Was PDF-Lesezeichen sind und warum sie wichtig sind
PDF-Lesezeichen sind anklickbare Navigationslinks, die in der Seitenleiste der meisten PDF-Viewer angezeigt werden. Sie funktionieren wie ein interaktives Inhaltsverzeichnis und ermöglichen es den Lesern, mit einem einzigen Klick direkt zu bestimmten Abschnitten eines Dokuments zu springen. In einer PDF-Datei mit Lesezeichen ist die Navigation deutlich einfacher als in einer ohne, insbesondere bei langen Dokumenten wie Berichten, Handbüchern und E-Books, bei denen das Scrollen zum Auffinden eines bestimmten Abschnitts zeitaufwändig und ungenau ist.
Die richtigen Überschriftenstile in Word werden direkt in eine navigierbare Lesezeichenstruktur im exportierten PDF umgewandelt.
Lesezeichen machen lange Dokumente nutzbar, indem sie es den Lesern ermöglichen, mit einem einzigen Klick zu jedem Abschnitt zu springen.
Wenn Sie ein Word-Dokument in ein PDF-Dokument exportieren, werden die in Word angewendeten Überschriftenstile zur Lesezeichenstruktur im PDF. Eine Überschrift 1 in Word wird zu einem Lesezeichen der obersten Ebene. Eine Überschrift 2 wird zu einem Unterlesezeichen, das unter der vorhergehenden Überschrift 1 verschachtelt ist. Diese automatische Konvertierung der Dokumentstruktur in eine Navigationsstruktur ist eine der nützlichsten Funktionen des PDF-Exportprozesses und erfordert außer der korrekten Verwendung der Überschriftenstile im Originaldokument keinen weiteren Aufwand.
Ein Dokument ohne Lesezeichen zwingt die Leser dazu, zu scrollen oder die Suchfunktion zu verwenden, um bestimmte Inhalte zu finden. Bei einem 50-seitigen Bericht bedeutet das Finden von Abschnitt 4.3 ohne Lesezeichen, dass man durch die drei vorhergehenden Abschnitte scrollt oder vermutet, dass Abschnitt 4.3 etwa auf Seite 35 beginnt. Mit Lesezeichen klickt der Leser direkt von der Seitenleiste auf Abschnitt 4.3, unabhängig davon, auf welcher Seite er sich befindet. Dieser Navigationskomfort wird in professionellen Dokumenten erwartet und sein Fehlen fällt Lesern, die es gewohnt sind, mit gut strukturierten PDFs zu arbeiten, sofort auf.
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So erstellen Sie ein Word-Dokument mit Überschriften, die zu PDF-Lesezeichen werden
Wenden Sie Überschriftenstile auf Ihre Abschnittstitel in Microsoft Word an. Wählen Sie den Text aus, den Sie als Lesezeichen speichern möchten, und wenden Sie Überschrift 1, Überschrift 2 oder Überschrift 3 aus der Stilgalerie auf der Registerkarte „Startseite“ an. Überschrift 1 ist für die Hauptabschnitte vorgesehen. Überschrift 2 ist für Unterabschnitte innerhalb eines Hauptabschnitts vorgesehen. Überschrift 3 gilt für Unterabschnitte innerhalb eines Unterabschnitts. Diese hierarchische Struktur wird direkt in die PDF-Lesezeichenhierarchie übersetzt.
Verwenden Sie im gesamten Dokument einheitliche Überschriftenstile. Jeder Abschnittstitel auf derselben Organisationsebene sollte denselben Überschriftenstil verwenden. Inkonsistenzen, beispielsweise die Verwendung von Überschrift 2 für einige Unterabschnitte und manuell formatierter Fettdruck für andere, führen zu einer unvollständigen Lesezeichenstruktur, bei der einige Abschnitte in der PDF-Seitenleiste angezeigt werden und andere fehlen.
Passen Sie das Erscheinungsbild der Überschrift mit den Stiländerungstools von Word an. Sie können Schriftart, Größe, Farbe und Abstand jedes Überschriftenstils ändern, ohne dass sich dies auf seine Rolle in der Dokumentstruktur auswirkt. Das visuelle Erscheinungsbild von Überschriften und ihre strukturelle Rolle als Lesezeichengeneratoren sind unabhängig voneinander. Passen Sie das Erscheinungsbild an Ihr Dokumentdesign an und bewahren Sie gleichzeitig die strukturelle Funktion der Überschriftenstile.
Die PDF-Export-Einstellungen in Word enthalten Optionen, die sich auf die Lesezeichengenerierung auswirken. Stellen Sie sicher, dass im Dialogfeld „PDF-Optionen“, das über die Schaltfläche „Optionen“ im Dialogfeld „Als PDF speichern“ aufgerufen werden kann, die Option „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“ aktiviert ist. Diese Einstellung weist Word an, Überschriftenstile in PDF-Lesezeichen zu konvertieren. Wenn diese Option deaktiviert ist, werden keine Lesezeichen erstellt, unabhängig davon, wie gut Ihr Dokument Überschriftenstile verwendet.
