Eine Excel-Arbeitsmappe enthält mehrere Blätter. Ein Dashboard mit Diagrammen. Ein Datenblatt mit Tausenden von Zeilen. Ein Notizblatt mit Kommentar. Wenn Sie die gesamte Arbeitsmappe als PDF exportieren, wird jedes Blatt Teil der Ausgabe. Das PDF enthält Seiten mit Diagrammbildern, Seiten mit Datentabellen, die über den rechten Rand hinausgehen, und Seiten mit Notizen, die nie zur Verteilung bestimmt waren. Der Empfänger erhält alles. Die relevanten Daten sind in irrelevanten Inhalten vergraben.
Die Verwendung des Excel-Druckbereichs zur Steuerung dessen, was in der PDF-Ausgabe angezeigt wird, löst dieses Problem. Sie legen genau fest, welche Zellen auf welchen Blättern enthalten sein sollen. Alles außerhalb des Druckbereichs ist ausgeschlossen. Das PDF enthält nur das, was Sie angegeben haben. In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Druckbereiche in Excel für eine saubere, zielgerichtete PDF-Ausgabe festlegen.
Die Excel-zu-PDF-Konvertierung unter Verwendung von Druckbereichen erzeugt eine Ausgabe, die genau den Inhalt enthält, den der Empfänger benötigt. Nicht mehr und nicht weniger.
Druckbereiche in Excel festlegen
Wählen Sie die Zellen aus, die Sie in die PDF-Datei aufnehmen möchten. Gehen Sie zur Registerkarte Seitenlayout. Klicken Sie auf „Druckbereich“ und dann auf „Druckbereich festlegen“. Der ausgewählte Bereich ist jetzt der einzige Inhalt, der beim Drucken oder Exportieren als PDF angezeigt wird. Sie können auf verschiedenen Blättern unterschiedliche Druckbereiche festlegen. Jeder Blattdruckbereich ist unabhängig. Sie können auch mehrere Druckbereiche auf demselben Blatt festlegen, indem Sie beim Auswählen von Bereichen die Strg-Taste gedrückt halten, bevor Sie den Druckbereich festlegen. Jeder Bereich wird auf einer separaten Seite gedruckt.
Verwenden Sie nach dem Festlegen der Druckbereiche die Druckvorschau, um zu überprüfen, was in der PDF-Datei angezeigt wird. Passen Sie Spaltenbreiten, Zeilenhöhen und Seitenumbrüche nach Bedarf an. Die Vorschau PDF-Druck zeigt genau, was das PDF enthalten wird.
Probieren Sie Excel in PDF aus
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.
Exportieren in PDF mit angewendeten Druckbereichen
Gehen Sie zu „Datei“, „Exportieren“ und wählen Sie „PDF erstellen“. Stellen Sie in den Exportoptionen sicher, dass die Einstellung für die Veröffentlichung auf „Aktive Blätter“ oder „Gesamte Arbeitsmappe“ eingestellt ist, je nachdem, ob Sie nur das aktuelle Blatt oder alle Blätter exportieren möchten. Die von Ihnen definierten Druckbereiche steuern, was auf jedem Blatt angezeigt wird. Blätter ohne definierten Druckbereich exportieren ihren gesamten Inhalt, was möglicherweise nicht Ihren Wünschen entspricht. Legen Sie Druckbereiche auf jedem Blatt fest, das exportiert werden soll.
WukongPDF erstellt PDFs nicht direkt aus Excel. Die Excel-zu-PDF-Konvertierung erfolgt in Excel. WukongPDF verarbeitet das resultierende PDF zur Komprimierung, Zusammenführung oder anderen Post-Export-Vorgängen.
Druckbereiche löschen und verwalten
Druckbereiche bleiben in der Excel-Datei erhalten. Beim nächsten Drucken oder Exportieren wird derselbe Druckbereich verwendet. Wenn Sie einen anderen Bereich exportieren müssen, löschen Sie zunächst den vorhandenen Druckbereich. Gehen Sie zu Seitenlayout, Druckbereich, Druckbereich löschen. Legen Sie einen neuen Druckbereich für den neuen Export fest. Der PDF-Export-Workflow sollte die Prüfung des Druckbereichs vor jedem Export beinhalten.
Für wiederkehrende Exporte, beispielsweise einen Monatsbericht, speichern Sie die Excel-Datei mit den bereits konfigurierten Druckbereichen. Aktualisieren Sie jeden Monat die Daten innerhalb der vorhandenen Druckbereiche und exportieren Sie sie. Die Konfiguration erfolgt einmalig.
Festlegen von Drucktiteln für mehrseitige Exporte
Wenn sich der Druckbereich über mehrere Seiten erstreckt, legen Sie die Drucktitel so fest, dass die Kopfzeilen oder -spalten auf jeder Seite wiederholt werden. Klicken Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ auf „Titel drucken“. Wählen Sie die Zeilen aus, die oben auf jeder Seite wiederholt werden sollen, und die Spalten, die links wiederholt werden sollen. Die Kopfzeilen bieten Kontext für seitenübergreifende Daten.
