Warum Excel-Rasterlinien beim Konvertieren in PDF verschwinden
Excel zeigt standardmäßig Gitterlinien auf dem Bildschirm an und erstellt so das bekannte Tabellenkalkulationsraster aus hellgrauen Linien, die Zellen trennen. Mithilfe dieser Gitternetzlinien auf dem Bildschirm können Sie Daten beim Arbeiten in Excel visuell organisieren. Wenn Sie ein Excel-Dokument in ein PDF exportieren oder drucken, werden diese Standardgitterlinien nicht in der Ausgabe angezeigt. Im PDF sind nur Gitternetzlinien enthalten, die Sie explizit zum Drucken freigegeben haben.
Das Aktivieren von Gitterlinien für den Druck ist eine Ein-Klick-Einstellung, die das Lesen von Tabellenkalkulations-PDFs erheblich erleichtert.
Ein Testdruck einer einzelnen Seite bestätigt alle Layouteinstellungen, bevor die gesamte Arbeitsmappe als PDF exportiert wird.
Die Unterscheidung zwischen Bildschirmgitterlinien und Druckgitterlinien ist in Excel eine bewusste Designentscheidung. Bildschirmgitterlinien dienen als Arbeitshilfe bei der Dateneingabe und -bearbeitung. Druckgitterlinien dienen als visuelles Organisationstool in der endgültigen Druck- oder PDF-Ausgabe. Viele Tabellenkalkulationsersteller wünschen sich für die einfachere Bearbeitung ein Bildschirmraster, bevorzugen jedoch eine saubere Ausgabe ohne Gitterlinien, die die Datendarstellung überladen. Das Standardverhalten von Excel berücksichtigt diese Einstellung, indem es keine Gitternetzlinien druckt, es sei denn, Sie aktivieren sie ausdrücklich.
Die PDF-Druck-Ausgabe von Excel spiegelt die Druckeinstellungen wider, nicht die Einstellungen für die Bildschirmanzeige. Zu den weiteren visuellen Elementen, die auf dem Bildschirm angezeigt, aber möglicherweise nicht gedruckt werden, gehören Zeilen- und Spaltenüberschriften, die Bearbeitungsleiste, Blattregisterkarten und durch Anzeigeeinstellungen ausgeblendete Nullwerte. Wenn Sie wissen, welche Elemente gedruckt werden und welche nicht, vermeiden Sie die Frustration, fehlende Gitterlinien, Kopfzeilen oder Daten zu entdecken, nachdem die PDF-Datei erstellt und freigegeben wurde.
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So aktivieren Sie Gitterlinien beim Exportieren von Excel in PDF
Um Gitternetzlinien in Ihre PDF-Ausgabe einzubeziehen, aktivieren Sie vor dem Exportieren die Option „Drucken“ für Gitternetzlinien in Excel. Gehen Sie im Menüband zur Registerkarte Seitenlayout. Suchen Sie in der Gruppe „Blattoptionen“ den Abschnitt „Gitternetzlinien“.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Drucken unter Gitterlinien. Diese Einstellung weist Excel an, die Zellgitterlinien in die gedruckte und PDF-Ausgabe einzubeziehen. Die Änderung wird sofort in der Druckvorschau wirksam, wo Sie bestätigen können, dass die Gitternetzlinien sichtbar sind.
Die Farbe und der Stil der Gitterlinie können über die Optionen von Excel angepasst werden. Gehen Sie zu Datei, Optionen, Erweitert und scrollen Sie zum Abschnitt Anzeigeoptionen für dieses Arbeitsblatt. Das Dropdown-Menü „Gitterlinienfarbe“ legt die Farbe der Bildschirm- und Druckgitterlinien fest. Die Standardeinstellung ist ein helles Grau, das sichtbar, aber nicht störend ist. Für PDFs, die in Schwarzweiß gedruckt werden, sollten Sie für eine bessere Sichtbarkeit auf dem Papier die Verwendung eines etwas dunkleren Graus in Betracht ziehen.
Nachdem Sie die Gitternetzlinien zum Drucken aktiviert haben, können Sie vor dem Exportieren eine Vorschau der PDF-Ausgabe anzeigen. Gehen Sie zu „Datei“, „Drucken“ und sehen Sie sich die Druckvorschau an. Stellen Sie sicher, dass um alle Zellen, die Gitterlinien enthalten sollen, Gitternetzlinien angezeigt werden. Stellen Sie sicher, dass Gitterlinien die Lesbarkeit der Daten nicht erschweren. Zu dunkle oder zu dicke Gitterlinien können die Daten, die sie organisieren sollen, überfordern. Die ideale Gitterlinie ist gerade sichtbar genug, um Zellen zu trennen, ohne mit dem Zellinhalt um die Aufmerksamkeit des Lesers zu konkurrieren.
