Le griglie di Excel, le deboli linee grigie che separano le celle sullo schermo, non vengono stampate per impostazione predefinita. Quando esporti un foglio Excel in PDF, i dati vengono stampati ma la griglia no. Un foglio di calcolo senza griglia è più difficile da leggere perché manca la struttura visiva che separa una cella dalla successiva. I numeri fluttuano nello spazio bianco senza i bordi che definiscono le loro relazioni.
Le linee della griglia rappresentano la differenza tra un foglio di calcolo che assomiglia a una tabella e uno che assomiglia a numeri sparsi.
Per stampare un file Excel in PDF con griglia è necessario modificare un'impostazione in Excel prima dell'esportazione. Gli strumenti di conversione Stampa PDF di WukongPDF gestiscono la fase di esportazione e la configurazione seguente garantisce che le linee della griglia, le intestazioni di righe e colonne e il layout della pagina vengano trasferiti correttamente dal foglio di calcolo al PDF.
L'impostazione che controlla la stampa della griglia
In Excel, le griglie sono una funzionalità di visualizzazione, non una funzionalità di formattazione. Vengono visualizzati sullo schermo per aiutarti a navigare nel foglio di calcolo, ma non fanno parte della formattazione della cella e non vengono stampati per impostazione predefinita. Per stamparli, apri la scheda Layout di pagina e seleziona la casella Stampa sotto Griglia nel gruppo Opzioni foglio. Questa impostazione indica a Excel di includere le griglie dello schermo nell'output stampato e in qualsiasi PDF creato dall'output di stampa.
L'impostazione Stampa griglia si applica all'intero foglio. Non è possibile stampare selettivamente la griglia per alcune celle e non per altre. Se hai bisogno di bordi selettivi, usa la formattazione dei bordi delle celle invece di fare affidamento sulle griglie. I bordi delle celle fanno parte del formato della cella e vengono stampati indipendentemente dall'impostazione della griglia. Per i fogli di calcolo in cui solo alcune sezioni necessitano di confini di cella visibili, applica i bordi a tali celle e lascia deselezionata Stampa griglia.
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Impostazione dell'area di stampa per evitare pagine aggiuntive
I fogli di calcolo Excel che sembrano adattarsi a una pagina sullo schermo possono riversarsi su più pagine quando vengono stampati o esportati in PDF, perché l'area di stampa si estende fino all'ultima cella che contiene dati, formattazione o anche solo uno spazio vuoto. Imposta esplicitamente l'area di stampa prima dell'esportazione. Seleziona l'intervallo di celle che dovrebbero apparire nel PDF, vai su Layout di pagina e fai clic su Area di stampa, quindi su Imposta area di stampa.
Dopo aver impostato l'area di stampa, utilizzare Anteprima di stampa per verificare quante pagine si estende la selezione. Un foglio di calcolo che ti aspettavi fosse contenuto in una pagina potrebbe essere distribuito su quattro perché le colonne sono larghe e il carattere è grande. In Layout pagina, regolare le impostazioni di ridimensionamento Larghezza e Altezza per adattare l'area di stampa al numero di pagine desiderato. L'impostazione della larghezza su 1 pagina forza tutte le colonne su una larghezza di pagina. Impostando l'altezza su 1 pagina, tutte le righe vengono impostate su un'altezza di pagina.
Incluse intestazioni di riga e colonna
I numeri di riga e le lettere di colonna, A, B, C in alto e 1, 2, 3 in basso a sinistra, aiutano i lettori a fare riferimento a celle specifiche nel PDF. Per includerli, seleziona la casella Stampa sotto Intestazioni nel gruppo Opzioni foglio nella scheda Layout di pagina. Questa impostazione è indipendente dall'impostazione della griglia.