Exportieren des Word-Dokuments als PDF mit Lesezeichen unter Windows und Mac
Gehen Sie unter Windows zu „Datei“, wählen Sie „Exportieren“ und dann „PDF/XPS-Dokument erstellen“. Klicken Sie auf die Schaltfläche „PDF/XPS erstellen“. Klicken Sie im Speicherdialog auf die Schaltfläche Optionen. Aktivieren Sie unter „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“ die Option „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“. Wählen Sie die Überschriftenebenen aus, die Sie als Lesezeichen hinzufügen möchten. Sie können wählen, ob nur Überschriften der obersten Ebene oder alle Überschriftenebenen bis zur Überschrift 9 einbezogen werden sollen. Klicken Sie auf „OK“, wählen Sie einen Speicherort aus und klicken Sie auf „Veröffentlichen“.
Gehen Sie auf dem Mac zu „Datei“, wählen Sie „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus der Dropdown-Liste „Format“. Klicken Sie vor dem Speichern auf die Schaltfläche „Optionen“, sofern verfügbar, und aktivieren Sie die Option zum Erstellen von Lesezeichen aus Überschriften. Die Mac-Version von Word verfügt über weniger PDF-Exportoptionen als die Windows-Version, aber die grundlegende Konvertierung von Überschriften in Lesezeichen funktioniert auf die gleiche Weise.
Öffnen Sie nach dem Exportieren die PDF-Datei und überprüfen Sie, ob die Lesezeichen in der Seitenleiste angezeigt werden. In den meisten PDF-Viewern ist das Lesezeichenfenster über ein Seitenleistensymbol oder eine Menüoption „Ansicht“ zugänglich. Erweitern Sie den Lesezeichenbaum, um alle Ebenen anzuzeigen. Klicken Sie auf jedes Lesezeichen, um zu überprüfen, ob es zum richtigen Abschnitt navigiert. Fehlende oder falsch positionierte Lesezeichen weisen darauf hin, dass die Überschriftenstile im ursprünglichen Word-Dokument inkonsistent angewendet wurden.
WukongPDFs PDF-Export-Tools können Lesezeichen zu vorhandenen PDFs basierend auf erkanntem Überschriftentext hinzufügen, auch wenn das Originaldokument nicht mit aktivierter Lesezeichenerstellung exportiert wurde. Diese Post-hoc-Lesezeichen-Ergänzung ist nützlich für PDFs, die von anderen Personen empfangen wurden und denen die richtige Navigationsstruktur fehlt.
Das PDF-Format speichert Lesezeichen als Teil der Gliederungsstruktur des Dokuments. Lesezeichen haben keinen Einfluss auf das optische Erscheinungsbild der PDF-Seiten. Sie existieren nur in der Navigationsseitenleiste. Ein Dokument mit Lesezeichen sieht im Ganzseitenmodus genauso aus wie ein Dokument ohne Lesezeichen. Der Unterschied besteht darin, wie einfach der Leser zu bestimmten Inhalten navigieren kann.
Lesezeichen zu einer vorhandenen PDF-Datei hinzufügen, in der diese fehlen
Wenn Sie eine PDF-Datei ohne Lesezeichen erhalten und keinen erneuten Export des ursprünglichen Word-Dokuments anfordern können, können mehrere Tools nachträglich Lesezeichen hinzufügen. Adobe Acrobat Pro kann Überschriften in einer PDF-Datei anhand der Schriftgröße und Formatierungsmuster automatisch erkennen und aus den erkannten Überschriften Lesezeichen erstellen. Die automatische Erkennung erfordert, dass sich Überschriften optisch vom Haupttext unterscheiden, was bei den meisten professionell formatierten Dokumenten der Fall ist.
Die manuelle Erstellung von Lesezeichen ist eine Option für kurze Dokumente oder Dokumente, bei denen die automatische Erkennung fehlschlägt. In den meisten PDF-Editoren mit Lesezeichenunterstützung können Sie zu einer Seite navigieren, das Lesezeichen-Tool auswählen und an der aktuellen Seitenposition ein neues Lesezeichen erstellen.
Geben Sie den Namen des Lesezeichens ein und es wird in der Navigationsseitenleiste angezeigt. Die manuelle Erstellung ist praktisch für Dokumente bis etwa 20 Seiten. Bei längeren Dokumenten spart die automatische Erkennung erheblich Zeit.
Die PDF-Bearbeitungstools von WukongPDF können automatisch Lesezeichen aus erkannten Überschriften generieren und so Navigation zu PDFs hinzufügen, die ohne sie exportiert wurden. Laden Sie die PDF-Datei hoch, führen Sie das Lesezeichen-Generierungstool aus und laden Sie eine mit Lesezeichen versehene Version herunter. Das Tool analysiert Textformatierung und -layout, um Überschriftenkandidaten zu identifizieren und eine navigierbare Dokumentstruktur aus einem zuvor flachen PDF zu erstellen.
