Firmi un contratto PDF e lo invii al cliente. Una settimana dopo, vedi la tua firma su un documento completamente diverso. Qualcuno ha copiato l'immagine della tua firma dal contratto e l'ha incollata su un altro file. La tua firma, che intendevi applicare solo a quel contratto specifico, è stata riproposta a tua insaputa o senza il tuo consenso. L'immagine distintiva che hai utilizzato era proprio questa: un'immagine. Non aveva alcun legame con il documento su cui era inserito.
Un Firma PDF elettronico che non può essere copiato o spostato in un altro documento richiede un collegamento crittografico tra la firma e il contenuto del documento. Ecco cosa prevede la firma digitale con certificato: la firma è matematicamente legata ai byte dello specifico documento. Lo spostamento della firma su un altro documento interrompe il legame crittografico e la firma viene contrassegnata come non valida.
Firma digitale vs firma visiva: la distinzione fondamentale
Una firma visiva è un'immagine della tua firma scritta a mano inserita su una pagina PDF. Può essere selezionato, copiato e incollato in un altro documento da chiunque apra il PDF. Non esiste alcuna barriera tecnica alla copia di una firma visiva. L’unica protezione è che il destinatario debba essere abbastanza disonesto da farlo, il che è protezione sociale, non protezione tecnica.
Una firma digitale con certificato crea un hash crittografico del contenuto del documento al momento della firma. Questo hash viene crittografato con la tua chiave privata e archiviato nel PDF insieme al tuo certificato pubblico. Quando qualcuno apre il documento, il suo visualizzatore PDF ricalcola l'hash del contenuto del documento corrente e lo confronta con l'hash decrittografato memorizzato nella firma. Se gli hash corrispondono, il documento non è stato modificato dopo la firma e la firma è valida. Se gli hash differiscono, il documento è stato modificato dopo la firma oppure la firma è stata spostata da un documento diverso e la firma viene contrassegnata come non valida.
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Come applicare una firma digitale basata su certificato
È necessario un certificato digitale emesso da un'autorità di certificazione o un certificato autofirmato. Per uso aziendale formale, un certificato emesso da una CA riconosciuta fornisce la convalida da parte di terzi della tua identità. Per uso interno è sufficiente un certificato autofirmato. WukongPDF li supporta entrambi. Carica il tuo certificato nello strumento di firma. Seleziona il campo della firma in cui dovrebbe apparire la firma. Applicare la firma digitale. Lo strumento esegue l'hashing del documento, crittografa l'hash con la tua chiave privata e incorpora la firma nel PDF.
L'aspetto visivo della firma, il tuo nome, la data, i dettagli del certificato, vengono inseriti nella pagina insieme ai dati della firma crittografica. Il pannello Firma digitale nel visualizzatore PDF mostra le informazioni sul certificato e lo stato di validità della firma. Un segno di spunta verde indica una firma valida e inalterata. Una X rossa o un avviso indica un problema.
Cosa succede quando qualcuno tenta di copiare una firma digitale
Se qualcuno estrae l'immagine della firma visiva dal PDF firmato e la inserisce in un altro documento, l'immagine verrà visualizzata, ma la firma crittografica non verrà convalidata. Al nuovo documento non è stato eseguito l'hashing con la tua chiave privata. Il pannello della firma non mostrerà alcuna firma valida. Un destinatario che controlla il pannello della firma vedrà che il documento non è firmato. La sola firma visiva non costituisce una firma valida senza il supporto crittografico.
Se qualcuno copia l'intera struttura della firma, visiva e crittografica, l'hash non corrisponderà al contenuto del nuovo documento. Il pannello della firma mostrerà una firma non valida. Il destinatario sa immediatamente che la firma non appartiene a questo documento. Questa è la protezione fornita dalle firme basate su certificati. La firma non è solo un'immagine. È una prova crittografica legata a un documento specifico.
Quando le firme basate su certificati valgono uno sforzo extra
Utilizzare firme digitali basate su certificati per contratti in cui l'autenticità e l'integrità del documento potrebbero essere messe in discussione, documenti normativi che richiedono il non ripudio, approvazioni interne in cui l'identità del firmatario deve essere verificabile e qualsiasi documento in cui una firma visiva da sola non fornirebbe una garanzia sufficiente. La Sicurezza PDF delle firme basate su certificato è adatta per documenti con implicazioni legali, finanziarie o di conformità.
Per i documenti di uso quotidiano, ricevute di autorizzazione, promemoria interni, accordi informali, una firma visiva è perfettamente adeguata. Il rischio che qualcuno copi la tua firma da una nota interna per commettere una frode è basso e la comodità di una firma visiva rapida supera la sicurezza aggiuntiva di un certificato. Abbina il metodo di firma al profilo di rischio del documento. Per le organizzazioni che implementano le firme digitali su larga scala, valuta la possibilità di ottenere un certificato organizzativo anziché certificati individuali per ciascun dipendente. Un certificato organizzativo identifica l'entità firmataria come l'azienda anziché come una persona specifica, con il nome del singolo firmatario registrato nei metadati della firma. Ciò è appropriato per i documenti in cui la società è la parte firmataria, come contratti aziendali, ordini di acquisto e avvisi ufficiali. I certificati individuali sono appropriati per i documenti in cui conta la responsabilità personale, come i documenti normativi che un dirigente deve attestare personalmente o le certificazioni professionali rilasciate da un professionista autorizzato. Scegli il tipo di certificato che si allinea a chi ha la responsabilità legale del documento firmato. Per i documenti che richiedono firme sia visive che crittografiche, applicarle nell'ordine corretto. La firma visiva, un'immagine della tua firma scritta a mano, viene posizionata per prima sulla pagina. La firma digitale crittografica viene applicata per seconda, coprendo il contenuto del documento inclusa la firma visiva. Questo ordine garantisce che la firma digitale protegga l'intero documento, inclusa l'immagine della firma visiva. Se qualcuno successivamente copia la firma visiva in un altro documento, la firma digitale non verrà convalidata perché l'hash del nuovo documento non corrisponderà all'originale.
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