Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) werden im Geschäftsleben schnell umgesetzt – ein potenzieller Partner, Auftragnehmer oder Investor erwartet oft, dass sie unterzeichnet und schnell zurückgegeben werden. Mit einem reibungslosen PDF-Workflow für Vertraulichkeitsvereinbarungen können Sie den Kreis in Minuten statt in Stunden schließen und saubere Aufzeichnungen führen, ohne dass jemand etwas ausdrucken oder scannen muss.
Bevor Sie senden: Die Vertraulichkeitsvereinbarung richtig machen
Entwerfen Sie NDAs in Word oder Google Docs, wo die Bearbeitung und Überprüfung einfach ist. Wenn die Sprache fertiggestellt ist, exportieren Sie sie nach PDF. Senden Sie niemals eine NDA als Word-Dokument – der Empfänger könnte die Bedingungen vor der Unterzeichnung absichtlich oder versehentlich ändern. Ein PDF sperrt den Inhalt, sodass beide Parteien dasselbe Dokument signieren.
Wenden Sie vor dem Senden Bearbeitungsbeschränkungen auf das PDF an. Wenn Sie PDF Security verwenden, um die Bearbeitung der Datei zu sperren, bedeutet dies, dass der Empfänger sie zwar öffnen und lesen, aber die Bedingungen nicht ändern kann. Sie können ihre Signatur hinzufügen, aber nicht ändern, was sie signieren. Dies ist der Grundschutz, über den jedes NDA-PDF verfügen sollte.
Versuchen Sie, PDF zu signieren
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Signaturfelder hinzufügen
Eine NDA mit dedizierten Signaturfeldern ist einfacher zu unterschreiben als eine, bei der der Empfänger herausfinden muss, wo er seine Unterschrift hinzufügen muss. Signaturfelder können mit einem browserbasierten PDF-Editor oder Adobe Acrobat zu einem vorhandenen PDF hinzugefügt werden. Platzieren Sie ein Feld in der Signaturzeile und fügen Sie optional Felder für den gedruckten Namen, Titel, Datum und Firmennamen hinzu.
Wenn die ausfüllbaren Felder vorhanden sind, öffnet der Empfänger das PDF, klickt auf das Signaturfeld, unterschreibt (getippt, gezeichnet oder hochgeladenes Signaturbild), gibt seine Daten ein, speichert und sendet es zurück. Der Vorgang dauert weniger als zwei Minuten, wenn die Felder korrekt eingerichtet sind.
Sicheres Versenden der NDA
NDAs enthalten häufig vertrauliche Geschäftsinformationen – die beteiligten Parteien, die Art der Beziehung und manchmal auch Details darüber, was geschützt wird. Für die meisten geschäftlichen NDAs, die zwischen bekannten Parteien gesendet werden, ist eine Standard-E-Mail akzeptabel. In sensibleren Situationen schränkt die Verwendung eines Cloud-Speicherlinks mit eingeschränktem Zugriff anstelle eines E-Mail-Anhangs die Personen ein, die das Dokument während der Übertragung anzeigen können.
Wenn die NDA zwischen Parteien stattfindet, die noch nie zusammengearbeitet haben, und der Gegenstand vertraulich ist, fügt der Passwortschutz eine weitere Ebene hinzu: Senden Sie die NDA PDF mit einem offenen Passwort und teilen Sie das Passwort dann über einen anderen Kanal (SMS, Telefonanruf) mit. Das heißt, selbst wenn die E-Mail abgefangen wird, kann das Dokument nicht geöffnet werden.
Gegenzeichnungen einholen
Gegenseitige NDAs erfordern die Unterschrift beider Parteien. Der sauberste Arbeitsablauf: Partei A unterschreibt und versendet. Partei B unterzeichnet das Dokument gegen und sendet es an Partei A zurück. Partei A bestätigt den Empfang und sendet die vollständig ausgefertigte Kopie an beide Parteien. Dadurch wird ein einzelnes PDF mit beiden Signaturen erstellt und nicht zwei separate signierte Dokumente.
Für NDA-Workflows, bei denen es auf die Bearbeitungsgeschwindigkeit ankommt – Investorentreffen, Partnerschaftsverhandlungen – automatisiert eine spezielle E-Signatur-Plattform wie DocuSign oder HelloSign die Weiterleitung: Einmal senden, beide Parteien werden nacheinander benachrichtigt und beide erhalten nach Abschluss automatisch die vollständig ausgeführte Kopie. Für gelegentliche NDAs reicht der manuelle E-Mail-Workflow aus.
Einreichung unterzeichneter NDAs
Eine unterzeichnete NDA ist ein rechtsgültiges Dokument. Feilen Sie es richtig und feilen Sie es sofort. Ein funktionierendes Benennungsformat: [OtherPartyName]_NDA_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf. Speichern Sie sie in einem speziellen NDA-Ordner in Ihrem Rechtsdokumentenarchiv, geordnet nach Jahr oder Gegenpartei. NDAs haben definierte Laufzeiten – manche haben eine Laufzeit von einem Jahr, manche fünf, manche auf unbestimmte Zeit – und Sie müssen in der Lage sein, sie zu finden, wenn die Laufzeit zur Überprüfung ansteht oder wenn die Verpflichtungen der anderen Partei relevant werden.
Senden Sie sofort nach Erhalt beider Unterschriften eine Kopie an die andere Partei. Gehen Sie nicht davon aus, dass von jeder ausgetauschten Version eine Kopie aufbewahrt wurde. Die unterzeichnete ausgeführte Kopie sollte ausdrücklich mit dem Hinweis gesendet werden, dass es sich um die endgültige ausgeführte Version handelt, damit beide Parteien über die gleichen maßgeblichen Aufzeichnungen verfügen.
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