Ja – und in den meisten Situationen ist das digitale Signieren eines PDF schneller, sauberer und rechtlich gleichbedeutend mit dem Drucken und Signieren von Hand. Der Druck-Sign-Scan-Workflow existiert immer noch eher aus Gewohnheit als aus Notwendigkeit. Elektronische Signaturen auf PDFs sind in den meisten Ländern und für die meisten Dokumenttypen rechtsgültig, und es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, je nachdem, was Ihnen zur Verfügung steht.
Sind elektronische Signaturen rechtsgültig?
In den Vereinigten Staaten verleiht der ESIGN Act (2000) elektronischen Signaturen für die meisten Verträge und Dokumente den gleichen Rechtsstatus wie handschriftlichen. Die eIDAS-Verordnung der EU deckt elektronische Signaturen in allen Mitgliedsstaaten ab. Ähnliche Gesetze gibt es im Vereinigten Königreich, in Australien, Kanada und den meisten anderen Gerichtsbarkeiten. Für alltägliche Geschäftsdokumente – Dienstleistungsverträge, freiberufliche Verträge, NDAs, Angebotsschreiben, Lieferantenvereinbarungen – ist eine elektronische Signatur auf einem PDF vollständig durchsetzbar.
Eine kleine Reihe von Dokumenttypen sind in einigen Rechtsordnungen ausdrücklich von den Gesetzen zur elektronischen Signatur ausgenommen: Testamente, Adoptionspapiere, bestimmte Immobilientransaktionen und einige Gerichtsakten. Überprüfen Sie hierzu die spezifischen Anforderungen. Für alles andere funktionieren elektronische Signaturen.
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Arten elektronischer Signaturen
Nicht alle elektronischen Signaturen sind gleich. Ein getippter Name, eine gezeichnete Unterschrift, ein Bild einer handschriftlichen Unterschrift und eine kryptografische digitale Signatur sind allesamt „elektronische Signaturen“. Sie bieten jedoch unterschiedliche Ebenen der Überprüfbarkeit.
Ein getippter Name oder eine gezeichnete Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur – die gebräuchlichste Schriftart für den täglichen Geschäftsgebrauch. Es ist einfach zu erstellen und funktioniert für die meisten Verträge. Eine kryptografische digitale Signatur wird durch ein Zertifikat einer vertrauenswürdigen Stelle gestützt und stellt eine überprüfbare Verbindung zwischen der Signatur und der Identität des Unterzeichners her – was schwerer zu leugnen ist und in einigen regulierten Kontexten erforderlich ist. Für die meisten Menschen reicht in den meisten Situationen eine einfache elektronische Signatur aus.
So signieren Sie ein PDF elektronisch
Die einfachste Methode ist ein browserbasiertes Sign PDF-Tool. Das Signaturtool von WukongPDF funktioniert direkt in Ihrem Browser: Öffnen Sie das PDF, klicken Sie auf das Signaturfeld oder irgendwo auf der Seite und wählen Sie aus, wie Sie signieren möchten – geben Sie Ihren Namen in einer Schriftart im Signaturstil ein, zeichnen Sie Ihre Signatur mit einer Maus oder einem Trackpad oder laden Sie ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift hoch. Platzieren Sie es, passen Sie die Größe an und laden Sie das signierte PDF herunter.
Auf dem Mac übernimmt Apple Preview die grundlegende PDF-Signierung ohne zusätzliche Tools. Öffnen Sie das PDF in der Vorschau, klicken Sie auf die Markup-Symbolleiste, wählen Sie das Signatursymbol aus, und Sie können eine Signatur erstellen, indem Sie sie auf dem Trackpad zeichnen, auf einem Blatt Papier unterschreiben und es an die Kamera halten oder ein iPhone oder iPad verwenden, wenn es sich in der Nähe befindet. Gespeicherte Signaturen können dokumentenübergreifend wiederverwendet werden.
Auf iPhone und Android funktionieren dieselben browserbasierten Tools über den mobilen Browser. iOS-Benutzer können Markup auch direkt aus Dateien oder Mail verwenden, um PDFs zu signieren, ohne eine separate App zu öffnen.
Wann man eine dedizierte E-Signatur-Plattform verwenden sollte
Für umfangreiche Vertragsabläufe oder Dokumente, bei denen Sie einen vollständigen Prüfpfad benötigen – Zeitstempel, IP-Adresse, Identitätsprüfung – bietet eine spezielle E-Signatur-Plattform wie DocuSign, HelloSign oder Adobe Sign diese Funktionen. Diese erstellen ein signiertes Dokumentenpaket mit einem Abschlusszertifikat, in dem festgehalten ist, wer wann und von wo unterschrieben hat.
Für die meisten privaten und kleinen Unternehmen ist dieser Umfang an Dokumentation nicht erforderlich. Eine über ein Browser-Tool auf einem PDF platzierte Unterschrift, die gespeichert und per E-Mail zurückgesendet wird, ist bei gewöhnlichen Geschäftsverträgen ein ausreichender Beweis für die Zustimmung. Der Prüfpfad ist der E-Mail-Austausch selbst – Zeitstempel, E-Mail-Adressen und die signierte Datei bilden eine sinnvolle Aufzeichnung.
Jemanden dazu bringen, zu unterschreiben, ohne auszudrucken
Wenn Sie die Unterschrift einer anderen Partei benötigen, ist es am einfachsten, ihr das PDF zu senden und sie zu bitten, mit einem beliebigen Tool ihrer Wahl elektronisch zu unterschreiben und es zurückzusenden. Mittlerweile fühlen sich die meisten Menschen damit wohl. Wenn sie weniger technisch versiert sind, können Sie die Reibung beseitigen, indem Sie sie mit einfachen Anweisungen auf ein bestimmtes Tool hinweisen: „Öffnen Sie dieses PDF unter [Link], klicken Sie auf „Signieren“, zeichnen Sie Ihren Namen oder geben Sie ihn ein und laden Sie die signierte Version herunter.“
Für Dokumente, die mehrere Signaturen in einer bestimmten Reihenfolge erfordern – gegengezeichnete Vereinbarungen, Genehmigungsketten – automatisiert eine spezielle E-Signatur-Plattform die Weiterleitung. Bei einem einfachen Zweiparteienvertrag funktioniert E-Mail einwandfrei: Eine Partei unterzeichnet und sendet, die andere unterzeichnet gegen und sendet die vollständig ausgefertigte Kopie an beide zurück.
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