Una cartella di lavoro di Excel contiene più fogli. Una dashboard con grafici. Una scheda tecnica con migliaia di righe. Un foglio di appunti con commento. Quando esporti l'intera cartella di lavoro in PDF, ogni foglio diventa parte dell'output. Il PDF contiene pagine di immagini di grafici, pagine di tabelle di dati che scorrono dal bordo destro e pagine di note che non sono mai state destinate alla distribuzione. Il destinatario riceve tutto. I dati rilevanti sono sepolti in contenuti irrilevanti.
L'utilizzo dell'area di stampa di Excel per controllare ciò che appare nell'output PDF risolve questo problema. Sei tu a definire esattamente quali celle e su quali fogli devono essere incluse. Tutto ciò che è esterno all'area di stampa è escluso. Il PDF contiene solo ciò che hai specificato. Questa guida spiega come impostare le aree di stampa in Excel per un output PDF pulito e mirato.
La conversione da Excel a PDF utilizzando le aree di stampa produce un output che contiene esattamente il contenuto di cui il destinatario ha bisogno. Né più né meno.
Impostazione delle aree di stampa in Excel
Seleziona le celle che desideri includere nel PDF. Vai alla scheda Layout di pagina. Fare clic su Area di stampa, quindi su Imposta area di stampa. L'intervallo selezionato è ora l'unico contenuto che verrà visualizzato quando stampi o esporti in PDF. È possibile impostare aree di stampa diverse su fogli diversi. Ogni area di stampa del foglio è indipendente. Puoi anche impostare più aree di stampa sullo stesso foglio tenendo premuto Ctrl mentre selezioni gli intervalli prima di impostare l'area di stampa. Ogni intervallo viene stampato su una pagina separata.
Dopo aver impostato le aree di stampa, utilizza Anteprima di stampa per verificare cosa apparirà nel PDF. Regola la larghezza delle colonne, l'altezza delle righe e le interruzioni di pagina secondo necessità. L'anteprima Stampa PDF mostra esattamente cosa conterrà il PDF.
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Esportazione in PDF con aree di stampa applicate
Vai su File, Esporta e scegli Crea PDF. Nelle opzioni di esportazione, assicurati che l'impostazione relativa a cosa pubblicare sia impostata su Fogli attivi o Intera cartella di lavoro, a seconda che desideri esportare solo il foglio corrente o tutti i fogli. Le aree di stampa definite controllano ciò che appare da ciascun foglio. I fogli senza un'area di stampa definita esportano l'intero contenuto, che potrebbe non essere quello desiderato. Imposta le aree di stampa su ogni foglio che verrà esportato.
WukongPDF non crea direttamente PDF da Excel. La conversione da Excel a PDF viene eseguita in Excel. WukongPDF elabora il PDF risultante per la compressione, l'unione o altre operazioni post-esportazione.
Cancellazione e gestione delle aree di stampa
Le aree di stampa persistono nel file Excel. Alla successiva stampa o esportazione, verrà utilizzata la stessa area di stampa. Se è necessario esportare un intervallo diverso, cancellare prima l'area di stampa esistente. Andare su Layout pagina, Area di stampa, Cancella area di stampa. Imposta una nuova area di stampa per la nuova esportazione. Il flusso di lavoro Esportazione PDF dovrebbe includere il controllo dell'area di stampa prima di ogni esportazione.
Per le esportazioni ricorrenti, come un report mensile, salva il file Excel con le aree di stampa già configurate. Ogni mese aggiorna i dati nelle aree di stampa esistenti ed esporta. La configurazione viene eseguita una volta.
Impostazione dei titoli di stampa per esportazioni di più pagine
Quando l'area di stampa si estende su più pagine, imposta i titoli di stampa in modo che ripetano righe o colonne di intestazione su ogni pagina. Nella scheda Layout di pagina, fare clic su Stampa titoli. Seleziona le righe da ripetere nella parte superiore di ogni pagina e le colonne da ripetere a sinistra. Le intestazioni forniscono il contesto per i dati che si estendono su più pagine.
