo dovrebbe essere invisibile. Le informazioni dovrebbero essere l’unica cosa che il lettore vede. Una svista comune durante la pulizia della formattazione di Excel per l'esportazione in PDF: celle unite. Le celle unite che appaiono correttamente sullo schermo possono causare comportamenti imprevisti nel PDF, ad esempio la visualizzazione dei bordi nel punto in cui i limiti dell'unione cadono attraverso le interruzioni di pagina. Prima dell'esportazione, esamina il foglio di calcolo per individuare le celle unite vicino ai limiti della pagina. Separateli e utilizzate invece l'allineamento Centra la selezione, che produce lo stesso effetto visivo senza complicazioni strutturali. Centro attraverso la selezione si trova nella finestra di dialogo Formato celle nella scheda Allineamento, menu a discesa Orizzontale. È funzionalmente identico a Unisci e Centra per scopi di visualizzazione ma non crea i problemi strutturali che le celle unite introducono durante la stampa e l'esportazione PDF. Un altro elemento di formattazione da rivedere prima dell'esportazione in PDF: riempimento delle celle e disposizione del testo. Le celle con testo a capo che appaiono correttamente sullo schermo potrebbero essere troncate nel PDF se l'altezza della riga è stata impostata manualmente anziché adattata automaticamente. Seleziona tutte le righe, fai doppio clic sul limite di una riga per adattare automaticamente l'altezza. Ciò garantisce che ogni riga di testo a capo sia completamente visibile nell'output PDF. Per i fogli di calcolo con righe o colonne nascoste che contengono calcoli di supporto, verificare che i dati nascosti siano veramente nascosti nel PDF. Il comportamento predefinito di Excel consiste nell'escludere righe e colonne nascoste dalla stampa e dall'esportazione PDF, ma questo può essere ignorato nella finestra di dialogo Imposta pagina. Controllare la scheda Foglio in Imposta pagina e verificare che il contenuto nascosto non sia impostato per la stampa. Altrimenti, il tuo PDF pulito potrebbe contenere righe di calcoli intermedi che il lettore non avrebbe mai dovuto vedere. È funzionalmente identico a Unisci e Centra per scopi di visualizzazione ma non crea i problemi strutturali che le celle unite introducono durante la stampa e l'esportazione PDF.
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