Hai appena scansionato una pila di documenti - dieci pagine, forse venti - e il PDF risultante è di 45 MB. Deve essere inserito in un'e-mail con un limite di 25 MB o in un portale di invio con severi requisiti di dimensione del file. La scansione è terminata, il documento esiste e ora ti serve più piccolo senza renderlo illeggibile. Ecco esattamente come gestirlo.
Perché i PDF scansionati iniziano così grandi
Un PDF scansionato memorizza ogni pagina come una fotografia ad alta risoluzione. A differenza di un PDF creato da un documento Word, in cui il testo viene archiviato come dati di carattere efficienti e le immagini vengono compresse, un PDF scansionato è essenzialmente una pila di immagini racchiuse in un contenitore PDF. Ciascuna immagine di pagina può essere di diversi megabyte nelle impostazioni predefinite dello scanner.
La maggior parte degli scanner utilizza per impostazione predefinita la scansione a colori a 300 DPI, che è appropriata per l'archiviazione di documenti importanti ma produce file molto più grandi del necessario per documenti che verranno sempre letti solo sullo schermo o inviati a un portale. Un documento di dieci pagine scansionato a 300 DPI a colori può facilmente occupare 30-50 MB. Lo stesso documento scansionato in scala di grigi a 150 DPI è in genere di 3-8 MB: leggibile, inviabile e una frazione della dimensione originale.
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La soluzione più rapida: eseguilo tramite un compressore
Nella maggior parte dei casi, il percorso più rapido da un Scansionato PDF di grandi dimensioni a uno inviabile è uno strumento di compressione basato su browser. Lo strumento PDF Compressione di WukongPDF su www.wukongpdf.com gestisce i documenti scansionati: carica il file, scegli una compressione media o alta, scarica il risultato.
Cosa aspettarsi da ciascun livello di compressione su un documento scansionato:
- Bassa compressione: riduzione delle dimensioni del 10-30%. Il testo rimane nitido, le immagini sono appena influenzate. Buono quando la qualità è la priorità e la riduzione delle dimensioni è secondaria.
- Compressione media: riduzione della taglia del 40-70%. Il testo rimane leggibile, le immagini mostrano un leggero ammorbidimento che non è evidente alle normali dimensioni di lettura. La scelta giusta per la maggior parte delle proposte.
- Alta compressione: riduzione delle dimensioni del 60-85%. Il testo è ancora leggibile ma le immagini sono visibilmente degradate. Accettabile per documenti interni o bozze, non ideale per tutto ciò che verrà stampato o esaminato attentamente.
Dopo la compressione, apri il risultato e scorrilo prima di inviarlo. Controlla che il testo su ogni pagina sia ancora leggibile: presta particolare attenzione alle pagine con caratteri piccoli, tabelle dense o elementi scritti a mano, che sono i primi a soffrire di una compressione aggressiva.
Conversione in scala di grigi per ulteriore riduzione
I dati delle immagini a colori sono significativamente più pesanti di quelli in scala di grigi. Una scansione a colori memorizza tre canali di colore (rosso, verde, blu) per ogni pixel; una scansione in scala di grigi ne memorizza uno. Per i documenti che contengono molto testo (lettere digitate, moduli, rapporti stampati) le informazioni sul colore sono spesso irrilevanti: il documento appare essenzialmente lo stesso in scala di grigi che a colori.
La conversione di una scansione a colori in scala di grigi prima o durante la compressione può ridurre le dimensioni del file di un ulteriore 50-60% rispetto alla sola compressione della versione a colori. Ciò è più efficace per i documenti senza contenuto a colori significativo: pagine dattiloscritte, moduli stampati, fotografie in bianco e nero. Non utilizzarlo per documenti in cui il colore trasporta informazioni: imaging medico, disegni tecnici con elementi codificati a colori o qualsiasi documento in cui un lettore deve distinguere i colori.
Se puoi ripetere la scansione: modifica prima le impostazioni
Se il documento originale è ancora accessibile e la scansione è stata appena eseguita, vale la pena dedicare due minuti alla regolazione delle impostazioni dello scanner e alla nuova scansione anziché provare a comprimere un file di grandi dimensioni a posteriori. Il risultato sarà più piccolo e più pulito di una scansione ad alta risoluzione fortemente compressa.
- Per utilizzo solo su schermo: scansione in scala di grigi a 150 DPI. Leggibili su qualsiasi schermo, i file rimangono piccoli.
- Per documenti che possono essere stampati: scansiona in scala di grigi a 200-300 DPI. Buona qualità di stampa senza il sovraccarico del colore.
- Per scopi di archiviazione: esegui la scansione a 300 DPI a colori e mantieni la copia di archivio a piena risoluzione separata dalla copia di condivisione compressa.
Un altro passo che vale la pena fare: renderlo ricercabile
Mentre hai il file aperto e lo stai comunque elaborando, valuta la possibilità di eseguire l'OCR su di esso per rendere il testo ricercabile. Un PDF compresso e scansionato che sia anche ricercabile è molto più utile di uno semplicemente più piccolo. Puoi cercare un testo specifico al suo interno, copiarlo e verrà visualizzato nelle ricerche del file system in base al contenuto anziché solo in base al nome del file. Lo strumento OCR di WukongPDF presso www.wukongpdf.com gestisce questo: è un passaggio separato dalla compressione ma richiede la stessa quantità di tempo e migliora in modo permanente l'usabilità del documento.
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