Ihre Excel-Arbeitsmappe besteht aus drei Blättern: Zusammenfassung, Detail und Diagramme. Sie müssen jedes Blatt als separate Seite in ein einzelnes PDF exportieren, mit der Zusammenfassung als Seite 1, Details als Seite 2 und darüber hinaus und Diagrammen als letzten Seiten. Eine einfache Datei, Speichern unter, PDF exportiert die gesamte Arbeitsmappe. Was aber, wenn Sie nur bestimmte Bereiche aus jedem Blatt möchten oder für jeden Bereich unterschiedliche Druckeinstellungen benötigen?
Durch die Festlegung mehrerer Druckbereiche in Excel auf PDF haben Sie eine genaue Kontrolle darüber, welche Daten im PDF erscheinen und wie diese paginiert werden. Jeder Druckbereich wird in der Ausgabe zu einem separaten Abschnitt mit eigener Seiteneinrichtung, eigenen Kopfzeilen und eigener Skalierung.
Wie Excel mit mehreren Druckbereichen umgeht
Excel kann mehrere benannte Bereiche als Druckbereiche auf einem einzelnen Arbeitsblatt definieren. Jeder benannte Bereich wird als separate Seite oder Seitensatz gedruckt. Beim Exportieren in PDF verarbeitet Excel jeden Druckbereich in der Reihenfolge, in der er definiert wurde. Der erste Druckbereich wird zu den ersten Seiten des PDFs. Die zweite wird zu den nächsten Seiten. Durch diese Reihenfolge haben Sie die Kontrolle über die Seitenreihenfolge der PDF-Datei.
Sie können auch Bereiche über mehrere Arbeitsblätter hinweg drucken. Wenn Sie die gesamte Arbeitsmappe als PDF exportieren, verarbeitet Excel die Blätter der Reihe nach und verwendet dabei den Druckbereich jedes Blattes, sofern einer definiert ist. Wenn kein Druckbereich definiert ist, verwendet Excel den verwendeten Bereich des Blattes. Mit dieser Steuerung auf Blattebene können Sie Blätter, in denen der gesamte Inhalt exportiert werden soll, mit Blättern kombinieren, in denen nur ein bestimmter Bereich exportiert werden soll.
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Schritt für Schritt: Mehrere Druckbereiche auf einem Blatt festlegen
Wählen Sie den ersten Zellbereich aus, den Sie einschließen möchten. Gehen Sie zu Seitenlayout, Druckbereich und wählen Sie Druckbereich festlegen. Dadurch wird der erste Druckbereich festgelegt. Um einen zweiten Bereich hinzuzufügen, wählen Sie den nächsten Zellbereich aus. Gehen Sie zu „Seitenlayout“, „Druckbereich“ und wählen Sie „Zum Druckbereich hinzufügen“ aus. Excel fügt diesen Bereich als zusätzlichen Druckbereich hinzu. Jeder Druckbereich erscheint auf einer separaten Seite im PDF. Wiederholen Sie dies für jeden weiteren Bereich.
Um alle Druckbereiche anzuzeigen und zu verwalten, gehen Sie zu „Ansicht“, „Seitenumbruchvorschau“. Jeder Druckbereich ist umrissen und mit einer Seitenzahl beschriftet. Sie sehen auf einen Blick, welche Daten auf welcher PDF-Seite erscheinen. Ziehen Sie die Seitenumbruchlinien, um anzupassen, wo Seiten innerhalb eines Druckbereichs umgebrochen werden. Die visuelle Vorschau ist intuitiver als die Verwaltung von Druckbereichen über Dialogfelder.
Verwendung benannter Bereiche für eine sauberere Druckbereichsverwaltung
Definieren Sie für Tabellenkalkulationen, in denen sich die Druckbereiche regelmäßig ändern, benannte Bereiche, anstatt den Befehl „Druckbereich festlegen“ zu verwenden. Gehen Sie zu Formeln, Namensmanager und erstellen Sie benannte Bereiche für jeden Abschnitt, den Sie exportieren möchten. Benennen Sie sie aussagekräftig: „Zusammenfassungstabelle“, "DetailData" „ChartSection.“ Wenn Sie als PDF exportieren, können Sie diese benannten Bereiche direkt in den Druckeinstellungen referenzieren. Dieser Ansatz ist wartungsfreundlicher als die manuelle Neudefinition von Druckbereichen bei jeder Datenänderung.
Die Excel-zu-PDF-Konvertierung von WukongPDF erkennt benannte Bereiche und lässt Sie auswählen, welche benannten Bereiche in den Export einbezogen werden sollen. Wählen Sie die Bereiche aus einer Liste aus. Ordnen Sie ihre Bestellung. Die Konvertierung verarbeitet jeden Bereich und fügt sie zu einem einzigen PDF zusammen. Dieser Workflow ist schneller als die Konfiguration von Druckbereichen in Excel und führt zum gleichen Ergebnis.