Le intestazioni di riga e colonna sono utili per i fogli di calcolo che verranno revisionati in modo collaborativo, dove qualcuno potrebbe dire controlla la cella D47 e il lettore PDF deve trovare rapidamente D47. Sono fonte di distrazione per i fogli di calcolo che fungono da report finiti o materiali di presentazione. Scegli in base a come verrà utilizzato il PDF. Un documento di riferimento beneficia di intestazioni. Un risultato finale lucido sembra più pulito senza di loro.
| Impostazioni stampa | Posizione in Excel | Effetto su PDF |
|---|---|---|
| Stampa griglia | Layout di pagina > Opzioni foglio > Griglia > Stampa | Aggiunge linee di confine deboli a tutte le celle |
| Stampa intestazioni | Layout di pagina > Opzioni foglio > Intestazioni > Stampa | Aggiunge numeri di riga e lettere di colonna |
| Imposta l'area di stampa | Layout di pagina > Area di stampa > Imposta l'area di stampa | Definisce quali celle vengono visualizzate nell'output |
| Scala per adattare | Layout di pagina > Adatta per adattare > Larghezza/Altezza | Ridimensiona il contenuto per adattarlo al numero di pagine specificato |
| Orientamento della pagina | Layout di pagina > Orientamento > Ritratto/Paesaggio | Passa dal layout verticale a quello orizzontale |
Gestione delle interruzioni di pagina e del ridimensionamento
Le interruzioni di pagina automatiche di Excel spesso tagliano il centro di righe di dati importanti. Un'interruzione di pagina che divide una riga di riepilogo dalle righe di dettaglio rende entrambe le pagine più difficili da comprendere. Regola manualmente le interruzioni di pagina nella visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina. Trascina le linee di interruzione di pagina blu nelle posizioni tra i gruppi di dati logici. Le interruzioni di pagina manuali garantiscono che ogni pagina PDF contenga un set di dati completo e coerente.
Il ridimensionamento compromette la leggibilità con il conteggio delle pagine. Ridimensionare un foglio di calcolo ampio per adattarlo alla larghezza di una pagina può ridurre il testo a 6 punti, rendendolo illeggibile in stampa. Se è necessario un ridimensionamento inferiore al 70% per adattarlo al contenuto, considera prima il passaggio all'orientamento orizzontale, che offre maggiore larghezza, o la suddivisione del contenuto su più pagine con righe di intestazione ripetute. La leggibilità dovrebbe determinare il layout della pagina, non un obiettivo arbitrario di una sola pagina.
Gestione delle celle unite e della formattazione condizionale nell'output PDF
Le celle unite che si estendono su più colonne o righe in Excel possono interrompere il layout della pagina PDF. Una cella del titolo unita che si estende dalle colonne da A a F su un foglio di calcolo che stampa le colonne da A a D sulla prima pagina e le colonne da E a F sulla pagina due, fa sì che il titolo si divida in modo strano tra le pagine. Separa le celle del titolo prima dell'esportazione oppure posiziona i titoli in una riga di intestazione separata che viene stampata su ogni pagina utilizzando l'impostazione Stampa titoli.
Formattazione condizionale, scale di colore, barre dati, set di icone, vengono tutti renderizzati nel PDF se le impostazioni di stampa includono l'output a colori. Controllare il PDF in modalità anteprima di stampa per verificare che i colori della formattazione condizionale vengano stampati correttamente e forniscano un contrasto sufficiente per la leggibilità. Una scala di colori verde-giallo-rosso che appare chiara sullo schermo può essere stampata come sfumature di grigio indistinguibili su una stampante monocromatica. Per i PDF destinati alla stampa, testare una pagina a colori sulla stampante di destinazione prima di impegnarsi nell'esportazione dell'intero foglio di calcolo.
Aggiunta di titoli di stampa per fogli di calcolo multipagina
Per i fogli di calcolo che si estendono su più pagine, ripetere la riga di intestazione su ogni pagina garantisce che i lettori sappiano quale colonna è quale. Nella scheda Layout di pagina, fare clic su Stampa titoli. Nella scheda Foglio della finestra di dialogo, imposta Righe da ripetere in alto sulla riga o sulle righe contenenti intestazioni di colonna. Queste righe vengono stampate nella parte superiore di ogni pagina del PDF.
I titoli di stampa sono l'impostazione più importante per i PDF con fogli di calcolo multipagina. Un foglio di calcolo di 10 pagine senza intestazioni ripetute è illeggibile perché il lettore deve tornare alla pagina 1 per ricordare quale colonna F contiene. Lo stesso foglio di calcolo con intestazioni ripetute è autodocumentato su ogni pagina. Pochi secondi per configurare i titoli di stampa fanno la differenza tra un PDF utilizzabile e uno frustrante.
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