Jedes Mal, wenn Sie ein Word-Dokument als PDF exportieren, müssen Sie daran denken, im Dialogfeld „Optionen“ ein Kontrollkästchen zu aktivieren, um eine mit Tags versehene, barrierefreie Ausgabe zu erstellen. Die meisten Leute vergessen es. Mit den Standardeinstellungen werden PDF-Dateien erstellt, die zwar gut aussehen, aber nicht über die strukturellen Tags verfügen, die Screenreader, Suchmaschinen und KI-Tools verwenden, um die Struktur des Dokuments zu verstehen. Wenn Sie die Standardeinstellung so ändern, dass auf jeden Export automatisch zugegriffen werden kann, müssen Sie sich nicht mehr daran erinnern.
Mit Tags versehene, barrierefreie PDFs dienen nicht nur der Compliance. Sie sind eine Dokumentstruktur, von der alle profitieren: Benutzer von Bildschirmleseprogrammen navigieren anhand von Überschriften, Suchmaschinen indizieren Inhalte genauer, KI-Tools extrahieren strukturierte Informationen zuverlässiger und Sie können ein Inhaltsverzeichnis aus dem Tag-Baum der PDF-Datei erstellen. Das Festlegen der Barrierefreiheit von Word auf PDF als Standard ist eine einmalige Konfigurationsänderung, die jedes von Ihnen erstellte Dokument verbessert.
Was markiertes PDF bedeutet und warum es wichtig ist
Eine mit Tags versehene PDF-Datei enthält eine versteckte Strukturebene, ähnlich wie HTML, die jedes Element auf der Seite entsprechend seiner Rolle beschriftet. Eine Überschrift ist mit H1, H2 oder H3 gekennzeichnet. Ein Absatz wird mit P gekennzeichnet. Eine Liste wird mit L und jedes Element mit LI gekennzeichnet. Eine Tabelle wird als Tabelle mit Zeilen als TR und Zellen als TD oder TH für Kopfzellen bezeichnet. Ein Bild wird als Abbildung mit optionalem Alt-Text gekennzeichnet. Diese Tag-Struktur teilt der unterstützenden Technologie mit, wie das Dokument gelesen werden soll. Der Screenreader kündigt Überschriften als Überschriften an und ermöglicht dem Benutzer, zwischen ihnen zu springen. Es liest Tabellen Zelle für Zelle mit Spaltenüberschriften. Als Artefakte markierte dekorative Elemente werden übersprungen.
Ein PDF ohne Tags weist keine dieser Strukturen auf. Es handelt sich um eine flache Sammlung von Zeichen an Positionen auf Seiten. Ein Screenreader liest alles in der Dokumentreihenfolge vor, was möglicherweise nicht der logischen Lesereihenfolge entspricht. Überschriften werden nicht als Überschriften angekündigt. Tabellen werden als Fließtext ohne Spaltenkontext gelesen. Die Erfahrung ist für Benutzer unterstützender Technologien verwirrend und desorientierend. Der Allyant PDF Accessibility Index ergab, dass 94,75 % der öffentlich zugänglichen PDFs die grundlegenden Barrierefreiheitsstandards nicht erfüllen (Allyant, 2026). Die meisten dieser Fehler sind auf die Exporteinstellungen in der Erstellungsanwendung zurückzuführen.
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So ändern Sie die Standard-PDF-Exporteinstellungen in Word
Die PDF-Exporteinstellungen von Word bleiben während einer Sitzung bestehen, werden jedoch zurückgesetzt, wenn Word geschlossen wird. Um sie dauerhaft zu machen, müssen Sie die Standardeinstellungen über die Word-Optionen ändern. Gehen Sie zu Datei, Optionen, Speichern. Unter „Beim Teilen dieses Dokuments die Wiedergabetreue wahren“ Aktivieren Sie „Formulardaten als durch Trennzeichen getrennte Textdatei speichern“. um die Datenstruktur zu bewahren. Stellen Sie außerdem „Schriftarten in die Datei einbetten“ ein. um ein konsistentes Rendering auf allen Geräten sicherzustellen.
Die Eingabehilfen selbst finden Sie im Dialogfeld „Als PDF speichern“. Gehen Sie zu „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“. Klicken Sie vor dem Klicken auf „Speichern“ auf „Optionen“. Aktivieren Sie „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“. und „Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit.“ Diese beiden Kontrollkästchen sind die wichtigsten Einstellungen. Das Problem besteht darin, dass sich Word diese Einstellungen zwischen den Sitzungen nicht merkt. Sie müssen sie jedes Mal überprüfen oder einen Workaround verwenden.
Der Workaround: Erstellen Sie ein Makro oder verwenden Sie eine andere Exportmethode
Wenn Sie feststellen, dass Sie im PDF-Exportdialog wiederholt dieselben Kontrollkästchen aktivieren, erstellen Sie ein einfaches Word-Makro, das mit Ihren bevorzugten Einstellungen in das PDF-Format exportiert. Öffnen Sie den Visual Basic-Editor mit Alt+F11. Fügen Sie ein neues Modul und ein Skript ein, das die PDF-Exportoptionen so festlegt, dass sie Lesezeichen und Tags enthalten, und ruft dann die Exportfunktion auf. Weisen Sie das Makro für einen schnellen Zugriff einer Tastenkombination wie Strg+Umschalt+P zu. Der Makro-Ansatz merkt sich Ihre Einstellungen dauerhaft, da sie im Skript kodiert sind.
