Ein Vertrag kommt mit vier Unterschriftszeilen auf derselben Seite an: eine für Sie, eine für Ihren Vorgesetzten, eine für den Kunden und eine für den Notar. Jede Zeile befindet sich in einer anderen Ecke der Seite. Sie unterschreiben Ihre Zeile und leiten das Dokument weiter. Ihr Vorgesetzter unterzeichnet seine Zeile und leitet sie erneut weiter. Der Kunde unterschreibt und leitet weiter. Der Notar unterschreibt zuletzt. Die Seite verfügt nun über vier Signaturen an vier verschiedenen Positionen, die jeweils zu einem anderen Zeitpunkt von einer anderen Person auf einem anderen Gerät hinzugefügt wurden.
Multisignatur-PDF-Signieren-Workflows erfordern, dass jeder Unterzeichner seine Signatur an der richtigen Stelle platziert, ohne die bereits auf der Seite vorhandenen Signaturen zu beeinträchtigen. Der Prozess muss präzise sein, da eine an der falschen Position platzierte Signatur eine andere Signatur überlappen oder ganz in der falschen Signaturzeile landen kann.
Vorbereiten des Dokuments für Mehrfachsignaturen
Bevor Sie ein Dokument für mehrere Unterschriften verteilen, fügen Sie jeder Unterschriftszeile visuelle Markierungen hinzu. Ein umrandetes Kästchen um jeden Unterschriftsbereich legt klar fest, wo jede Person unterschreiben soll. Ein Etikett in oder unter jedem Feld identifiziert den Unterzeichner anhand seines Namens oder seiner Rolle. Diese Markierungen verringern die Wahrscheinlichkeit, dass jemand an der falschen Stelle unterschreibt. Mit den Formulartools von WukongPDF können Sie einer PDF-Datei Signaturfelder hinzufügen. Jedes Feld ist nach seinem vorgesehenen Unterzeichner benannt und genau auf der Seite positioniert. Die Feldgrenzen bieten einen klaren Zielbereich für jede Signatur.
Wenn das Dokument bereits über gedruckte Signaturzeilen, aber keine interaktiven Felder verfügt, verwenden Sie das Signierwerkzeug, um jede Signatur manuell zu platzieren. Vergrößern Sie den Signaturbereich. Ziehen Sie die Signatur, um sie an der gedruckten Linie auszurichten. Passen Sie die Größe an die Liniengrenzen an. Die Präzision der manuellen Platzierung ist wichtig. Eine Unterschrift, die die Zeile überlappt oder über den vorgesehenen Bereich hinausragt, sieht schlampig aus und kann dazu führen, dass das Dokument von der empfangenden Partei abgelehnt wird.
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Verwalten der Signatursequenz
Für mehrere Signaturen auf derselben Seite ist eine Signaturreihenfolge erforderlich. Wenn der Notar vor allen anderen Parteien unterzeichnet und dann eine Partei etwas an der Urkunde korrigieren muss, wird die Beurkundung ungültig. Die typische Reihenfolge ist: Alle Parteien unterzeichnen zuerst, der Notar oder Zeuge unterschreibt zuletzt. Teilen Sie den Ablauf allen Unterzeichnern klar mit. Eine Begleit-E-Mail oder eine Anweisungsseite, auf der die Unterzeichnungsreihenfolge aufgeführt ist, verhindert, dass jemand außer der Reihe unterschreibt.
Nachdem jede Person unterschrieben hat, sollte sie ihre Unterschrift glätten, bevor sie das Dokument weiterleitet. Durch die Reduzierung wird die Signaturanmerkung in permanenten Seiteninhalt umgewandelt. Ohne die Reduzierung könnte der nächste Unterzeichner versehentlich die vorherige Signatur verschieben oder löschen, während er seine eigene platziert. Das Signaturtool von WukongPDF enthält eine Flatten-Option. Nachdem Sie Ihre Unterschrift platziert haben, glätten Sie sie. Dann leiten Sie das reduzierte Dokument an die nächste Person weiter. Jeder Unterzeichner erhält ein Dokument mit verschlossenen, unveränderlichen Unterschriften aller bisherigen Unterzeichner.
Umgang mit Signaturgröße und -konsistenz
Wenn vier verschiedene Personen auf derselben Seite unterschreiben, unterscheiden sich ihre Unterschriften natürlich in Größe und Stil. Eine gewisse Konsistenz lässt das Dokument professioneller aussehen. Geben Sie eine Richtlinie für die Größe Ihrer Unterschrift an: „Bitte bemessen Sie Ihre Unterschrift so, dass sie in das markierte Feld passt, etwa 5 cm breit und 1,3 cm hoch.“ Dies hilft jeder Person, ihre Signatur auf einen ähnlichen Maßstab anzupassen. Die PDF-Seiten zeigen vier Signaturen, die zwar individuell unterschiedlich, aber proportional konsistent erscheinen.