Die PDF-Export-Einstellungen steuern auch, ob Zeilen- und Spaltenüberschriften, die nummerierten Zeilen und beschrifteten Spalten in der Ausgabe erscheinen. In derselben Gruppe „Blattoptionen“ auf der Registerkarte „Seitenlayout“ steuert das Kontrollkästchen „Drucken“ unter „Überschriften“, ob Zeilennummern und Spaltenbuchstaben angezeigt werden. Diese Überschriften sind nützlich für Referenzdokumente, in denen Leser bestimmte Zellen anhand ihrer Koordinaten identifizieren müssen. Sie sind unnötig und stören bei Präsentationsdokumenten, bei denen die Daten für sich allein stehen sollen.
Einrichten des Excel-Seitenlayouts für die professionelle PDF-Ausgabe
Stellen Sie vor dem Exportieren den Druckbereich so ein, dass er nur die gewünschten Zellen in der PDF-Datei enthält. Wählen Sie den Datenbereich aus, gehen Sie zu Seitenlayout, klicken Sie auf Druckbereich und wählen Sie Druckbereich festlegen. Zellen außerhalb des Druckbereichs werden von der PDF-Ausgabe ausgeschlossen. Dies ist nützlich für Tabellenkalkulationen, die unterstützende Berechnungen, Referenzdaten oder Entwurfsnotizen enthalten, die nicht in der freigegebenen PDF-Datei erscheinen sollen.
Passen Sie die Seitenskalierung an, damit die Daten angemessen auf die Seite passen. Legen Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ die Breite auf 1 Seite fest, um alle Spalten auf eine einzelne Seitenbreite zu zwingen. Dadurch wird verhindert, dass Spalten am rechten Rand abgeschnitten und auf einer separaten Seite fortgesetzt werden. Belassen Sie bei Tabellenkalkulationen mit vielen Zeilen die Einstellung „Höhe“ auf „Automatisch“, damit die Zeilen über so viele Seiten wie nötig verteilt werden. Stellen Sie bei kleinen Tabellen sowohl die Breite als auch die Höhe auf 1 Seite ein, damit alles auf eine Seite passt.
Konfigurieren Sie sich wiederholende Kopfzeilen, sodass Spaltenbeschriftungen oben auf jeder Seite angezeigt werden. Klicken Sie auf der Registerkarte „Seitenlayout“ auf „Titel drucken“. Stellen Sie im Dialogfeld „Seite einrichten“ ein, dass sich die Zeilen oben in der Zeile bzw. den Zeilen wiederholen, die Ihre Spaltenüberschriften enthalten. Diese Einstellung stellt sicher, dass Leser erkennen können, was jede Spalte auf jeder Seite einer mehrseitigen PDF-Datei darstellt, ohne zur ersten Seite zurückblättern zu müssen.
Der Excel-zu-PDF-Konverter von WukongPDF verarbeitet Excel-Dateien direkt und behält die Druckeinstellungen bei, einschließlich Gitternetzlinien, Kopfzeilen und Seitenlayout. Laden Sie die Excel-Datei hoch und der Konverter erstellt eine PDF-Datei, die der Druckvorschau in Excel entspricht, wobei Gitterlinien angezeigt werden, wenn diese zum Drucken aktiviert sind.
Behebung häufiger Probleme mit Excel-zu-PDF-Rasterlinien
Wenn nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens „Drucken“ immer noch keine Gitterlinien angezeigt werden, prüfen Sie, ob Zellränder auf die Zellen angewendet wurden. Zellränder haben visuellen Vorrang vor Gitterlinien.
Wenn Sie Zellen einen weißen oder farblosen Rahmen zugewiesen haben, überschreibt der Rahmen die Gitterlinie und zwischen diesen Zellen wird in der PDF-Datei keine Linie angezeigt. Entfernen Sie Zellränder oder stellen Sie sie so ein, dass sie dem Erscheinungsbild der Gitterlinie entsprechen, um die sichtbaren Zellgrenzen wiederherzustellen.
Wenn in der PDF-Ausgabe Gitterlinien angezeigt werden, die Daten aber schwer zu lesen sind, ähnelt die Farbe der Gitterlinie möglicherweise zu sehr dem Zellenhintergrund oder der Textfarbe. Ändern Sie die Farbe der Gitterlinie, um einen besseren Kontrast zu erzielen. Bei Excel-Designs im dunklen Modus kann die standardmäßige Rasterlinienfarbe einen dunklen Hintergrund annehmen, der nicht gedruckt wird, sodass sehr helle Rasterlinien auf einer weißen Seite zurückbleiben. Überprüfen Sie vor dem Exportieren die Sichtbarkeit der Rasterlinie in der Druckvorschau.
Überlegen Sie bei sehr großen Tabellenkalkulationen, die beim Drucken viele Seiten umfassen, ob Gitterlinien die Lesbarkeit verbessern oder beeinträchtigen. Dichte Daten mit Gitterlinien in jeder Zelle können unübersichtlich erscheinen und schwierig zu scannen sein. Gitterlinien zwischen jeder Zeile und Spalte sind am nützlichsten für kleine bis mittlere Datentabellen. Erwägen Sie bei großen Tabellen die Verwendung von Rahmen, um nur die wichtigsten Strukturlinien hervorzuheben, z. B. den unteren Rand der Kopfzeile und den oberen Rand der Summenzeile, während die Datenzeilen für ein klareres Erscheinungsbild frei von Gitterlinien bleiben.
