Un PDF troppo grande per essere inviato via e-mail, troppo lento per essere caricato o troppo pesante per un sito Web è un problema, ma aumentare la compressione finché il testo non appare sfocato non è la risposta. Esistono modi più intelligenti per ridurre le dimensioni del file PDF senza comprometterne la qualità. Eccone cinque che funzionano davvero.
1. Comprimi il PDF con uno strumento che ti consente di controllare la qualità
Non tutti i compressori PDF sono uguali. Quelli che vale la pena utilizzare ti danno la possibilità di scegliere il livello di compressione: basso, medio o alto, così puoi decidere quanta qualità sei disposto a scambiare con la dimensione del file. Un singolo "comprimere" il pulsante senza impostazioni è una bandiera rossa; non hai idea di cosa sta succedendo sotto il cofano.
Per la maggior parte dei documenti (rapporti, proposte, fatture) la compressione media è la soluzione ottimale. Ottieni un file significativamente più piccolo e il testo rimane nitido. La compressione elevata va bene per bozze interne o copie di archivio in cui non è necessaria una qualità pixel perfetta.
Lo strumento Compressione PDF di WukongPDF ti offre il controllo sul livello di compressione prima del download, in modo da poter abbinare l'output al tuo caso d'uso effettivo invece di tirare a indovinare. Provalo su www.wukongpdf.com.
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2. Ottimizza le immagini prima di esportarle
Se hai ancora il file sorgente (un documento Word, PowerPoint o InDesign), il modo più efficace per ridurre le dimensioni del PDF è correggere le immagini prima dell'esportazione. Questa è l'ottimizzazione upstream e batte ogni volta la compressione post-esportazione.
Ecco cosa fare:
- Imposta la risoluzione dell'immagine su 150 DPI per documenti solo su schermo o 300 DPI per tutto ciò che deve essere stampato
- In Word utilizzare File > Comprimi le immagini prima di salvarle
- In PowerPoint, vai su File > Comprimi Media se hai video o audio incorporati
Una presentazione con dieci foto ad alta risoluzione esportate con le impostazioni predefinite può facilmente superare i 50 MB. Lo stesso file con immagini impostate sulla risoluzione dello schermo spesso pesa meno di 5 MB: stessa qualità visiva su un monitor, un decimo della dimensione del file.
3. Rimuovi ciò che non ti serve
I PDF spesso portano con sé un bagaglio invisibile: metadati, campi modulo, commenti, miniature incorporate, livelli di software di progettazione e profili colore che nessun visualizzatore PDF utilizza mai. Niente di tutto questo è visibile quando apri il file, ma tutto aggiunge peso.
Se utilizzi Adobe Acrobat, l'Ottimizzatore PDF (File > Salva con nome > PDF ottimizzato) ti consente di controllare cosa c'è dentro ed eliminare le parti che non ti servono. Per i casi più semplici, stampare su PDF è un modo rapido per appiattire tutto: apri il PDF, stampa su una stampante PDF e l'output sarà una versione pulita e ridotta senza extra.
4. Dividi il PDF e condividi solo ciò che è necessario
A volte il modo più semplice per gestire un file di grandi dimensioni è inviarne meno. Se hai un report di 40 pagine ma devi condividere solo le pagine da 12 a 18, estrai quelle pagine come PDF separato invece di inviare il tutto.
Questa non è compressione: è solo praticità. Un estratto di sei pagine da un documento di 40 pagine sarà quasi sempre abbastanza piccolo da poter essere inviato via email senza alcuna compressione. È più veloce, più pulito e più facile da navigare per il destinatario.
5. Converti in scala di grigi se il colore non è richiesto
I dati delle immagini a colori sono significativamente più pesanti di quelli in scala di grigi. Se il tuo PDF contiene foto o grafica a colori ma il documento è puramente informativo, ad esempio un report ricco di testo con alcuni grafici, la conversione in scala di grigi può ridurre notevolmente le dimensioni del file senza influire sulla leggibilità.
Funziona meglio per documenti interni, documenti accademici o qualsiasi file in cui il colore non trasporta informazioni significative. Non utilizzarlo per brochure, portfolio o qualsiasi cosa in cui la presentazione visiva sia importante.
Guida rapida: quale metodo utilizzare
- È necessario inviare tramite e-mail un PDF finito: Utilizzare un compressore online, compressione media
- Ho ancora il file sorgente: Ottimizza le immagini prima dell'esportazione
- Basta condividere parte del documento: Dividi il PDF e invia solo le pagine rilevanti
- Utilizzo interno o di archivio: Compressione elevata o conversione in scala di grigi
- PDF ha degli extra nascosti che lo gonfiano: Elimina i metadati e appiattisci con Stampa su PDF
L'approccio giusto dipende da dove ti trovi nel flusso di lavoro e dallo scopo del file. Nella maggior parte dei casi, tutto ciò di cui hai bisogno è un buon strumento di Compressione PDF combinato con impostazioni adeguate delle immagini prima dell'esportazione.
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