Hai un ampio foglio di calcolo Excel con 18 colonne di dati finanziari. Lo esporti in PDF, apri il risultato e mancano le ultime quattro colonne. Non rientravano nella larghezza della pagina, quindi Excel li ha tagliati e posizionati su una seconda pagina. Ora il tuo PDF ha la pagina 1 con le colonne da A a N e la pagina 2 con le colonne da O a R, completamente disconnesse dalle righe a cui appartengono. Tecnicamente i dati ci sono, ma il documento è inutilizzabile.
Adattare tutte le colonne alla larghezza di una pagina PDF è la sfida di formattazione più comune da Excel a PDF. I fogli di calcolo Excel sono progettati per lo scorrimento orizzontale su uno schermo, non per il vincolo di larghezza fissa di una pagina stampata o PDF. La soluzione prevede la regolazione delle impostazioni di impostazione della pagina che controllano il modo in cui Excel ridimensiona il contenuto per adattarlo alla larghezza della pagina.
Metodo 1: utilizzare l'impostazione Adatta alla larghezza
Excel include una funzionalità Adatta alla dimensione che riduce automaticamente il contenuto per adattarlo alla larghezza della pagina. Vai alla scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione. Nel gruppo Adatta e adatta, imposta Larghezza su "1 pagina". Imposta l'altezza su "Automatico" quindi il numero di pagine alte è determinato dal contenuto. Excel calcola la percentuale di ridimensionamento necessaria per adattare tutte le colonne alla larghezza di una pagina. Puoi vedere la scala calcolata nella casella Scala. Un tipico foglio di calcolo ampio con 18 colonne potrebbe ridimensionarsi al 65% o al 70% della sua dimensione originale.
L'approccio alla scalabilità è veloce, basta cambiare un'impostazione, ma ha un limite. Il testo ridimensionato al di sotto del 60% diventa difficile da leggere, soprattutto per gli utenti sopra i 40 anni o su schermi più piccoli. Se Excel calcola una scala inferiore al 60%, il tuo foglio di calcolo è troppo largo per questo metodo e avrai bisogno di una modifica del layout anziché del ridimensionamento. Accettando una scala del 55% si produce un PDF che tecnicamente si adatta a tutte le colonne ma è funzionalmente illeggibile. Una soluzione migliore a questo punto è modificare l'orientamento della pagina, ridurre le dimensioni dei caratteri o dividere i dati in modo logico anziché forzarli tutti su un'unica pagina.
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Metodo 2: modificare l'orientamento della pagina in orizzontale
Passare da verticale a orizzontale ti offre circa il 35% di spazio orizzontale in più. Una pagina di lettere standard è larga 8,5 pollici in verticale e 11 pollici in orizzontale. Quei 2,5 pollici in più spesso ospitano le ultime colonne che venivano tagliate. Vai alla scheda Layout di pagina, fai clic su Orientamento e seleziona Orizzontale. Controlla l'anteprima di stampa per verificare che tutte le colonne siano ora adatte. Se ancora non si adattano, combina l'orientamento orizzontale con il ridimensionamento per una soluzione in due passaggi: orizzontale per la larghezza massima, quindi Adatta per adattare l'eventuale eccedenza rimanente.
Metodo 3: impostare un'area di stampa specifica
Se il tuo foglio di calcolo contiene colonne ausiliarie, note, calcoli o dati di riferimento che non devono necessariamente essere visualizzati nel PDF, definisci un'area di stampa che includa solo le colonne che desideri condividere. Seleziona l'intervallo di celle che dovrebbero apparire nel PDF. Andare su Layout di pagina, Area di stampa e selezionare Imposta area di stampa. Quando esporti in PDF, viene incluso solo l'intervallo selezionato. Le colonne nascoste rimangono nel foglio di calcolo come riferimento ma sono assenti nel PDF.
Una tecnica complementare consiste nel nascondere le colonne prima dell'esportazione. Fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna di qualsiasi colonna che desideri escludere e seleziona Nascondi. La colonna nascosta rimane nei dati del foglio di calcolo ma non viene visualizzata nel PDF. Scopri dopo l'esportazione. Questa operazione è più rapida rispetto all'impostazione di un'area di stampa per esportazioni una tantum e consente di ottenere lo stesso risultato: un PDF più pulito con solo le colonne che il destinatario deve vedere.
