Ja – aber es gibt zwei verschiedene Dinge, die man mit „Inhaltsverzeichnis“ meint. in einem PDF, und sie funktionieren anders. Die erste ist eine visuelle Inhaltsverzeichnisseite – eine tatsächliche Seite am Anfang des Dokuments, auf der Abschnitte und Seitenzahlen aufgeführt sind. Das zweite ist ein PDF-Lesezeichenfeld – eine navigierbare Seitenleiste, die es Lesern ermöglicht, zu Abschnitten zu springen. Beide können zu einem vorhandenen PDF hinzugefügt werden, jedoch mit unterschiedlichen Tools und unterschiedlichem Aufwand.
Hinzufügen einer visuellen Inhaltsverzeichnisseite
Ein visuelles Inhaltsverzeichnis ist lediglich eine PDF-Seite, die eine formatierte Liste von Abschnitten und deren Seitenzahlen enthält. Um eines zu einem vorhandenen PDF hinzuzufügen, erstellen Sie die Inhaltsverzeichnisseite als separates Dokument – in Word, Google Docs oder einem anderen Design-Tool – listen Sie jeden Abschnitt mit seiner Seitenzahl auf, exportieren Sie ihn als einseitiges PDF und fügen Sie ihn mit einem Zusammenführungstool am Anfang des Hauptdokuments ein.
Der unkomplizierte Ansatz: Verwenden Sie ein Merge PDF-Tool, um die Inhaltsverzeichnisseite PDF mit dem Hauptdokument PDF zu kombinieren und dabei das Inhaltsverzeichnis an erster Stelle zu platzieren. Das Ergebnis ist ein mehrseitiges PDF mit einer richtigen Inhaltsseite vorne. Seitenzahlen im Inhaltsverzeichnis müssen die eingefügte Seite berücksichtigen. Wenn das Inhaltsverzeichnis eine Seite hinzufügt, befindet sich Abschnitt 1, der sich auf Seite 1 befand, jetzt auf Seite 2, sodass das Inhaltsverzeichnis auf Seite 2 verweisen sollte.
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Hinzufügen von PDF-Lesezeichen (Das navigierbare Bedienfeld)
PDF-Lesezeichen sind eine andere Funktion – sie erstellen ein anklickbares Navigationsfeld in der Seitenleiste des PDF-Viewers. Leser können auf ein beliebiges Lesezeichen klicken, um ohne Scrollen direkt zu diesem Abschnitt zu springen. Das ist es, was die meisten Leute tatsächlich brauchen, wenn sie sagen, dass sie ein „Inhaltsverzeichnis“ wollen. in einem langen PDF.
Für das Hinzufügen von Lesezeichen zu einem vorhandenen PDF ist ein Tool erforderlich, das die Bearbeitung von Lesezeichen unterstützt. Adobe Acrobat (kostenpflichtig) handhabt dies gut: Öffnen Sie das Lesezeichenbedienfeld, klicken Sie auf das neue Lesezeichensymbol, benennen Sie es und es wird ein Lesezeichen erstellt, das auf die aktuelle Seite verweist. Wiederholen Sie dies für jeden Abschnitt. Lesezeichen können für Unterabschnitte verschachtelt werden, wodurch eine hierarchische Navigationsstruktur entsteht.
Kostenlose Optionen zum Hinzufügen von Lesezeichen
PDF-XChange Editor (Windows, kostenlose Version) unterstützt die Erstellung und Bearbeitung von Lesezeichen. JPdfBookmarks ist ein kostenloses plattformübergreifendes Tool speziell für die Verwaltung von PDF-Lesezeichen. Bei browserbasierten Optionen ist die Unterstützung für die Bearbeitung von Lesezeichen begrenzt – die meisten Browser-Tools konzentrieren sich eher auf den Inhalt als auf die Navigationsstruktur.
Für Dokumente, die Sie regelmäßig erstellen und die immer ein Inhaltsverzeichnis benötigen, besteht der bessere Ansatz darin, das Inhaltsverzeichnis auf Quellebene hinzuzufügen – in Word mit Überschriftenstilen oder in einem beliebigen Dokumenttool, das vor dem Export nach PDF ein ordnungsgemäßes Inhaltsverzeichnis generiert. Das exportierte PDF enthält automatisch Lesezeichen aus der Überschriftenstruktur. Das nachträgliche Hinzufügen von Lesezeichen ist eine Problemumgehung für PDFs, die Sie ohne Lesezeichen erhalten haben, oder für Situationen, in denen eine Rückkehr zur Quelle nicht möglich ist.
Erstellen eines visuellen Inhaltsverzeichnisses mit anklickbaren Links
Die nützlichste Version eines visuellen Inhaltsverzeichnisses verfügt über anklickbare Einträge – klicken Sie auf einen Abschnittsnamen und springen Sie direkt zu dieser Seite. Um dies in einem vorhandenen PDF zu erstellen, müssen Hyperlinks zu den Inhaltsverzeichniseinträgen hinzugefügt werden, nachdem die Inhaltsverzeichnisseite eingefügt wurde. Verwenden Sie in Acrobat das Link-Werkzeug, um über jedem Inhaltsverzeichniseintrag ein Linkfeld zu zeichnen und es so einzustellen, dass es zur entsprechenden Seite springt. Dies dauert pro Eingabe einige Minuten, ergibt aber ein professionelles, vollständig navigierbares Dokument.
Bei langen Dokumenten mit vielen Abschnitten lohnt sich die Zeitinvestition in die Erstellung eines anklickbaren Inhaltsverzeichnisses – Leser, die direkt zu dem gewünschten Abschnitt navigieren können, verlassen ein langes Dokument weniger wahrscheinlich als Leser, die durch alles scrollen müssen. Für kurze Dokumente reicht in der Regel ein einfaches visuelles Inhaltsverzeichnis ohne Links aus.
Wann man es stattdessen an der Quelle tun sollte
Das Hinzufügen eines Inhaltsverzeichnisses zu einem vorhandenen PDF ist immer aufwändiger als das Erstellen im Quelldokument vor dem Export. Wenn Sie Zugriff auf die Quelle haben – die Word-Datei, das InDesign-Dokument, das Google-Dokument – fügen Sie dort das Inhaltsverzeichnis hinzu und exportieren Sie es erneut. Word generiert mit einem Klick ein automatisches Inhaltsverzeichnis aus Überschriftenstilen. InDesign erstellt ein Inhaltsverzeichnis aus Absatzstilen. Google Docs fügt unter Einfügen → Inhaltsverzeichnis ein Inhaltsverzeichnis aus den Überschriften ein.
Der Post-Export-Ansatz eignet sich für Situationen, in denen Sie nicht über das Quelldokument verfügen – ein PDF, das Sie von jemand anderem erhalten haben, ein Dokument, das in einem System erstellt wurde, das keine guten Inhaltsverzeichnisse erstellt, oder eine ältere Datei, deren Quelle nicht mehr verfügbar ist.
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