Sì, e nella maggior parte dei casi, firmare un PDF digitalmente è più veloce, più pulito e legalmente equivalente alla stampa e alla firma a mano. Il flusso di lavoro stampa-segnale-scansione esiste ancora più per abitudine che per necessità. Le firme elettroniche sui PDF sono legalmente valide nella maggior parte dei paesi e per la maggior parte dei tipi di documenti ed esistono diversi modi per farlo a seconda di ciò che hai a disposizione.
Le firme elettroniche sono legalmente valide?
Negli Stati Uniti, l’ESIGN Act (2000) attribuisce alle firme elettroniche lo stesso valore legale di quelle scritte a mano per la maggior parte dei contratti e dei documenti. Il regolamento eIDAS dell'UE copre le firme elettroniche in tutti gli Stati membri. Leggi simili esistono nel Regno Unito, in Australia, in Canada e nella maggior parte delle altre giurisdizioni. Per i documenti aziendali di tutti i giorni (contratti di servizio, contratti di freelance, NDA, lettere di offerta, accordi con i fornitori) una firma elettronica su un PDF è pienamente applicabile.
Un piccolo insieme di tipi di documenti sono esplicitamente esclusi dalle leggi sulla firma elettronica in alcune giurisdizioni: testamenti, documenti di adozione, alcune transazioni immobiliari e alcuni documenti giudiziari. Per questi, controlla i requisiti specifici. Per tutto il resto, le firme elettroniche funzionano.
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Tipi di firme elettroniche
Non tutte le firme elettroniche sono uguali. Un nome digitato, una firma disegnata, un'immagine di una firma scritta a mano e una firma digitale crittografica sono tutte "firme elettroniche", ma offrono diversi livelli di verificabilità.
Un nome digitato o una firma disegnata è una firma elettronica semplice, il tipo più comune per l'uso aziendale quotidiano. È facile da creare e funziona per la maggior parte dei contratti. Una firma digitale crittografica è supportata da un certificato rilasciato da un'autorità attendibile e crea un collegamento verificabile tra la firma e l'identità del firmatario, più difficile da ripudiare e richiesto in alcuni contesti regolamentati. Per la maggior parte delle persone, nella maggior parte delle situazioni, è sufficiente una semplice firma elettronica.
Come firmare un PDF elettronicamente
Il metodo più semplice è uno strumento Sign PDF basato su browser. Lo strumento di firma di WukongPDF funziona direttamente nel tuo browser: apri il PDF, fai clic sul campo della firma o in un punto qualsiasi della pagina e scegli come vuoi firmare: digita il tuo nome con un carattere in stile firma, disegna la tua firma con il mouse o il trackpad oppure carica un'immagine della tua firma scritta a mano. Posizionalo, regola le dimensioni e scarica il PDF firmato.
Su Mac, Apple Preview gestisce la firma PDF di base senza strumenti aggiuntivi. Apri il PDF in Anteprima, fai clic sulla barra degli strumenti di markup, seleziona l'icona della firma e puoi creare una firma disegnandola sul trackpad, firmando su un pezzo di carta e tenendolo davanti alla fotocamera o utilizzando un iPhone o iPad se è nelle vicinanze. Le firme salvate possono essere riutilizzate in più documenti.
Su iPhone e Android, gli stessi strumenti basati su browser funzionano tramite il browser mobile. Gli utenti iOS possono anche utilizzare Markup direttamente da File o Mail per firmare PDF senza aprire un'app separata.
Quando utilizzare una piattaforma di firma elettronica dedicata
Per flussi di lavoro contrattuali di volume elevato o documenti in cui è necessaria una traccia di controllo completa (data e ora, indirizzo IP, verifica dell'identità), una piattaforma di firma elettronica dedicata come DocuSign, HelloSign o Adobe Sign aggiunge queste funzionalità. Questi creano un pacchetto di documenti firmati con un certificato di completamento che registra chi ha firmato, quando e da dove.
Per la maggior parte degli usi individuali e di piccole imprese, questo livello di documentazione non è necessario. Una firma apposta tramite uno strumento browser su un PDF, salvata e restituita via e-mail, è prova sufficiente dell'accordo per i normali contratti commerciali. La traccia di controllo è lo scambio di e-mail stesso: timestamp, indirizzi e-mail e il file firmato costituiscono una registrazione ragionevole.
Convincere qualcun altro a firmare senza stampare
Se hai bisogno della firma di un'altra persona, l'approccio più semplice è inviare loro il PDF e chiedergli di firmare elettronicamente utilizzando lo strumento che preferisce e restituirlo. La maggior parte delle persone si sente a proprio agio con questo adesso. Se sono meno esperti di tecnologia, indirizzarli a uno strumento specifico con semplici istruzioni rimuove l'attrito: "Apri questo PDF su [link], fai clic su Firma, disegna o digita il tuo nome e scarica la versione firmata".
Per i documenti che necessitano di più firme in un ordine specifico (accordi controfirmati, catene di approvazione) una piattaforma di firma elettronica dedicata automatizza il routing. Per un semplice contratto tra due parti, l'e-mail funziona bene: una parte firma e invia, l'altra controfirma e restituisce a entrambi la copia completa.
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