Sie haben ein 60-seitiges Word-Dokument mit 12 Kapiteln, jedes mit mehreren Unterabschnitten. Die Überschriften werden mit den in Word integrierten Stilen „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und „Überschrift 3“ gestaltet. Sie exportieren es als PDF und öffnen das Ergebnis. Der Text sieht perfekt aus. Die Formatierung ist intakt. Aber das PDF hat keine Lesezeichen. Der Leser hat keine Möglichkeit, zu Kapitel 7 zu springen, ohne durch 40 Seiten zu scrollen. Die Überschriftenstruktur, die die Navigation im Word-Dokument erleichterte, überlebte den Export nicht.
Das Konvertieren von Word-Überschriften in PDF-Lesezeichen ist eine Einstellung, die eine Sekunde dauert, um das Leseerlebnis zu ermöglichen und zu verändern. Wenn die Einstellung aktiviert ist, wird jede Überschrift in Ihrem Word-Dokument zu einem anklickbaren Lesezeichen im Navigationsbereich der PDF-Datei. Der Word-zu-PDF-Export mit Lesezeichen bewahrt die logische Struktur des Dokuments und macht lange Dokumente navigierbar.
Voraussetzung: Verwenden Sie die in Word integrierten Überschriftenstile
Die Funktion zum Exportieren von Lesezeichen hängt vollständig von Ihrem Dokument ab, das die integrierten Überschriftenstile von Word verwendet. Wenn Sie Ihre Überschriften formatiert haben, indem Sie die Schriftgröße manuell geändert und den Text fett formatiert haben, erkennt Word nicht, dass es sich um Überschriften handelt. Es handelt sich lediglich um großen, fetten Text. Beim PDF-Export werden daraus keine Lesezeichen erstellt, da keine Überschriftenstruktur zum Lesen vorhanden ist.
Um zu überprüfen, ob Ihr Dokument echte Überschriftenstile verwendet, öffnen Sie den Navigationsbereich in Word. Gehen Sie zu Ansicht und aktivieren Sie den Navigationsbereich. Im Bereich wird eine aus Ihren Überschriften erstellte Dokumentgliederung angezeigt. Wenn die Gliederung leer oder unvollständig ist, verwenden Ihre Überschriften nicht die integrierten Stile. Wenden Sie Überschrift 1 auf Kapiteltitel, Überschrift 2 auf Abschnittstitel und Überschrift 3 auf Unterabschnittstitel an. Wählen Sie jeden Überschriftentext aus und klicken Sie in der Stilgalerie auf der Registerkarte „Startseite“ auf den entsprechenden Stil. Diese Stilanwendung ist das Wichtigste, was Sie tun können, um ein navigierbares PDF zu erstellen. Bei einem langen Dokument dauert es ein paar Minuten und zahlt sich jedes Mal aus, wenn jemand das exportierte PDF öffnet.
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Lesezeichenerstellung beim PDF-Export aktivieren
Gehen Sie zu „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus der Dropdown-Liste „Dateityp“. Bevor Sie auf „Speichern“ klicken, klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“. Im Dialogfeld „Optionen“ im Abschnitt „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“ Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“. Dadurch wird Word angewiesen, Ihre Stile „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ und „Überschrift 3“ in entsprechende Lesezeichen im PDF umzuwandeln. Überschrift 1 wird zu einem Lesezeichen der obersten Ebene. Überschrift 2 wird zu einem untergeordneten Lesezeichen, das unter der übergeordneten Überschrift 1 verschachtelt ist. Überschrift 3 wird zu einem untergeordneten Lesezeichen unter der übergeordneten Überschrift 2. Die Hierarchie im PDF-Lesezeichenfenster spiegelt die Hierarchie der Überschriftenstruktur Ihres Dokuments wider.
Überprüfen Sie außerdem „Dokumentstruktur-Tags auf Barrierefreiheit“. im selben Optionsdialog. Diese Einstellung fügt der PDF-Datei strukturelle Tags hinzu, die Bildschirmleser zum Navigieren verwenden. Es handelt sich um eine von Lesezeichen getrennte Einstellung, aber beide tragen zu einem gut strukturierten, zugänglichen PDF bei. Das Aktivieren beider Kästchen dauert eine Sekunde und erzeugt ein PDF, das für alle besser nutzbar ist.
Überprüfen der Lesezeichen im exportierten PDF
Öffnen Sie nach dem Exportieren die PDF-Datei und überprüfen Sie das Lesezeichenfenster. In den meisten PDF-Viewern befindet sich das Lesezeichenfeld auf der linken Seite. Wenn es nicht sichtbar ist, suchen Sie nach einem Lesezeichensymbol oder einem Bedienfeldmenü. Das Bedienfeld sollte die Überschriftenstruktur Ihres Dokuments als anklickbare Baumstruktur anzeigen. Klicken Sie auf ein Lesezeichen. Der Betrachter soll zur entsprechenden Überschrift springen. Erweitern Sie ein übergeordnetes Lesezeichen. Die untergeordneten Lesezeichen sollten darunter verschachtelt sein.
