Sie verfügen über eine umfangreiche Excel-Tabelle mit 18 Spalten mit Finanzdaten. Sie exportieren es als PDF, öffnen das Ergebnis und die letzten vier Spalten fehlen. Da sie nicht auf die Seitenbreite passten, schnitt Excel sie ab und platzierte sie auf einer zweiten Seite. Jetzt hat Ihr PDF Seite 1 mit den Spalten A bis N und Seite 2 mit den Spalten O bis R, die vollständig von den Zeilen getrennt sind, zu denen sie gehören. Die Daten sind technisch gesehen vorhanden, das Dokument ist jedoch unbrauchbar.
Das Anpassen aller Spalten auf eine PDF-Seitenbreite ist die häufigste Formatierungsherausforderung Excel zu PDF. Excel-Tabellen sind für das horizontale Scrollen auf einem Bildschirm konzipiert und nicht für die feste Breitenbeschränkung einer gedruckten oder PDF-Seite. Die Lösung besteht darin, die Seiteneinrichtungseinstellungen anzupassen, die steuern, wie Excel den Inhalt an die Seitenbreite skaliert.
Methode 1: Verwenden Sie die Skala, um die Breiteneinstellung anzupassen
Excel verfügt über eine Funktion zum Anpassen der Größe, die den Inhalt automatisch verkleinert, um ihn an die Seitenbreite anzupassen. Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte Seitenlayout. Stellen Sie in der Gruppe „Anpassen“ die Breite auf „1 Seite“ ein. Stellen Sie die Höhe auf „Automatisch“ ein. Die Anzahl der Seiten wird also durch den Inhalt bestimmt. Excel berechnet den Skalierungsprozentsatz, der erforderlich ist, um alle Spalten auf einer Seitenbreite unterzubringen. Den berechneten Maßstab können Sie im Feld Maßstab sehen. Eine typische breite Tabellenkalkulation mit 18 Spalten kann auf 65 % oder 70 % ihrer Originalgröße skaliert werden.
Der Skalierungsansatz ist schnell, eine Einstellungsänderung erforderlich, hat aber eine Grenze. Text, der unter 60 % skaliert ist, wird schwer lesbar, insbesondere für Benutzer über 40 oder auf kleineren Bildschirmen. Wenn Excel einen Maßstab unter 60 % berechnet, ist Ihre Tabelle für diese Methode zu breit und Sie müssen das Layout ändern und nicht skalieren. Wenn Sie einen Maßstab von 55 % akzeptieren, entsteht ein PDF, das technisch in alle Spalten passt, aber funktional unleserlich ist. Eine bessere Lösung an diesem Punkt besteht darin, die Seitenausrichtung zu ändern, die Schriftgröße zu reduzieren oder die Daten logisch aufzuteilen, anstatt sie alle auf eine Seite zu zwingen.
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Methode 2: Seitenausrichtung in Querformat ändern
Durch den Wechsel vom Hochformat zum Querformat erhalten Sie etwa 35 % mehr horizontalen Platz. Eine Standardbriefseite ist im Hochformat 8,5 Zoll und im Querformat 11 Zoll breit. Diese zusätzlichen 2,5 Zoll nehmen häufig die letzten Spalten auf, die abgeschnitten wurden. Gehen Sie zur Registerkarte „Seitenlayout“, klicken Sie auf „Ausrichtung“ und wählen Sie „Querformat“. Überprüfen Sie in der Druckvorschau, ob jetzt alle Spalten passen. Wenn sie immer noch nicht passen, kombinieren Sie die Ausrichtung im Querformat mit der Skalierung für eine zweistufige Lösung: Querformat für die maximale Breite, dann „Passend skalieren“ für den verbleibenden Überlauf.
Methode 3: Einen bestimmten Druckbereich festlegen
Wenn Ihre Tabelle Hilfsspalten, Notizen, Berechnungen oder Referenzdaten enthält, die nicht im PDF angezeigt werden müssen, definieren Sie einen Druckbereich, der nur die Spalten enthält, die Sie teilen möchten. Wählen Sie den Zellbereich aus, der im PDF angezeigt werden soll. Gehen Sie zu Seitenlayout, Druckbereich und wählen Sie Druckbereich festlegen. Beim Exportieren in PDF ist nur der ausgewählte Bereich enthalten. Die ausgeblendeten Spalten verbleiben zu Ihrer Referenz in der Tabelle, fehlen jedoch im PDF.
Eine ergänzende Technik besteht darin, Spalten vor dem Exportieren auszublenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift einer beliebigen Spalte, die Sie ausschließen möchten, und wählen Sie Ausblenden. Die ausgeblendete Spalte verbleibt in den Tabellendaten, erscheint jedoch nicht im PDF. Nach dem Exportieren einblenden. Dies ist schneller als das Festlegen eines Druckbereichs für einmalige Exporte und erzielt das gleiche Ergebnis: ein saubereres PDF mit nur den Spalten, die der Empfänger sehen muss.
