Das Signieren eines PDF ist so einfach geworden, dass die meisten Leute nicht mehr viel darüber nachdenken – und genau dann passieren Fehler. Einige dieser Fehler sind kosmetischer Natur, andere können zu echten Problemen führen, wenn ein unterzeichnetes Dokument überprüft oder angefochten wird. Hier sind drei Fehler, die regelmäßig passieren, und wie man sie vermeidet.
1. Verwenden einer Bildüberlagerung anstelle einer echten Signatur
Die häufigste Problemumgehung besteht darin, ein Foto oder ein gescanntes Bild ihrer Unterschrift in das PDF einzufügen – es über die Unterschriftenzeile zu ziehen und als „Fertig“ zu bezeichnen. Es sieht aus wie ein signiertes Dokument, ist es aber nicht. Jeder, der über eine einfache Bildbearbeitungssoftware verfügt, kann diese Signatur entfernen und in einem anderen Dokument platzieren. Es besteht keine kryptografische Verbindung zwischen der Signatur und dem Dokumentinhalt.
Für interne Dokumente mit geringem Einsatz – eine Arbeitszeittabelle, ein internes Genehmigungsformular – ist dies normalerweise in Ordnung. Für alles, was rechtliche Bedeutung hat – Verträge, Vereinbarungen, Finanzdokumente – stellt es eine echte Schwachstelle dar. Sollte das Dokument jemals angefochten werden, liefert eine Bildüberlagerung keinen Beweis dafür, dass Sie dieses bestimmte Dokument zu diesem bestimmten Zeitpunkt tatsächlich unterzeichnet haben.
Die Alternative ist eine elektronische Signatur, die mit einem geeigneten Sign PDF-Tool angewendet wird. Dadurch wird die Signatur so in das Dokument eingebettet, dass sie mit der Datei verknüpft ist. Wenn jemand das Dokument nach dem Signieren ändert, wird die Signatur ungültig. Mit dem Signaturtool von WukongPDF unter www.wukongpdf.com können Sie Ihre Signatur zeichnen, eingeben oder hochladen und sie direkt auf das PDF anwenden, wodurch ein zuverlässigeres Ergebnis als bei einer Bildüberlagerung erzielt wird.
Wenn für das Dokument eine rechtsverbindliche digitale Signatur mit vollständigem Prüfpfad und zertifikatbasierter Überprüfung erforderlich ist, handelt es sich um ein anderes Werkzeugniveau – Plattformen wie DocuSign oder Adobe Sign übernehmen dies. Für Standard-Geschäftsdokumente ist ein geeignetes PDF-Signaturtool ausreichend.
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2. Unterschreiben Sie vor dem Lesen des vollständigen Dokuments
Das klingt offensichtlich, passiert aber ständig – insbesondere bei längeren Dokumenten, bei denen die Signaturseite am Ende erscheint. Die Leute scrollen zur letzten Seite, unterschreiben und senden, ohne zu lesen, was dazwischen steht. Oder sie lesen die zusammenfassende E-Mail, in der beschrieben wird, was sie unterschreiben, und gehen davon aus, dass das Dokument übereinstimmt.
Die spezifischen Dinge, die es wert sind, vor der Unterzeichnung überprüft zu werden:
- Die aufgeführten Namen und Parteien sind korrekt – einschließlich der Schreibweise
- Termine, Beträge und Schlüsselbegriffe stimmen mit denen überein, die mündlich oder in der vorherigen Korrespondenz vereinbart wurden
- Das Dokument ist die endgültige Version und kein Entwurf. Überprüfen Sie, ob noch Platzhaltertext oder hervorgehobene Abschnitte vorhanden sind
- Es gibt keine leeren Felder, die nach Ihrer Unterschrift ausgefüllt werden könnten
Ein unterzeichnetes Dokument ist grundsätzlich verbindlich, unabhängig davon, ob Sie es lesen. „Ich habe diese Klausel nicht bemerkt“ ist im Nachhinein keine verlässliche Verteidigung. Zwei Minuten Kontrolle vor der Unterschrift sind deutlich mehr wert als die Alternative.
3. Die signierte Version wird nicht korrekt gespeichert oder gesendet
Die Signatur wird angewendet, das Dokument sieht richtig aus – und dann wird es falsch gespeichert, wobei die ursprüngliche, nicht signierte Version überschrieben wird, oder es wird die falsche Datei zurückgesendet. Das hört sich nach kleinen Verwaltungsfehlern an, verursacht aber echte Reibung: Die Gegenpartei erhält ein nicht signiertes Dokument, fordert erneut die signierte Version an und der gesamte Vorgang wiederholt sich.
Ein paar Gewohnheiten, die das verhindern:
- Speichern Sie die signierte Version unter einem eindeutigen Dateinamen – „Vertrag_signierter_IhrName.pdf“. anstatt das Original zu überschreiben
- Öffnen Sie vor dem Senden die Datei und vergewissern Sie sich, dass die Signatur auf der richtigen Seite sichtbar ist
- Bewahren Sie eine Kopie des unterzeichneten Dokuments für Ihre eigenen Unterlagen auf – verlassen Sie sich nicht nur auf die gesendete E-Mail
Wenn Sie ein Online-Tool wie WukongPDF zum Sign PDF verwenden, laden Sie die fertige Datei sofort nach dem Signieren herunter und überprüfen Sie sie, bevor Sie den Browser schließen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Datei an einem zugänglichen Ort gespeichert ist, ohne dass eine Überprüfung erforderlich ist.
Die Kurzversion
Unterschreiben Sie mit einem geeigneten Werkzeug statt mit einer Bildüberlagerung, lesen Sie das Dokument, bevor Sie es unterschreiben, und speichern und senden Sie die richtige Datei. Diese drei Gewohnheiten decken die überwiegende Mehrheit der PDF-Signierfehler ab – und sie nehmen fast keine zusätzliche Zeit in Anspruch, sobald sie zur Routine werden. Verwenden Sie das Tool Sign PDF von WukongPDF unter www.wukongpdf.com, um Signaturen sauber auf jedes PDF-Dokument anzuwenden.
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