Beim Exportieren einer Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Blättern in das PDF-Format wird jedes Blatt zu einem separaten Abschnitt in der PDF-Ausgabe. Die Einstellung für den Rasterliniendruck muss für jedes Blatt einzeln aktiviert werden. Überprüfen Sie die Seitenlayouteinstellungen jedes Blattes, bevor Sie die gesamte Arbeitsmappe exportieren. Ein Blatt mit deaktivierten Gitternetzlinien erzeugt PDF-Seiten ohne Gitternetzlinien, selbst wenn alle anderen Blätter in derselben Arbeitsmappe über aktivierte Gitternetzlinien verfügen.
Erwägen Sie bei Tabellenkalkulationen, die gedruckt und gebunden werden, das Hinzufügen von Seitenzahlen zur PDF-Ausgabe. Excel kann über das Dialogfeld „Seite einrichten“ Seitenzahlen in Kopf- oder Fußzeilen einfügen. Gehen Sie zu „Seitenlayout“, klicken Sie auf den Dialogstarter in der Gruppe „Seite einrichten“, wählen Sie die Registerkarte „Kopf-/Fußzeile“ und wählen Sie eine vordefinierte Kopf- oder Fußzeile aus, die Seitenzahlen enthält. Die Seitenzahlen erscheinen auf jeder Seite der PDF-Ausgabe und helfen den Lesern, die gedruckten Seiten in Ordnung zu halten.
Beim Drucken der PDF-Ausgabe einer Excel-Tabelle können die Druckereinstellungen einige der PDF-Formatierungen überschreiben. Stellen Sie sicher, dass der Drucker auf 100-prozentige Skalierung und nicht auf „An Seite anpassen“ eingestellt ist. Dadurch kann der Inhalt verkleinert werden und die Gitterlinien dünner und schwerer zu erkennen sein. Ein Testdruck einer einzelnen Seite vor dem Drucken des gesamten Dokuments bestätigt, dass Gitternetzlinien, Kopfzeilen und Daten alle wie erwartet angezeigt werden.
Für Tabellenkalkulationen, die mit Personen geteilt werden, die die Daten möglicherweise später extrahieren müssen, sollten Sie erwägen, sowohl das PDF als auch die Original-Excel-Datei bereitzustellen. Das PDF stellt eine formatierte, druckfertige Version bereit, die konsistent angezeigt wird. Die Excel-Datei stellt die Rohdaten für die weitere Analyse bereit. Dieser Dual-Format-Ansatz dient sowohl den Präsentations- als auch den Datenzugriffsanforderungen der Empfänger.
Mit Excel können Sie für jedes Arbeitsblatt in einer Arbeitsmappe unterschiedliche Druckeinstellungen festlegen. Auf einem Blatt können Gitterlinien zum Drucken aktiviert sein. Bei einem anderen Blatt in derselben Arbeitsmappe können Gitterlinien deaktiviert sein. Überprüfen Sie jedes Blatt einzeln, bevor Sie die gesamte Arbeitsmappe als PDF exportieren. Die Blattregisterkarten am unteren Rand des Excel-Fensters zeigen an, welches Blatt aktiv ist. Wechseln Sie zu jedem Blatt und überprüfen Sie dessen Seitenlayout-Einstellungen.
Bei Tabellenkalkulationen mit Zellen mit Hintergrundfüllfarben können Gitterlinien vor dem farbigen Hintergrund unsichtbar sein, selbst wenn der Gitterliniendruck aktiviert ist. Die Farbe der Gitterlinie ist standardmäßig hellgrau, was einen geringen Kontrast zu farbigen Zellen bietet. Erwägen Sie die Verwendung von Zellrändern anstelle von Gitterlinien für farbige Tabellenkalkulationen. Ränder können auf eine dunklere Farbe eingestellt werden, die einen ausreichenden Kontrast zu jedem Zellhintergrund bietet.
Das PDF-Format behält das exakte visuelle Erscheinungsbild der exportierten Tabelle bei, einschließlich Schriftarten, Farben, Zellengrößen und Gitterlinien. Diese Beibehaltung ist sowohl die Stärke als auch die Einschränkung des PDF-Formats für Tabellenkalkulationsdaten. Die visuelle Darstellung ist festgelegt und wird überall identisch angezeigt. Ohne Datenextraktionstools sind die zugrunde liegenden Daten jedoch nicht direkt aus dem PDF zugänglich.
Die Weitergabe von Tabellendaten als PDF schützt die Datenintegrität und ermöglicht es den Empfängern gleichzeitig, die Informationen anzuzeigen und zu überprüfen. Der Empfänger sieht genau die Daten, die Sie teilen wollten, in der von Ihnen beabsichtigten Formatierung, ohne die Möglichkeit, versehentlich eine Formel zu ändern oder eine Spalte so zu sortieren, dass sich die Datendarstellung ändert.
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