Konfigurieren der Seiteneinrichtung für jeden Druckbereich
Jeder Druckbereich kann unterschiedliche Seiteneinrichtungseinstellungen haben. Ein Bereich muss möglicherweise im Querformat ausgerichtet werden, da er über viele Spalten verfügt. Ein anderer braucht vielleicht ein Porträt. Möglicherweise ist eine Wiederholung der Kopfzeile erforderlich. Bei einem anderen müssen möglicherweise Gitternetzlinien sichtbar sein. Excel wendet die Druckeinstellungen an, die aktiv waren, als jeder Druckbereich definiert wurde. Um die Einstellungen für einen bestimmten Druckbereich zu ändern, wählen Sie ihn aus, passen Sie die Seiteneinrichtungsoptionen an und fügen Sie ihn erneut den Druckbereichen hinzu.
Diese Konfiguration pro Bereich ist leistungsstark, kann jedoch verwirrend sein, da die Einstellungen für einen Bereich Auswirkungen auf die Standardeinstellungen für den nächsten von Ihnen definierten Bereich haben. Arbeiten Sie in einer einheitlichen Reihenfolge: Bereich auswählen, Seiteneinrichtung konfigurieren, Druckbereiche hinzufügen, nächsten Bereich auswählen. Durch diese Reihenfolge wird sichergestellt, dass jeder Bereich die für ihn vorgesehenen Einstellungen erhält.
PDF exportieren und die Ausgabe überprüfen
Gehen Sie zu Datei, Speichern unter, PDF. Klicken Sie vor dem Speichern auf Optionen. Wählen Sie unter „Was veröffentlichen“ die Option „Aktives Blatt“ aus. für das aktuelle Blatt oder die "Gesamte Arbeitsmappe" für alle Blätter. Wenn Sie „Gesamte Arbeitsmappe“ wählen, werden diese Bereiche von jedem Blatt mit Druckbereichen exportiert. Blätter ohne Druckbereiche exportieren ihren gesamten Inhalt. Klicken Sie auf OK und Speichern.
Öffnen Sie die PDF-Datei und überprüfen Sie, ob jeder Druckbereich auf den richtigen Seiten angezeigt wird. Überprüfen Sie, ob die Seitenreihenfolge mit Ihrer beabsichtigten Reihenfolge übereinstimmt. Bestätigen Sie, dass die Seiteneinrichtung, Ausrichtung, Skalierung und Kopfzeilen jedes Bereichs korrekt sind. Die PDF-Seiten sollten logisch von einem Abschnitt zum nächsten übergehen, wobei jeder Abschnitt klar getrennt und leicht zu identifizieren ist. Speichern Sie für wiederkehrende Berichte die Excel-Datei mit den konfigurierten Druckbereichen. Die PDF-Export-Einstellungen bleiben in der Datei erhalten, sodass jeder zukünftige Export dieselbe strukturierte Ausgabe ohne zusätzliche Konfiguration erzeugt.
Ein praktisches Szenario, in dem mehrere Druckbereiche glänzen: eine Dashboard-Tabelle für Führungskräfte mit einem Übersichtsdiagramm oben links, detaillierten Metriken oben rechts und Transaktionsdaten unten. Sie möchten das Übersichtsdiagramm als eigenständige PDF-Seite für die Vorstandspräsentation, die detaillierten Kennzahlen als zweite Seite für das Managementteam und die Transaktionsdaten vollständig ausschließen, da sie für die Präsentation nicht benötigt werden. Definieren Sie drei Druckbereiche: einen für das Diagramm, einen für die Metriken und keinen für die Transaktionsdaten. Als PDF exportieren. Das Ergebnis sind zwei saubere Seiten mit genau den Inhalten, die jedes Publikum benötigt, extrahiert aus einer einzigen Tabelle.
Wenn Sie die PDF-Datei mit Empfängern teilen, die möglicherweise die Quelldaten überprüfen möchten, fügen Sie auf jeder Seite eine Fußnote hinzu, in der der Name der Quelltabelle, der benannte Bereich oder Druckbereich und das Exportdatum angegeben sind. Diese Herkunftsinformation ermöglicht es dem Empfänger, die Daten bis zu ihrem Ursprung zurückzuverfolgen. Bei Finanzberichten, die an Aufsichtsbehörden übermittelt werden, ist diese Rückverfolgbarkeit häufig eine Compliance-Anforderung. Das Hinzufügen der Fußnote dauert nur wenige Sekunden und bietet eine Dokumentation, die Prüfungs- und Überprüfungsprozesse unterstützt.
Wenn Sie feststellen, dass Sie dieselben Druckbereiche wiederholt in mehreren ähnlichen Tabellenkalkulationen definieren, standardisieren Sie das Layout. Verwenden Sie eine Tabellenvorlage, in der die Druckbereiche bereits definiert und gespeichert sind. Wenn Sie einen neuen Bericht erstellen, beginnen Sie mit der Vorlage, füllen Sie die Daten in die vordefinierten Bereiche ein und exportieren Sie ihn. Die Druckbereiche sind bereits konfiguriert. Dieser Vorlagenansatz ist gängige Praxis in Organisationen, die wiederkehrende Berichte mit konsistenten Strukturen erstellen.
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