Eine einfachere Problemumgehung für Benutzer, die keine Makros erstellen möchten: Verwenden Sie die Word-zu-PDF-Konvertierung von WukongPDF. Laden Sie das Word-Dokument hoch und die Konvertierung generiert automatisch getaggte, barrierefreie PDFs mit Lesezeichen und Dokumentstruktur. Der browserbasierte Ansatz wendet standardmäßig Eingabehilfeneinstellungen an und erfordert keine Konfiguration. Das geht schneller, als sich selbst das Ankreuzen der Kästchen in Word beizubringen, und ist zuverlässiger, da die Einstellungen nicht versehentlich übersprungen werden können.
Überprüfen, ob die Standardeinstellung funktioniert
Nachdem Sie Ihre bevorzugte Methode festgelegt haben, überprüfen Sie, ob die exportierte PDF-Datei tatsächlich Tags enthält. Öffnen Sie das PDF in Adobe Acrobat. Gehen Sie zu Datei, Eigenschaften und suchen Sie nach „Tagged PDF: Yes“. in der Beschreibung. Öffnen Sie das Feld „Tags“ auf der linken Seite, um den Tag-Baum anzuzeigen. Die Tags sollten die Struktur Ihres Dokuments widerspiegeln. Wenn das Feld „Tags“ leer ist oder nur einen einzelnen Container ohne Struktur anzeigt, wurden die Tagging-Einstellungen nicht angewendet.
Führen Sie als abschließende Überprüfung eine Barrierefreiheitsprüfung durch. Der Barrierefreiheitsprüfer von Acrobat und der PDF-Barrierefreiheit-Scanner von WukongPDF werten beide die getaggte Struktur aus und markieren Probleme. Der Bericht sollte keine Inhalte ohne Tags, eine logische Lesereihenfolge und Alternativtext auf Bildern enthalten. Wenn Probleme auftreten, liegen sie typischerweise im Word-Quelldokument, fehlenden Überschriftenstilen bei manuell formatierten Überschriften, Bildern ohne Alternativtext, Tabellen ohne Kopfzeilen und nicht in den Exporteinstellungen. Korrigieren Sie das Quelldokument und exportieren Sie es erneut.
Die Gewohnheit, im Laufe der Zeit zugängliche PDF-Export-Zusammensetzungen zu exportieren. Jedes von Ihnen erstellte getaggte PDF ist für unterstützende Technologien zugänglich, von Suchmaschinen indizierbar und von KI-Tools extrahierbar. Die 30 Sekunden, die Sie damit verbringen, die Einstellungen für ein Dokument zu aktivieren, sind trivial. Multipliziert mit jedem Dokument, das im Laufe einer Karriere erstellt wurde, ist der kumulative Nutzen für Leser, die auf die Dokumentenstruktur angewiesen sind, enorm.
Für Organisationen, die die Einhaltung der Barrierefreiheit nachweisen müssen, z. B. Regierungsbehörden, die Abschnitt 508 unterliegen, oder Unternehmen, die dem ADA unterliegen, ist die Konfiguration des Word-Standardexports für getaggte PDFs Teil einer umfassenderen Barrierefreiheitsstrategie. Aber es ist ein grundlegender Teil, weil es jedes Dokument betrifft. Keine Korrektur nach dem Export kann PDFs, die von Anfang an ohne Tags exportiert wurden, vollständig kompensieren. Die Standardeinstellung ist die wirkungsvollste Verbesserung der Barrierefreiheit, die die meisten Unternehmen vornehmen können.
Eine schnelle Möglichkeit, um zu überprüfen, ob die PDFs einer Organisation konsistent mit Tags versehen sind: Laden Sie 10 zufällige PDFs von der Website der Organisation herunter. Öffnen Sie jedes in Acrobat und überprüfen Sie das Bedienfeld „Tags“. Wenn 8 oder mehr markiert sind, verfügt die Organisation über gute Barrierefreiheitspraktiken. Wenn weniger als die Hälfte markiert ist, werden die Standardexporteinstellungen nicht konfiguriert. Diese 10-Dateien-Stichprobe dauert 15 Minuten und liefert einen zuverlässigen Indikator dafür, ob die Barrierefreiheit in den Dokumenten-Workflow integriert oder nachträglich integriert ist.
Ein oft übersehener Vorteil konsistent getaggter PDFs: Sie lassen sich wesentlich einfacher wiederverwenden. Eine mit Tags versehene PDF-Datei kann mit intakter Struktur in Word, HTML oder einfachen Text exportiert werden, da die Tags der Konvertierungs-Engine mitteilen, welcher Text eine Überschrift, welcher ein Hauptteil und welcher eine Liste ist. Eine nach Word exportierte PDF-Datei ohne Tags erzeugt eine flache Textwand ohne Struktur. Das Tagging, das Sie zum Zeitpunkt des Exports aktivieren, zahlt sich bei jeder zukünftigen Konvertierung des Dokuments in ein anderes Format aus.
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