PDF/A wird in Dokumenteinstellungen, Exportdialogen und Compliance-Checklisten angezeigt – oft ohne große Erklärung, was es eigentlich ist oder warum es existiert. Wenn Sie jemals aufgefordert wurden, Dokumente im PDF/A-Format einzureichen, und keine Ahnung hatten, was das bedeutet, oder wenn Sie die Option in Ihrer Software gesehen haben und sich gefragt haben, ob Sie sie verwenden sollen, finden Sie hier die Erklärung.
Was PDF/A eigentlich ist
PDF/A ist eine Version des PDF-Formats, die speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Die "A" steht für Archiv. Dabei handelt es sich um einen ISO-Standard (ISO 19005), der eine eingeschränkte Teilmenge der PDF-Funktionen definiert – das Ziel besteht darin, dass eine PDF/A-Datei von jedem konformen Betrachter, auf jedem System und zu jedem Zeitpunkt in der Zukunft genau lesbar ist.
Normale PDFs können von externen Ressourcen abhängen – an anderer Stelle gehostete Schriftarten, aus dem Internet abgerufene Inhalte, JavaScript, das beim Öffnen ausgeführt wird, Verschlüsselung, die einen Schlüssel erfordert, über den der Betrachter möglicherweise nicht verfügt. PDF/A beseitigt all dies. Alles, was das Dokument zur korrekten Wiedergabe benötigt, muss in der Datei selbst eingebettet sein und es darf nichts passieren, was die Datei von externen Systemen oder Softwareversionen abhängig machen könnte.
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Was PDF/A nicht zulässt
Die Einschränkungen in PDF/A machen es für die Archivierung geeignet. Im Vergleich zu einem Standard-PDF verbietet PDF/A Folgendes:
- Verschlüsselung und Passwortschutz – ein archiviertes Dokument muss ohne Anmeldeinformationen zugänglich sein
- Externe Inhaltsverweise – alles muss in sich geschlossen sein
- JavaScript und ausführbarer Code – nichts, was je nach Umgebung unterschiedlich ausgeführt wird oder sich anders verhält
- Audio- und Videoinhalte – Medien, die von Codecs abhängig sind, die es in zwanzig Jahren möglicherweise nicht mehr geben wird
- Schriftarten, die nicht vollständig eingebettet sind – wenn die Schriftart nicht in der Datei enthalten ist, befindet sie sich auch nicht im Archiv
Der Nachteil besteht darin, dass PDF/A-Dateien tendenziell größer sind als entsprechende Standard-PDFs, da alles, was zuvor optional war (wie die vollständige Einbettung von Schriftarten), jetzt obligatorisch ist.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: Was ist der Unterschied?
Es gibt drei Hauptversionen des Standards, die jeweils auf der vorherigen aufbauen:
- PDF/A-1 ist die strengste. Basierend auf PDF 1.4 verbietet es Transparenzeffekte und weist die meisten Einschränkungen auf. Verwenden Sie es, wenn maximale Kompatibilität mit älteren Systemen erforderlich ist.
- PDF/A-2 ermöglicht Transparenz, JPEG 2000-Komprimierung und digitale Signaturen. Es ist die am häufigsten verwendete Version für die moderne Archivierung.
- PDF/A-3 fügt die Möglichkeit hinzu, jeden Dateityp als Anhang einzubetten – nützlich, um Quelldaten neben dem Präsentationsdokument einzubinden. Wird in speziellen Kontexten wie Standards für die elektronische Rechnungsstellung verwendet.
Innerhalb jeder Version gibt es auch Konformitätsstufen (A und B, manchmal U), die festlegen, wie streng Metadaten- und Tagging-Anforderungen befolgt werden. Für die meisten Zwecke ist PDF/A-2b (Konformität der Stufe B) ein sinnvoller Standardwert, sofern Ihre Software diese Option bietet.
Wer braucht eigentlich PDF/A
PDF/A ist in bestimmten Kontexten erforderlich oder wird dringend empfohlen:
- Aufzeichnungen der Regierung und des öffentlichen Sektors – viele nationale Archive und Regierungsbehörden schreiben PDF/A für die Einreichung offizieller Dokumente und die langfristige Speicherung von Aufzeichnungen vor
- Rechtliche und gerichtliche Einreichungen – einige Gerichtsbarkeiten erfordern PDF/A für Dokumente, die bei Gerichten oder Aufsichtsbehörden eingereicht werden
- Gesundheitsakten – Patientenakten, die über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden, verwenden häufig PDF/A, um die zukünftige Lesbarkeit sicherzustellen
- Finanz- und Compliance-Dokumentation – regulierte Branchen mit langen Aufbewahrungspflichten für Dokumente verwenden PDF/A, um sicherzustellen, dass Aufzeichnungen zugänglich bleiben
Brauchen Sie es tatsächlich?
Für die meisten alltäglichen geschäftlichen Zwecke – Verträge, Berichte, Angebote, Rechnungen – ist ein Standard-PDF völlig ausreichend. PDF/A fügt Dateigröße und Einschränkungen hinzu (keine Verschlüsselung, keine interaktiven Elemente), die unnötige Kompromisse für Dokumente mit sich bringen, die jahrzehntelang nicht gepflegt werden.
Verwenden Sie PDF/A, wenn:
- Sie werden durch ein Einreichungssystem, ein Regierungsportal oder ein Compliance-Framework ausdrücklich dazu verpflichtet
- Das Dokument muss auch in mehr als 20 Jahren zuverlässig lesbar sein, ohne auf aktuelle Software angewiesen zu sein
- Sie bauen ein formelles Datenverwaltungssystem für eine Organisation mit langen Aufbewahrungspflichten auf
Überspringen Sie es, wenn das Dokument zur sofortigen Verwendung bestimmt ist, geteilt und dann verworfen wird oder Funktionen benötigt, die PDF/A verbietet – wie Passwortschutz oder eingebettete Medien. Das Konvertieren von Dokumenten in Standard-PDF für die alltägliche Weitergabe erfolgt mit dem Word to PDF-Tool von WukongPDF bei www.wukongpdf.com ohne den Mehraufwand an Archivformatanforderungen.
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