Verwenden Sie nach dem Festlegen der Drucktitel die Druckvorschau, um zu überprüfen, ob auf jeder Seite Kopfzeilen angezeigt werden. Der Excel-zu-PDF-Export mit Drucktiteln erzeugt eine Ausgabe, die auf jeder Seite navigierbar und selbstdokumentierend ist.
Druckbereiche an die Seitenbreite anpassen
Eine breite Tabelle, die über die Seitenbreite hinausgeht, kann entsprechend skaliert werden. Stellen Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ die Breite auf 1 Seite ein. Excel skaliert den Inhalt horizontal, sodass er in die Seitenränder passt. Die Skalierung gilt nur für den Druck und den PDF-Export. Die Arbeitsblattdaten bleiben unverändert.
Die PDF-Druck Skalierung für breite Tabellen sorgt dafür, dass keine Spalten abgeschnitten werden. Der Nachteil besteht darin, dass skalierte Inhalte möglicherweise kleiner und schwerer lesbar sind. Verwenden Sie die Skalierung, wenn die Spaltensichtbarkeit wichtiger ist als die Textgröße.
Umgang mit ausgeblendeten Zeilen und Spalten in Druckbereichen
Versteckte Zeilen und Spalten in Excel werden standardmäßig vom Druckbereich ausgeschlossen. Wenn Ihr Druckbereich ausgeblendete Zeilen enthält, die in der PDF-Datei erscheinen sollen, blenden Sie diese vor dem Exportieren ein. Wenn ausgeblendete Zeilen Daten enthalten, die nicht angezeigt werden sollen, lassen Sie sie ausgeblendet. Der Druckbereich definiert den Zellbereich. Der Status „Ausgeblendet“ bestimmt, ob Zellen innerhalb dieses Bereichs angezeigt werden.
Überprüfen Sie nach dem Exportieren, ob die PDF-Datei alle beabsichtigten Daten anzeigt und alle versteckten Daten ausschließt. Der Excel-zu-PDF-Export mit Druckbereichen und ausgeblendeten Zeilen erfordert eine Überprüfung sowohl dessen, was angezeigt wird als auch was nicht.
Mehrere Druckbereiche als separate PDF-Seiten exportieren
Wenn Sie mehrere Druckbereiche auf demselben Blatt definieren, wird jeder auf einer separaten Seite im PDF gedruckt. Der erste Druckbereich erscheint auf Seite eins. Der zweite auf Seite zwei. Die Reihenfolge der Druckbereiche im PDF entspricht der Reihenfolge, in der Sie sie definiert haben. Ordnen Sie die Druckbereiche vor dem Export in der gewünschten Seitenreihenfolge an.
Der PDF-Druck Mehrbereichsexport ist nützlich, um bestimmte Datenbereiche aus einem großen Arbeitsblatt zu extrahieren, ohne das gesamte Blatt einzuschließen. Jeder Druckbereich wird zu einer fokussierten Ausgabeseite.
Einbeziehen von Diagrammblättern in Druckbereichsexporte
Excel-Arbeitsmappen können Diagrammblätter enthalten, bei denen es sich um vollständige, von Datenarbeitsblättern getrennte Diagramme handelt. Diagrammblätter sind standardmäßig in PDF-Exporten enthalten, wenn Sie sich dafür entscheiden, die gesamte Arbeitsmappe zu exportieren. Um neben Ihren Arbeitsblättern für den Druckbereich ein Diagrammblatt einzuschließen, stellen Sie sicher, dass der Exportumfang alle Blätter umfasst.
Überprüfen Sie jedes Diagrammblatt vor dem Export. Diagramme, die auf dem Bildschirm korrekt aussehen, können beim Rendern als PDF andere Abmessungen haben. Der Diagrammexport Excel nach PDF erfordert den gleichen Druckbereich und die gleiche Skalierung wie Datenarbeitsblätter.
Festlegen einer einheitlichen Seitenausrichtung über alle Druckbereiche hinweg
Wenn verschiedene Druckbereiche auf verschiedenen Blättern unterschiedliche Ausrichtungen verwenden, weist die Ausgabe-PDF gemischte Seiten im Hoch- und Querformat auf. Für eine professionelle Präsentation standardisieren Sie die Ausrichtung. Ganz im Hochformat oder ganz im Querformat ist besser als gemischt. Legen Sie die Ausrichtung pro Blatt vor dem Exportieren auf der Registerkarte „Seitenlayout“ fest.
Die PDF-Drucken Orientierungskonsistenz ist eine Präsentationsentscheidung. Gemischte Ausrichtungen sind für datenintensive Berichte akzeptabel, bei denen einige Tabellen wirklich Querformat benötigen. Für kundenorientierte Dokumente wird eine einheitliche Ausrichtung bevorzugt.
Probieren Sie Excel in PDF aus
Keine Installation erforderlich. Funktioniert direkt in Ihrem Browser.