Dopo aver impostato i titoli di stampa, utilizzare Anteprima di stampa per verificare che le intestazioni vengano visualizzate su ogni pagina. L'esportazione da Excel a PDF con titoli di stampa produce un output navigabile e autodocumentato su ogni pagina.
Ridimensionamento delle aree di stampa per adattarle alla larghezza della pagina
Un foglio di calcolo ampio che si estende oltre la larghezza della pagina può essere ridimensionato per adattarlo. Nella scheda Layout pagina, imposta la larghezza su 1 pagina. Excel ridimensiona il contenuto orizzontalmente per adattarlo ai margini della pagina. Il ridimensionamento si applica solo alla stampa e all'esportazione PDF. I dati del foglio di lavoro sono invariati.
Il ridimensionamento Stampa PDF per fogli di calcolo larghi garantisce che nessuna colonna venga tagliata. Il compromesso è che i contenuti ridimensionati potrebbero essere più piccoli e più difficili da leggere. Utilizza il ridimensionamento quando la visibilità della colonna è più importante della dimensione del testo.
Gestione di righe e colonne nascoste nelle aree di stampa
Per impostazione predefinita, le righe e le colonne nascoste in Excel sono escluse dall'area di stampa. Se la tua area di stampa include righe nascoste che dovrebbero apparire nel PDF, mostrale prima dell'esportazione. Se le righe nascoste contengono dati che non dovrebbero essere visualizzati, lasciali nascosti. L'area di stampa definisce l'intervallo di celle. Lo stato nascosto determina se vengono visualizzate le celle all'interno di tale intervallo.
Dopo l'esportazione, verifica che il PDF mostri tutti i dati previsti ed escluda tutti i dati nascosti. L'esportazione Excel in PDF con aree di stampa e righe nascoste richiede la verifica sia di cosa appare sia di cosa no.
Esportazione di più aree di stampa come pagine PDF separate
Se definisci più aree di stampa sullo stesso foglio, ciascuna viene stampata su una pagina separata nel PDF. La prima area di stampa viene visualizzata sulla prima pagina. Il secondo a pagina due. L'ordine delle aree di stampa nel PDF corrisponde all'ordine in cui le hai definite. Disporre le aree di stampa nella sequenza di pagine desiderata prima dell'esportazione.
L'esportazione multiarea Stampa PDF è utile per estrarre intervalli di dati specifici da un foglio di lavoro di grandi dimensioni senza includere l'intero foglio. Ciascuna area di stampa diventa una pagina di output focalizzata.
Inclusione di fogli grafici nelle esportazioni dell'area di stampa
Le cartelle di lavoro di Excel possono contenere fogli grafici, ovvero grafici a fogli interi separati dai fogli di lavoro dati. I fogli grafici sono inclusi nelle esportazioni PDF per impostazione predefinita se scegli di esportare l'intera cartella di lavoro. Per includere un foglio grafico insieme ai fogli di lavoro dell'area di stampa, assicurati che l'ambito dell'esportazione includa tutti i fogli.
Esamina ciascun foglio grafico prima dell'esportazione. I grafici che appaiono corretti sullo schermo potrebbero avere dimensioni diverse se renderizzati in PDF. L'esportazione del grafico da Excel a PDF richiede la stessa area di stampa e la stessa attenzione al ridimensionamento dei fogli di lavoro con dati.
Impostazione di un orientamento della pagina coerente nelle aree di stampa
Quando diverse aree di stampa su fogli diversi utilizzano orientamenti diversi, il PDF di output avrà pagine miste verticali e orizzontali. Per una presentazione professionale, standardizzare l'orientamento. Tutto il ritratto o tutto il paesaggio è meglio che misto. Imposta l'orientamento per foglio nella scheda Layout pagina prima dell'esportazione.
La coerenza dell'orientamento Stampa PDF è una decisione di presentazione. Gli orientamenti misti sono accettabili per i report ricchi di dati in cui alcune tabelle necessitano effettivamente di una visualizzazione orizzontale. Per i documenti rivolti al cliente, è preferibile un orientamento uniforme.
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