Un contratto arriva con quattro righe di firma sulla stessa pagina: una per te, una per il tuo manager, una per il cliente e una per il notaio. Ogni riga si trova in un angolo diverso della pagina. Firmi la tua riga e inoltri il documento. Il tuo manager firma la sua linea e la inoltra di nuovo. Il cliente firma e inoltra. Il notaio firma per ultimo. La pagina ora ha quattro firme in quattro posizioni diverse, ciascuna aggiunta in un momento diverso da una persona diversa su un dispositivo diverso.
I flussi di lavoro Firma PDF multifirma richiedono che ciascun firmatario applichi la propria firma nella posizione corretta senza disturbare le firme già presenti sulla pagina. Il processo deve essere preciso, perché una firma posizionata nella posizione sbagliata può sovrapporsi a un'altra firma o finire completamente sulla riga della firma sbagliata.
Preparazione del documento per firme multiple
Prima di far circolare un documento per più firme, aggiungere indicatori visivi a ciascuna riga della firma. Una casella delimitata attorno a ciascuna area di firma definisce chiaramente dove ogni persona deve firmare. Un'etichetta all'interno o sotto ciascuna casella identifica il firmatario per nome o ruolo. Questi marcatori riducono la possibilità che qualcuno firmi nel posto sbagliato. Gli strumenti del modulo di WukongPDF possono aggiungere campi per la firma a un PDF. Ogni campo prende il nome dal firmatario previsto e posizionato esattamente sulla pagina. I confini del campo forniscono un'area di destinazione chiara per ciascuna segnatura.
Se il documento presenta già righe di firma stampate ma non campi interattivi, utilizzare lo strumento di firma per posizionare manualmente ciascuna firma. Ingrandisci l'area della firma. Trascina la firma per allinearla alla linea stampata. Ridimensiona per adattarla ai confini della linea. La precisione del posizionamento manuale è importante. Una firma che si sovrappone alla linea o si estende oltre l'area designata appare trascurata e può causare il rifiuto del documento da parte del ricevente.
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Gestione della sequenza di firma
Firme multiple sulla stessa pagina richiedono una sequenza di firma. Se il notaio firma prima di tutte le altre parti, e poi una parte ha bisogno di correggere qualcosa sul documento, l'autenticazione non è valida. La sequenza tipica è: tutte le parti firmano per prime, il notaio o il testimone firma per ultimo. Comunicare chiaramente la sequenza a tutti i firmatari. Un'e-mail di copertura o una pagina di istruzioni che elenca l'ordine di firma impedisce a qualcuno di firmare fuori turno.
Dopo che ogni persona ha firmato, deve appiattire la propria firma prima di inoltrare il documento. L'appiattimento converte l'annotazione della firma in contenuto permanente della pagina. Senza l'appiattimento, il firmatario successivo potrebbe spostare o eliminare accidentalmente la firma precedente mentre inserisce la propria. Lo strumento di firma di WukongPDF include un'opzione di appiattimento. Dopo aver posizionato la firma, appiattiscila. Quindi inoltra il documento appiattito alla persona successiva. Ciascun firmatario riceve un documento con le firme bloccate e inalterabili di tutti i firmatari precedenti.
Gestione delle dimensioni e della consistenza della firma
Quando quattro persone diverse firmano la stessa pagina, le loro firme varieranno naturalmente in dimensioni e stile. Una certa coerenza conferisce al documento un aspetto più professionale. Fornisci una linea guida per la dimensione della firma: "Ridimensiona la tua firma per adattarla alla casella contrassegnata, circa 2 pollici di larghezza per 0,5 pollici di altezza." Questo aiuta ogni persona ad adattare la propria firma su una scala simile. Le Pagine PDF mostreranno quattro firme che, pur essendo singolarmente distinte, appaiono proporzionalmente coerenti.
Consigliamo ai firmatari che utilizzano il metodo della fotocamera per acquisire la propria firma di firmare su carta della dimensione consigliata. Una firma scritta su carta larga 2 pollici e fotografata verrà ridimensionata correttamente una volta inserita nel PDF. Una firma scritta con una larghezza di 0,5 pollici sembrerà piccola una volta posizionata. Una firma scritta con una larghezza di 5 pollici potrebbe non rientrare nell'area designata.
Verifica del documento interamente firmato
Dopo aver raccolto tutte le firme, il destinatario finale deve verificare il documento. Confermare che ciascuna firma venga visualizzata nella posizione designata. Verificare che nessuna firma si sovrapponga o si oscuri a vicenda. Verificare che le firme siano leggibili. Conferma che il conteggio delle pagine corrisponda al documento originale, assicurandoti che nessuna pagina sia stata aggiunta o rimossa durante il processo di firma. Appiattisci tutte le firme rimanenti per bloccare l'intero documento. Il Editor PDF può aggiungere una pagina di certificazione che elenca ciascun firmatario, la data in cui ha firmato e una dichiarazione secondo cui il documento rappresenta l'accordo pienamente eseguito. Questa pagina di certificazione fornisce un unico punto di riferimento per chiunque abbia bisogno di verificare le firme in un secondo momento.
Per documenti ricorrenti con più firme, come approvazioni mensili o rapporti trimestrali, salva un modello con i campi della firma preposizionati. Ogni periodo, inizia dal modello, distribuiscilo per le firme e raccogli la versione firmata. Il modello elimina il lavoro ripetitivo di impostare ogni volta le posizioni della firma.
Quando si coordinano documenti con più firme tra fusi orari, il processo di firma sequenziale può durare diversi giorni. Ciascun firmatario riceve il documento, lo firma, lo appiattisce e lo inoltra. La sfida è tenere traccia della posizione del documento nella sequenza. Un metodo di tracciamento semplice: includi una copertina che elenca l'ordine di firma con caselle di controllo. Mentre ogni persona firma, controlla il proprio nome e scrive la data e l'ora. La persona successiva vede a colpo d'occhio chi ha già firmato e chi è ancora in sospeso. Questo tracciamento manuale è a bassa tecnologia ma efficace per i documenti che circolano tra tre e sei firmatari.
Dopo aver raccolto tutte le firme e finalizzato il documento, valuta se la versione finale deve essere un PDF appiattito o rimanere modificabile. Nella maggior parte dei casi, il documento finale firmato dovrebbe essere appiattito per evitare eventuali alterazioni successive alla firma. La versione appiattita è il record autorevole. Conserva una copia di backup non appiattita in un luogo sicuro nel caso in cui una firma debba essere aggiornata o corretta. La versione distribuita appiattita protegge dalle manomissioni. Il backup non appiattito preserva la possibilità di apportare correzioni se necessario.
Per i documenti che richiedono l'autenticazione di più firme, il notaio deve vedere di persona ciascun firmatario o verificarne l'identità con mezzi accettabili. Un PDF firmato digitalmente da più parti prima di raggiungere il notaio potrebbe non soddisfare i requisiti per l'autenticazione perché il notaio non è stato testimone delle firme. Controlla i requisiti di autenticazione nella tua giurisdizione prima di impostare un flusso di lavoro PDF multi-firma che culmina nell'autenticazione.
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