Metodo 4: regolare manualmente la larghezza delle colonne e le dimensioni dei caratteri
Prima di ricorrere a un ridimensionamento aggressivo, regola manualmente la larghezza delle colonne per eliminare lo spazio sprecato. Molti fogli di calcolo hanno colonne più larghe di quanto richiesto dal loro contenuto. Fai doppio clic sul bordo destro di ciascuna intestazione di colonna per adattare automaticamente la larghezza della colonna al contenuto della cella più lunga. Ciò spesso recupera uno spazio orizzontale significativo su più colonne, in particolare per le colonne che contengono dati brevi come date, ID o valori di valuta in colonne ampie con larghezza predefinita.
Riduci la dimensione del carattere di uno o due punti. Passare da un testo di 11 punti a uno di 10 punti nell'intero foglio di calcolo riduce la larghezza totale del testo di circa il 9% ed è appena percettibile ai lettori. L'ulteriore riduzione a 9 punti dovrebbe essere riservata ai fogli di calcolo che verranno stampati a grandezza naturale o visualizzati su schermi di grandi dimensioni. L'effetto cumulativo dell'adattamento automatico delle colonne e della riduzione della dimensione del carattere di un punto è spesso sufficiente per inserire due o tre colonne aggiuntive nella pagina, che spesso è tutto ciò che era necessario.
Esportare in PDF con le impostazioni corrette
Con l'impostazione della pagina configurata, vai su File, Salva con nome e scegli PDF. Prima di fare clic su Salva, fare clic su Opzioni. Nella sezione Pubblica cosa, seleziona "Fogli attivi" per esportare solo il foglio di lavoro corrente o l'"intera cartella di lavoro" per esportare tutti i fogli come pagine separate nel PDF. Confermare che l'intervallo di pagine sia corretto. Se si imposta un'area di stampa, solo quell'area verrà esportata indipendentemente da questa impostazione.
Dopo l'esportazione, apri il PDF e scorri ogni pagina. Verificare che tutte le colonne siano visualizzate su ciascuna pagina. Controlla che nessuna riga sia divisa oltre i limiti della pagina con mezza riga nella parte inferiore di una pagina e l'altra metà nella parte superiore di quella successiva. Se le righe vengono divise, torna a Excel, vai a Layout di pagina, Interruzioni e inserisci interruzioni di pagina manuali ai limiti di riga appropriati. Le regolazioni Stampa PDF richiedono qualche minuto in più e producono un risultato professionale in cui ogni pagina è autonoma e leggibile. Lo strumento Excel-to-PDF di WukongPDF applica automaticamente queste ottimizzazioni di ridimensionamento e layout durante la conversione dei fogli di calcolo, salvando i passaggi di configurazione manuale per i fogli di calcolo che necessitano di una gestione speciale.
Quando nient'altro funziona e il foglio di calcolo ha davvero troppe colonne per adattarsi in modo leggibile a una singola pagina, dividi i dati logicamente anziché forzarli. Raggruppa insieme le colonne correlate ed esportale come PDF separati: un foglio di riepilogo con le metriche chiave, un foglio di dettaglio con i dati a livello di transazione. I destinatari ricevono documenti mirati su misura per le loro esigenze anziché un singolo PDF in cui devono abbinare righe su pagine sconnesse. Si tratta di una migliore progettazione del documento, non di una soluzione tecnica. Il Esportazione PDF che rispetta i limiti del formato della pagina è più utilizzabile di quello che li ignora.
Per i fogli di calcolo con riquadri congelati o visualizzazioni divise in Excel, il comportamento di esportazione PDF merita una nota. I riquadri congelati mantengono visibili le righe o le colonne di intestazione durante lo scorrimento dei dati sullo schermo, ma non hanno alcun effetto sull'output PDF. Una riga di intestazione bloccata non si ripete automaticamente nella parte superiore di ogni pagina stampata. Per far apparire le righe di intestazione su ogni pagina del PDF, è necessario configurare Stampa titoli nella finestra di dialogo Imposta pagina. Vai a Layout di pagina, Stampa titoli e imposta le Righe da ripetere nel campo superiore sull'intervallo contenente le righe di intestazione, in genere $ 1: $ 1 per una singola riga di intestazione. Questa impostazione indica a Excel di stampare quelle righe nella parte superiore di ogni pagina del PDF. Senza di esso, la pagina 2 e quelle successive non avranno intestazioni di colonna, lasciando al destinatario il compito di indovinare quale colonna è quale. Questa è una svista comune che rende i PDF con fogli di calcolo multipagina molto più difficili da leggere rispetto a quelli a pagina singola.
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