Testen Sie einige Lesezeichen auf verschiedenen Ebenen. Klicken Sie auf ein Kapitel-Lesezeichen der obersten Ebene. Klicken Sie auf ein darunter verschachteltes Unterabschnitts-Lesezeichen. Stellen Sie sicher, dass jedes Lesezeichen zum richtigen Speicherort navigiert. Wenn im Lesezeichenbereich einige Überschriften fehlen, kehren Sie zu Word zurück und überprüfen Sie, ob diese Überschriften die integrierten Überschriftenstile und keine manuelle Formatierung verwenden. Die häufigste Ursache für fehlende Lesezeichen ist eine Überschrift, die so formatiert wurde, dass sie wie eine Überschrift aussieht, aber keinem Überschriftenstil zugewiesen wurde.
Was tun, wenn der Export bereits ohne Lesezeichen durchgeführt wurde
Wenn das PDF bereits vorhanden ist und ohne Lesezeichen exportiert wurde, können Sie diese manuell hinzufügen. Öffnen Sie das PDF in einem PDF-Lesezeichen-Editor. Navigieren Sie zur ersten Überschrift im Dokument. Erstellen Sie ein neues Lesezeichen und benennen Sie es entsprechend dem Überschriftentext. Stellen Sie das Lesezeichen so ein, dass es auf die aktuelle Seite verweist. Wiederholen Sie dies für jede Überschrift und verschachteln Sie die Unterüberschriften unter den übergeordneten Überschriften. Bei einem 60-seitigen Dokument mit 30 Überschriften dauert dies 15 bis 20 Minuten. Das Ergebnis ist die gleiche anklickbare Navigationsstruktur, die der automatische Export erzeugt hätte.
WukongPDF bietet eine Alternative für Dokumente, bei denen ein erneuter Export aus Word nicht möglich ist. Laden Sie die PDF-Datei hoch und verwenden Sie den Lesezeichen-Editor, um Lesezeichen hinzuzufügen, zu benennen und zu organisieren. Die visuelle Benutzeroberfläche zeigt Miniaturansichten der Seiten neben dem Lesezeichenbaum an, sodass Sie problemlos zu den einzelnen Überschriftenpositionen navigieren und das entsprechende Lesezeichen erstellen können. Bei Dokumenten, die wiederholt geteilt oder referenziert werden, wird die Zeit, die für das manuelle Hinzufügen von Lesezeichen aufgewendet wurde, jedes Mal zurückgegeben, wenn ein Leser sie zum Navigieren verwendet.
Machen Sie für zukünftige Dokumente die Lesezeichen-Exporteinstellung zu einem Teil Ihres Standard-PDF-Export-Workflows. In Word bleiben die Optionseinstellungen im Dialogfeld „Als PDF speichern“ hängen. Sobald Sie „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“ aktiviert haben, klicken Sie auf „Lesezeichen erstellen“. es bleibt für zukünftige Exporte überprüft. Das bedeutet, dass jedes PDF, das Sie ab diesem Zeitpunkt erstellen, automatisch Lesezeichen enthält. Die PDF-Export-Angewohnheit, Lesezeichen zu aktivieren, ist eine einmalige Konfigurationsänderung, die jedes Dokument, das Sie für den Rest Ihrer Karriere erstellen, verbessert.
Bei vorhandenen PDF-Dateien ohne Lesezeichen besteht eine schnellere Alternative zum manuellen Setzen von Lesezeichen darin, zum Word-Quelldokument zurückzukehren, zu überprüfen, ob die Überschriftenstile angewendet wurden, mit aktivierter Lesezeichenoption erneut zu exportieren und die alte PDF-Datei zu ersetzen. Dies nimmt weniger Zeit in Anspruch als das manuelle Hinzufügen von 30 Lesezeichen und führt zu einem besseren Ergebnis, da die Lesezeichenhierarchie genau mit der Überschriftenstruktur übereinstimmt. Der manuelle Lesezeichenansatz sollte PDFs vorbehalten bleiben, bei denen das Quelldokument tatsächlich nicht verfügbar ist, und nicht als Ersatz für die Korrektur der Exporteinstellungen an der Quelle.
Ein Qualitätsmerkmal, das professionelle Lesezeichen von Amateur-Lesezeichen unterscheidet: Bearbeiten Sie die Lesezeichennamen nach dem Export. Word verwendet den genauen Überschriftentext als Lesezeichennamen, der möglicherweise zu lang ist, um ihn im schmalen Lesezeichenfenster bequem lesen zu können. Eine Überschrift wie „Kapitel 3: Analyse regionaler Markttrends und Wettbewerbsdynamik im Südosten der Vereinigten Staaten, Geschäftsjahr 2025“ kann nicht verwendet werden. wird im Lesezeichenbereich auf drei Zeilen umbrochen. Kürzen Sie das Lesezeichen auf „Kapitel 3: Regionale Marktanalyse“. Dabei bleibt die vollständige Überschrift auf der Seite selbst erhalten. Das Lesezeichen dient der Navigation. Die Überschrift dient zum Nachlesen. Sie dienen unterschiedlichen Zwecken und profitieren von unterschiedlichen Längen.
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