Viele Unternehmen zahlen für Adobe Acrobat hauptsächlich, weil sie Verträge bearbeiten und denken, dass sie es brauchen. In der Praxis erfordert der Vertragsworkflow, den die meisten kleinen und mittleren Teams tatsächlich nutzen – Senden, Überprüfen, Unterzeichnen, Ablegen – überhaupt kein Acrobat. Die Tools, die Sie für jeden Schritt dieses Prozesses benötigen, sind ohne monatliches Abonnement verfügbar.
Vertragsgestaltung: Draußen beginnen PDF
Verträge sollten in Word oder Google Docs verfasst werden, nicht in PDF. PDF ist ein festes Format – es soll eine Bearbeitung verhindern, was genau das ist, was Sie wollen, wenn ein Vertrag unterzeichnet ist, aber das Gegenteil von dem, was Sie wollen, während Sie den Vertrag entwerfen und verhandeln. Behalten Sie die Arbeitsversion in einem bearbeitbaren Format, bis sich alle auf die endgültige Sprache geeinigt haben.
Google Docs eignet sich gut für die gemeinsame Erstellung von Entwürfen, da beide Parteien mit „Änderungen verfolgen“ Änderungen vorschlagen, Kommentare hinterlassen und einen vollständigen Überarbeitungsverlauf einsehen können. Wenn der Vertrag endgültig und zur Unterzeichnung bereit ist, exportieren Sie ihn nach PDF. Ab diesem Zeitpunkt ist PDF die maßgebliche Version.
Versuchen Sie, PDF zu signieren
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Verträge zur Überprüfung senden
Sobald der Vertrag zur endgültigen Prüfung vor der Unterzeichnung bereit ist, senden Sie ihn als PDF. Dadurch wird die Formatierung gesperrt, sodass beide Parteien genau dasselbe Dokument betrachten, versehentliche Änderungen verhindert werden und Sie eine klare Aufzeichnung dessen erhalten, was zum Zeitpunkt der Unterzeichnung vereinbart wurde.
Wenn die andere Partei zu diesem Zeitpunkt Änderungen anfordert, kehren Sie zum Quelldokument zurück, nehmen Sie die Änderungen vor und exportieren Sie ein neues PDF. Vermeiden Sie es, das PDF direkt zu bearbeiten, um Änderungen in letzter Minute zu übernehmen – dies führt zu Versionsverwirrung und kann zu Formatierungsinkonsistenzen führen, die unprofessionell wirken.
Verträge ohne Adobe unterzeichnen lassen
Elektronische Signaturen auf PDF-Verträgen sind in den meisten Gerichtsbarkeiten gemäß Gesetzen wie dem ESIGN Act in den USA und eIDAS in der EU rechtsgültig. Sie benötigen Acrobat nicht, um sie hinzuzufügen. Je nachdem, wie formell die Unterschrift sein muss, gibt es verschiedene Ansätze.
Für alltägliche Geschäftsverträge – Dienstleistungsverträge, freiberufliche Verträge, Lieferantenverträge – ist eine getippte oder gezeichnete Unterschrift, die über einen browserbasierten PDF-Editor hinzugefügt wird, ausreichend und rechtlich anerkannt. Mit dem Zeichentool von WukongPDF können Sie eine Unterschrift hinzufügen, indem Sie Ihren Namen eingeben, ihn zeichnen oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen.
Für Verträge, die ein höheres Maß an Vertrauen erfordern – Finanzvereinbarungen, Immobilientransaktionen, regulierte Branchen – bietet eine spezielle E-Signatur-Plattform wie DocuSign oder HelloSign einen überprüfbaren Prüfpfad, der in manchen Situationen erforderlich ist. Dies sind keine Adobe-Produkte und funktionieren unabhängig von Acrobat.
Unterzeichnete Verträge schützen
Sobald ein Vertrag von allen Parteien unterzeichnet wurde, möchten Sie sicherstellen, dass die unterzeichnete Version nicht mehr geändert werden kann. Mit den PDF-Sicherheitsfunktionen können Sie ein PDF für die weitere Bearbeitung sperren, indem Sie Berechtigungen festlegen, die Änderungen am Dokumentinhalt verhindern, das Öffnen und Lesen jedoch weiterhin zulassen.
Der Passwortschutz fügt eine weitere Ebene hinzu, wenn der Vertrag vertrauliche Informationen enthält und Sie steuern möchten, wer ihn öffnen kann. Für die meisten Geschäftsverträge reicht eine Bearbeitungssperre aus – das Ziel besteht darin, versehentliche oder absichtliche Änderungen an der unterzeichneten Version zu verhindern und nicht unbedingt einzuschränken, wer sie lesen kann.
Verträge einreichen und organisieren
Bei der Archivierung verlieren die meisten kleinen Unternehmen den Überblick über Verträge. Das signierte PDF landet im Download-Ordner einer anderen Person oder wird in einem E-Mail-Thread vergraben, und sechs Monate später kann es niemand mehr finden, wenn er es braucht. Ein einfaches System verhindert dies.
Ein praktikabler Ansatz für Teams ohne dediziertes Vertragsmanagementsystem:
- Benennen Sie Dateien konsistent: [ClientName]_[ContractType]_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf
- Speichern Sie es in einem freigegebenen Ordner in Google Drive oder Dropbox, geordnet nach Jahr oder Kunde
- Führen Sie einen einfachen Tabellenindex: Kunde, Vertragstyp, Unterzeichnungsdatum, Verlängerungsdatum, Dateispeicherort
- Senden Sie beiden Parteien unmittelbar nach der Unterzeichnung eine Kopie, bevor jemand die Möglichkeit hat, sie zu verlieren
Wenn etwas schief geht
Wenn ein unterzeichneter Vertrag PDF beschädigt wird, sich nicht öffnen lässt oder verloren geht, ist ein Backup das einzige wirkliche Sicherheitsnetz. Bewahren Sie mindestens zwei Kopien an verschiedenen Orten auf – eine im Cloud-Speicher und eine lokal oder eine bei jeder Unterzeichnerpartei. Cloud-Speicher mit Versionsverlauf (Google Drive, Dropbox) bieten Ihnen eine zusätzliche Wiederherstellungsmöglichkeit, falls die Datei versehentlich überschrieben wird.
Vertragsmanagement ohne Adobe ist kein Workaround – es ist die Art und Weise, wie die meisten Unternehmen heutzutage Verträge handhaben. Die Werkzeuge sind da. Das Wichtigste ist, für jede Phase einen klaren Prozess zu haben, damit nichts durchs Raster fällt.
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