I PDF scansionati sono quasi sempre più grandi del necessario. La dimensione del file dipende interamente dalle immagini acquisite dallo scanner e la maggior parte degli scanner imposta automaticamente impostazioni che producono molti più dati di quelli effettivamente richiesti dal documento. Alcune modifiche al momento della scansione, e una fase di compressione successiva per i file già troppo grandi, riducono drasticamente le dimensioni senza compromettere la leggibilità.
Adatta la risoluzione della scansione allo scopo del documento
La risoluzione (DPI) è la leva più importante per controllare la dimensione del file scansionato. Un DPI più elevato acquisisce più dettagli e crea un file molto più grande. Per la maggior parte dei documenti, stai catturando molti più dettagli del necessario.
Linee guida pratiche DPI per finalità:
- Documenti di testo per la lettura dello schermo o per la posta elettronica: 150 DPI sono sufficienti e mantengono i file compatti
- Documenti di testo che potrebbero essere stampati: 200 DPI produce stampe pulite senza gonfiare il file
- Documenti con foto o grafica dettagliata: 200-250 DPI per la condivisione, 300 DPI se serve qualità di stampa
- Scansioni di archivio degli originali che desideri conservare in dettaglio: 300-600 DPI, accettando file di dimensioni maggiori
Il passaggio da 300 DPI a 150 DPI riduce le dimensioni del file di circa il 75% perché stai catturando un quarto dei pixel. Per un documento di testo standard, l'output a 150 DPI è indistinguibile da 300 DPI a dimensioni di lettura normali.
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Utilizza la modalità bianco e nero per i documenti di testo
La scansione a colori memorizza tre valori per pixel (rosso, verde, blu). La scala di grigi ne memorizza uno. Il bianco e nero (bitonale) memorizza un bit: bianco o nero. Per un documento composto da testo nero su carta bianca, la scansione bitonale cattura tutto ciò che conta e produce un file che può essere da 10 a 20 volte più piccolo di una scansione a colori con la stessa risoluzione.
Cerca questa impostazione nel software dello scanner in "Modalità colore" o "Tipo di immagine". Le opzioni sono generalmente Colore, Scala di grigi e Nero e nero. Bianco o monocromatico. Per contratti, moduli, corrispondenza, fatture e la maggior parte dei documenti aziendali, il bianco e nero è la scelta giusta. Passa alla scala di grigi se il documento contiene fotografie o ombreggiature importanti.
Abilita la compressione PDF nel software dello scanner
Molte applicazioni scanner dispongono di un'opzione di compressione nelle impostazioni PDF che è disabilitata per impostazione predefinita o impostata su un livello basso. Abilitandolo, o aumentando il livello di compressione, si applica la compressione dell'immagine in tempi rapidi, che può ridurre le dimensioni del file del 50-70% rispetto alla scansione raw senza alcuna differenza visibile di qualità.
Anche il tipo di compressione è importante. Per le scansioni in bianco e nero, la compressione JBIG2 è molto efficiente ed è progettata specificamente per le immagini di documenti bitonali. Per le scansioni in scala di grigi e a colori, la compressione JPEG con una qualità del 70-80% raggiunge il miglior equilibrio tra dimensione del file e chiarezza per la maggior parte dei documenti.
Rimuovi le pagine vuote prima di salvare
Gli scanner con alimentatori automatici di documenti spesso riescono a estrarre il retro vuoto delle pagine a una sola facciata. Ogni pagina vuota viene comunque archiviata come immagine completa, in genere una grande distesa di bianco con un po' di rumore dello scanner, aumentando le dimensioni del file senza aggiungere contenuto. Un documento di 20 pagine con 10 pagine bianche accidentali è più grande del 50% rispetto a quanto dovrebbe essere.
Alcuni software dello scanner rilevano e rimuovono automaticamente le pagine vuote. In caso contrario, una rapida revisione dopo la scansione e l'eliminazione delle pagine vuote prima del salvataggio richiede meno di un minuto e fa una differenza significativa nella dimensione del file finale.
Comprimi a posteriori, se necessario
Se hai già PDF scansionati di grandi dimensioni e non puoi scansionarli nuovamente, uno strumento di PDF Compressione gestisce la riduzione senza alcuna qualità che noterai. Carica il PDF scansionato, elaboralo e scarica una versione più piccola. Per le scansioni di testo in bianco e nero, gli strumenti di compressione possono regolarmente ridurre le dimensioni del file del 70-85%. Per le scansioni a colori, la riduzione tipica è del 40-60% con impostazioni che mantengono il testo chiaramente leggibile.
L'unica cosa da evitare è comprimere un file che è già stato compresso e che inizia a mostrare problemi di qualità. Ogni passaggio di compressione su un'immagine JPEG introduce un ulteriore degrado. Se un PDF scansionato sembra già approssimativo, torna alla scansione originale anziché comprimerlo ulteriormente.
Una semplice configurazione predefinita per la scansione quotidiana
Se esegui la scansione di documenti regolarmente e desideri un'unica impostazione che funzioni bene per la maggior parte delle situazioni: 200 DPI, scala di grigi, con compressione PDF abilitata. Ciò produce file sufficientemente piccoli da poter essere inviati facilmente tramite e-mail, sufficientemente chiari da poter essere letti comodamente sullo schermo e una volta stampati e sufficientemente adatti per l'OCR se è necessario aggiungere testo ricercabile in un secondo momento. Regola da lì per situazioni specifiche che richiedono una risoluzione o un colore più elevati.
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