La cartella di lavoro di Excel è composta da tre fogli: Riepilogo, Dettagli e Grafici. È necessario che ogni foglio venga esportato come pagina separata in un singolo PDF, con il Riepilogo come pagina 1, i Dettagli come pagina 2 e oltre e i Grafici come pagine finali. Un semplice File, Salva con nome, PDF esporta l'intera cartella di lavoro, ma cosa succede se desideri solo intervalli specifici da ciascun foglio o se hai bisogno di impostazioni di stampa diverse per ciascuna area?
L'impostazione di più aree di stampa in Excel in PDF ti dà un controllo preciso su quali dati appaiono nel PDF e come vengono impaginati. Ciascuna area di stampa diventa una sezione separata nell'output, con la propria impostazione di pagina, intestazioni e ridimensionamento.
Come Excel gestisce più aree di stampa
Excel può definire più intervalli denominati come aree di stampa su un singolo foglio di lavoro. Ogni intervallo denominato viene stampato come una pagina o un set di pagine separato. Quando esporti in PDF, Excel elabora ciascuna area di stampa nell'ordine in cui è stata definita. La prima area di stampa diventa le prime pagine del PDF. La seconda diventa la pagina successiva. Questo ordinamento ti dà il controllo sulla sequenza delle pagine del PDF.
Puoi anche stampare aree su più fogli di lavoro. Quando esporti l'intera cartella di lavoro in PDF, Excel elabora i fogli in ordine, utilizzando l'area di stampa di ciascun foglio, se definita. Se non è definita alcuna area di stampa, Excel utilizza l'intervallo utilizzato del foglio. Questo controllo a livello di foglio ti consente di combinare fogli in cui desideri esportare l'intero contenuto con fogli in cui desideri solo un intervallo specifico.
Prova Excel in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.
Passo dopo passo: impostare più aree di stampa su un foglio
Seleziona il primo intervallo di celle che desideri includere. Andare su Layout di pagina, Area di stampa e selezionare Imposta area di stampa. Ciò imposta la prima area di stampa. Per aggiungere una seconda area, seleziona l'intervallo di celle successivo. Vai a Layout di pagina, Area di stampa e seleziona Aggiungi all'area di stampa. Excel aggiunge questo intervallo come area di stampa aggiuntiva. Ciascuna area di stampa viene visualizzata su una pagina separata nel PDF. Ripeti per ogni area aggiuntiva.
Per visualizzare e gestire tutte le aree di stampa, vai su Visualizza, Anteprima interruzioni di pagina. Ciascuna area di stampa è delineata ed etichettata con un numero di pagina. Puoi vedere a colpo d'occhio quali dati appariranno su quale pagina PDF. Trascina le linee di interruzione della pagina per regolare il punto in cui le pagine si interrompono all'interno di un'area di stampa. L'anteprima visiva è più intuitiva rispetto alla gestione delle aree di stampa tramite finestre di dialogo.
Utilizzo di intervalli denominati per una gestione più pulita dell'area di stampa
Per i fogli di calcolo in cui le aree di stampa cambiano periodicamente, definire intervalli denominati invece di utilizzare il comando Imposta area di stampa. Vai su Formule, Gestione nomi e crea intervalli denominati per ogni sezione che desideri esportare. Assegna loro un nome descrittivo: "SummaryTable," "DetailData", "Sezione grafico." Quando esporti in PDF, puoi fare riferimento a questi intervalli denominati direttamente nelle impostazioni di stampa. Questo approccio è più gestibile rispetto alla ridefinizione manuale delle aree di stampa ogni volta che i dati cambiano.
La conversione da Excel a PDF di WukongPDF riconosce gli intervalli denominati e consente di selezionare quali intervalli denominati includere nell'esportazione. Selezionare gli intervalli da un elenco. Organizza il loro ordine. La conversione elabora ogni intervallo e li assembla in un unico PDF. Questo flusso di lavoro è più veloce della configurazione delle aree di stampa in Excel e produce lo stesso risultato.