Unterzeichnern, die ihre Unterschrift mit der Kamera erfassen, empfehlen wir, die Unterschrift auf Papier in der empfohlenen Größe zu unterschreiben. Eine auf Papier geschriebene und fotografierte Unterschrift mit einer Breite von 5 cm wird korrekt skaliert, wenn sie in der PDF-Datei platziert wird. Eine mit einer Breite von 0,5 Zoll geschriebene Unterschrift sieht beim Platzieren winzig aus. Eine mit einer Breite von 5 Zoll geschriebene Unterschrift passt möglicherweise nicht in den vorgesehenen Bereich.
Überprüfung des vollständig signierten Dokuments
Nachdem alle Unterschriften gesammelt wurden, sollte der Endempfänger das Dokument überprüfen. Bestätigen Sie, dass jede Signatur an der dafür vorgesehenen Stelle erscheint. Stellen Sie sicher, dass sich die Signaturen nicht überlappen oder gegenseitig verdecken. Stellen Sie sicher, dass die Unterschriften lesbar sind. Stellen Sie sicher, dass die Seitenanzahl mit der des Originaldokuments übereinstimmt und stellen Sie sicher, dass während des Signiervorgangs keine Seiten hinzugefügt oder entfernt wurden. Reduzieren Sie alle verbleibenden Signaturen, um das gesamte Dokument zu sperren. Der PDF-Editor kann eine Zertifizierungsseite hinzufügen, auf der jeder Unterzeichner, das Datum seiner Unterzeichnung und eine Erklärung aufgeführt sind, dass das Dokument die vollständig ausgeführte Vereinbarung darstellt. Diese Zertifizierungsseite bietet eine zentrale Anlaufstelle für alle, die die Signaturen später überprüfen müssen.
Speichern Sie für wiederkehrende Dokumente mit mehreren Signaturen, wie etwa monatliche Genehmigungen oder vierteljährliche Berichte, eine Vorlage mit vorpositionierten Signaturfeldern. Beginnen Sie in jedem Zeitraum mit der Vorlage, verteilen Sie sie zur Unterschrift und holen Sie die unterzeichnete Version ab. Durch die Vorlage entfällt die wiederholte Arbeit, jedes Mal Signaturpositionen einzurichten.
Bei der Koordinierung von Dokumenten mit mehreren Signaturen über Zeitzonen hinweg kann sich der sequentielle Signierungsprozess über mehrere Tage erstrecken. Jeder Unterzeichner erhält das Dokument, unterschreibt es, glättet es und leitet es weiter. Die Herausforderung besteht darin, zu verfolgen, wo sich das Dokument in der Sequenz befindet. Eine einfache Tracking-Methode: Fügen Sie ein Deckblatt hinzu, auf dem die Unterzeichnungsreihenfolge mit Kontrollkästchen aufgeführt ist. Während jede Person unterschreibt, überprüft sie ihren Namen und trägt Datum und Uhrzeit ein. Der Nächste sieht auf einen Blick, wer bereits unterschrieben hat und wer noch aussteht. Diese manuelle Nachverfolgung erfordert wenig Technik, ist aber effektiv für Dokumente, die zwischen drei bis sechs Unterzeichnern zirkulieren.
Nachdem alle Unterschriften gesammelt und das Dokument fertiggestellt wurde, überlegen Sie, ob die endgültige Version eine reduzierte PDF-Datei sein oder bearbeitbar bleiben soll. In den meisten Fällen sollte das endgültig unterzeichnete Dokument vereinfacht werden, um nachträgliche Änderungen zu verhindern. Die abgeflachte Version ist der maßgebliche Datensatz. Bewahren Sie eine nicht reduzierte Sicherungskopie an einem sicheren Ort auf, für den Fall, dass eine Signatur aktualisiert oder korrigiert werden muss. Die abgeflachte verteilte Version schützt vor Manipulation. Durch die nicht reduzierte Sicherung bleibt die Möglichkeit erhalten, bei Bedarf Korrekturen vorzunehmen.
Bei Dokumenten, die eine notarielle Beglaubigung mehrerer Unterschriften erfordern, muss der Notar jeden Unterzeichner persönlich unterzeichnen sehen oder seine Identität mit akzeptablen Mitteln überprüfen. Ein PDF, das von mehreren Parteien digital signiert wurde, bevor es beim Notar eintrifft, erfüllt möglicherweise nicht die Anforderungen für die Beglaubigung, da der Notar die Unterschriften nicht beglaubigt hat. Überprüfen Sie die Beglaubigungsanforderungen in Ihrer Gerichtsbarkeit, bevor Sie einen PDF-Workflow mit mehreren Signaturen einrichten, der in der Beglaubigung gipfelt.
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