Methode 4: Spaltenbreiten und Schriftgrößen manuell anpassen
Bevor Sie eine aggressive Skalierung vornehmen, passen Sie die Spaltenbreiten manuell an, um Platzverschwendung zu vermeiden. Viele Tabellenkalkulationen enthalten Spalten, die breiter sind, als ihr Inhalt erfordert. Doppelklicken Sie auf den rechten Rand jeder Spaltenüberschrift, um die Spaltenbreite automatisch an den längsten Zelleninhalt anzupassen. Dadurch wird oft erheblicher horizontaler Platz über mehrere Spalten hinweg gewonnen, insbesondere bei Spalten, die kurze Daten wie Datumsangaben, IDs oder Währungswerte in breiten Spalten mit Standardbreite enthalten.
Reduzieren Sie die Schriftgröße um ein oder zwei Punkte. Das Verkleinern von 11-Punkt- auf 10-Punkt-Text in der gesamten Tabelle verringert die Gesamttextbreite um etwa 9 % und ist für den Leser kaum wahrnehmbar. Eine weitere Reduzierung auf 9 Punkt sollte Tabellenkalkulationen vorbehalten bleiben, die in voller Größe gedruckt oder auf großen Bildschirmen angezeigt werden. Der kumulative Effekt der automatischen Spaltenanpassung und der Reduzierung der Schriftgröße um einen Punkt reicht häufig aus, um zwei oder drei zusätzliche Spalten auf der Seite unterzubringen, was häufig bereits ausreicht.
Exportieren als PDF mit den richtigen Einstellungen
Wenn die Seiteneinrichtung konfiguriert ist, gehen Sie zu „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“. Klicken Sie vor dem Klicken auf „Speichern“ auf „Optionen“. Wählen Sie im Abschnitt „Was veröffentlichen“ die Option „Aktive Tabellen“ aus. um nur das aktuelle Arbeitsblatt oder die "Gesamte Arbeitsmappe" zu exportieren. um alle Blätter als separate Seiten im PDF zu exportieren. Bestätigen Sie, dass der Seitenbereich korrekt ist. Wenn Sie einen Druckbereich festlegen, wird unabhängig von dieser Einstellung nur dieser Bereich exportiert.
Öffnen Sie nach dem Exportieren das PDF und scrollen Sie durch jede Seite. Stellen Sie sicher, dass alle Spalten auf jeder Seite angezeigt werden. Stellen Sie sicher, dass keine Zeilen über Seitengrenzen hinweg aufgeteilt sind, sodass sich eine halbe Zeile unten auf der einen Seite und die andere Hälfte oben auf der nächsten Seite befindet. Wenn Zeilen geteilt werden, kehren Sie zu Excel zurück, gehen Sie zu Seitenlayout, Umbrüche und fügen Sie manuelle Seitenumbrüche an den entsprechenden Zeilengrenzen ein. Die PDF-Druck-Anpassungen nehmen ein paar zusätzliche Minuten in Anspruch und führen zu einem professionellen Ergebnis, bei dem jede Seite in sich geschlossen und lesbar ist. Das Excel-zu-PDF-Tool von WukongPDF wendet diese Skalierungs- und Layoutoptimierungen automatisch beim Konvertieren von Tabellenkalkulationen an und erspart so die manuellen Konfigurationsschritte für Tabellenkalkulationen, die eine besondere Behandlung erfordern.
Wenn nichts anderes funktioniert und die Tabelle wirklich zu viele Spalten enthält, um lesbar auf eine einzelne Seite zu passen, teilen Sie die Daten logisch auf, anstatt sie zu erzwingen. Gruppieren Sie zusammengehörige Spalten und exportieren Sie sie als separate PDFs: ein Übersichtsblatt mit den wichtigsten Kennzahlen, ein Detailblatt mit den Daten auf Transaktionsebene. Die Empfänger erhalten fokussierte Dokumente, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind, und nicht ein einzelnes PDF, bei dem sie Zeilen über nicht zusammenhängende Seiten hinweg zuordnen müssen. Dies ist ein besseres Dokumentdesign und keine technische Problemumgehung. Der PDF-Export, der die Grenzen des Seitenformats respektiert, ist benutzerfreundlicher als einer, der sie ignoriert.
Bei Tabellenkalkulationen mit eingefrorenen Fenstern oder geteilten Ansichten in Excel ist das PDF-Exportverhalten erwähnenswert. Eingefrorene Bereiche sorgen dafür, dass Kopfzeilen oder -spalten beim Scrollen durch die Daten auf dem Bildschirm sichtbar bleiben, sie haben jedoch keine Auswirkung auf die PDF-Ausgabe. Eine eingefrorene Kopfzeile wird nicht automatisch oben auf jeder gedruckten Seite wiederholt. Damit Kopfzeilen auf jeder Seite der PDF-Datei angezeigt werden, müssen Sie „Drucktitel“ im Dialogfeld „Seite einrichten“ konfigurieren. Gehen Sie zu „Seitenlayout“, „Titel drucken“ und stellen Sie das Feld „Zeilen, die oben wiederholt werden“ auf den Bereich ein, der Ihre Kopfzeilen enthält, normalerweise $1:$1 für eine einzelne Kopfzeile. Diese Einstellung weist Excel an, diese Zeilen oben auf jeder Seite der PDF-Datei zu drucken. Ohne sie haben Seite 2 und darüber hinaus keine Spaltenüberschriften, sodass der Empfänger erraten kann, welche Spalte welche ist. Dies ist ein häufiges Versehen, das dazu führt, dass mehrseitige Tabellenkalkulations-PDFs deutlich schwerer lesbar sind als einseitige.
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