Configurazione dell'impostazione pagina per ciascuna area di stampa
Ciascuna area di stampa può avere impostazioni di impostazione della pagina diverse. Un'area potrebbe richiedere l'orientamento orizzontale perché presenta molte colonne. Un altro potrebbe aver bisogno di un ritratto. Potrebbe essere necessario ripetere una riga di intestazione. Un altro potrebbe aver bisogno che le griglie siano visibili. Excel applica le impostazioni di stampa che erano attive al momento della definizione di ciascuna area di stampa. Per modificare le impostazioni per un'area di stampa specifica, selezionarla, regolare le opzioni di impostazione della pagina e aggiungerla nuovamente alle aree di stampa.
Questa configurazione per area è potente ma può creare confusione poiché le impostazioni per un'area influiscono sulle impostazioni predefinite per l'area successiva definita. Lavora in una sequenza coerente: seleziona l'area, configura l'impostazione della pagina, aggiungi alle aree di stampa, seleziona l'area successiva. Questa sequenza garantisce che ogni area riceva le impostazioni ad essa destinate.
Esportazione del PDF e verifica dell'output
Vai su File, Salva con nome, PDF. Prima di salvare, fare clic su Opzioni. In Pubblica cosa, seleziona "Foglio attivo" per il foglio corrente o "Intera cartella di lavoro" per tutti i fogli. Se scegli Intera cartella di lavoro, ogni foglio con aree di stampa esporta tali aree. I fogli senza aree di stampa esportano l'intero contenuto. Fare clic su OK e Salva.
Apri il PDF e verifica che ciascuna area di stampa venga visualizzata sulle pagine corrette. Controlla che l'ordine delle pagine corrisponda alla sequenza prevista. Confermare che l'impostazione della pagina, l'orientamento, il ridimensionamento e le intestazioni di ciascuna area siano corretti. Le Pagine PDF dovrebbero scorrere logicamente da una sezione a quella successiva, con ciascuna sezione chiaramente separata e facile da identificare. Per i report ricorrenti, salvare il file Excel con le aree di stampa configurate. Le impostazioni Esportazione PDF persistono nel file, quindi ogni esportazione futura produce lo stesso output strutturato senza alcuna configurazione aggiuntiva.
Uno scenario pratico in cui risaltano più aree di stampa: un foglio di calcolo del dashboard esecutivo con un grafico di riepilogo in alto a sinistra, parametri dettagliati in alto a destra e dati sulle transazioni in basso. Desideri che il grafico di riepilogo come pagina PDF autonoma per la presentazione del consiglio, le metriche dettagliate come seconda pagina per il team di gestione e i dati delle transazioni siano esclusi completamente perché non sono necessari per la presentazione. Definire tre aree di stampa: una per il grafico, una per le metriche e nessuna per i dati delle transazioni. Esporta in PDF. Il risultato sono due pagine pulite con esattamente il contenuto di cui ogni pubblico ha bisogno, estratte da un singolo foglio di calcolo.
Quando condividi il PDF con destinatari che potrebbero voler verificare i dati di origine, aggiungi una nota a piè di pagina su ogni pagina che indica il nome del foglio di calcolo di origine, l'intervallo denominato o l'area di stampa e la data di esportazione. Queste informazioni sulla provenienza consentono al destinatario di risalire ai dati fino alla loro origine. Per i resoconti finanziari presentati alle autorità di regolamentazione, questa tracciabilità è spesso un requisito di conformità. La nota a piè di pagina richiede pochi secondi per essere aggiunta e fornisce la documentazione che supporta i processi di audit e revisione.
Se ti ritrovi a definire ripetutamente le stesse aree di stampa su più fogli di calcolo simili, standardizza il layout. Utilizza un modello di foglio di calcolo in cui le aree di stampa sono già definite e salvate. Quando crei un nuovo report, inizia dal modello, compila i dati negli intervalli predefiniti ed esporta. Le aree di stampa sono già configurate. Questo approccio basato su modelli è una pratica standard nelle organizzazioni che producono report ricorrenti con strutture coerenti.
Prova Excel in PDF
Nessuna installazione necessaria. Funziona direttamente nel tuo browser.