Bei sehr langen Dokumenten wie Handbüchern, Lehrbüchern oder Zulassungsanträgen, die Hunderte von Seiten umfassen, sind Lesezeichen nicht nur eine Annehmlichkeit. Sie sind für die Benutzerfreundlichkeit unerlässlich. Ein 300-seitiges technisches Handbuch ohne Lesezeichen ist praktisch nicht zu durchsuchen. Der Leser muss scrollen oder die Textsuche verwenden, um bestimmte Abschnitte zu finden. Die Textsuche funktioniert nur, wenn der Leser die genaue Terminologie kennt, die in der Abschnittsüberschrift verwendet wird. Lesezeichen machen die Dokumentstruktur auf einen Blick sichtbar und ermöglichen es den Lesern, mit einem einzigen Klick zu jedem Abschnitt zu navigieren.
Lesezeichen unterstützen auch Barrierefreiheitsanforderungen für digitale Dokumente. Benutzer von Bildschirmleseprogrammen verlassen sich beim effizienten Navigieren in langen PDFs auf Lesezeichen, ähnlich wie sehende Benutzer auf ein Inhaltsverzeichnis angewiesen sind.
Eine ordnungsgemäß mit Lesezeichen versehene PDF-Datei erfüllt die Barrierefreiheitsstandards, einschließlich der PDF/UA- und WCAG 2.1-Anforderungen für eine navigierbare Dokumentstruktur. Das Generieren von Lesezeichen aus Überschriftenstilen ist der einfachste Weg, diese Barrierefreiheitsanforderungen zu erfüllen.
Wenn Sie eine mit Lesezeichen versehene PDF-Datei an Empfänger weitergeben, die möglicherweise nicht mit dem Lesezeichenfenster vertraut sind, fügen Sie der E-Mail oder der Dokumenteinleitung eine kurze Notiz hinzu, in der erklärt wird, wie Sie auf die Lesezeichen zugreifen können. Viele PDF-Benutzer öffnen die Seitenleiste nie und wissen nicht, dass das Dokument über eine anklickbare Navigationsstruktur verfügt. Eine einfache Anweisung, in der Seitenleiste des PDF-Viewers nach dem Lesezeichensymbol zu suchen, kann das Empfängererlebnis erheblich verbessern.
Für Dokumente, die hauptsächlich auf dem Bildschirm gelesen werden, sind Lesezeichen wohl wichtiger als eine gedruckte Inhaltsverzeichnisseite. Bei einem Inhaltsverzeichnis muss der Leser eine Seitenzahl notieren, zu dieser Seite scrollen und den Abschnitt visuell lokalisieren. Ein Lesezeichen führt den Leser mit einem Klick direkt zum jeweiligen Abschnitt. Für das bildschirmbasierte Lesen sind Lesezeichen der überlegene Navigationsmechanismus, und jedes Dokument, das für das Lesen am Bildschirm vorgesehen ist, sollte sie enthalten.
Lesezeichen können auf mehreren Ebenen verschachtelt werden, um die gesamte Dokumenthierarchie widerzuspiegeln. Eine dreistufige Lesezeichenstruktur mit Kapiteln, Abschnitten und Unterabschnitten ermöglicht es den Lesern, zu jeder gewünschten Detailebene zu navigieren. Die meisten PDF-Viewer zeigen verschachtelte Lesezeichen als erweiterbare Baumstruktur an, sodass Leser Abschnitte, die sie nicht interessieren, ausblenden und die Abschnitte, die sie benötigen, erweitern können. Diese Baumnavigation ist schnell und intuitiv für alle, die einen Dateibrowser oder eine E-Mail-Ordnerstruktur verwendet haben.
Beim Exportieren aus Word werden Lesezeichen nur aus Überschriftenstilen erstellt. Andere Dokumentelemente, die als nützliche Navigationspunkte dienen könnten, wie Bildunterschriften, Tabellentitel oder Indexeinträge, werden nicht automatisch in Lesezeichen umgewandelt. Für Dokumente, in denen diese Elemente von der Lesezeichennavigation profitieren würden, fügen Sie Lesezeichen nach dem PDF-Export manuell hinzu, indem Sie einen PDF-Editor verwenden, der die Erstellung von Lesezeichen unterstützt.
Lesezeichen verbessern auch das PDF-Erlebnis, wenn das Dokument gedruckt wird. Während Lesezeichen selbst nicht auf gedruckten Seiten erscheinen, verfügt ein PDF mit einem gut strukturierten Lesezeichenbaum normalerweise über eine gut strukturierte Überschriftenhierarchie, wodurch ein Dokument entsteht, das sowohl in gedruckter Form als auch auf dem Bildschirm einfacher zu navigieren ist. Die Überschriftenstile, die Lesezeichen generieren, erstellen auch eine logische Dokumentgliederung, die allen Leseformen zugute kommt.
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