Ein 100-seitiges Word-Dokument mit einer sorgfältig aufgebauten dreistufigen Überschriftenhierarchie, Überschrift 1-Stilen, die auf jeden Kapiteltitel angewendet werden, Überschrift 2-Stilen, die auf jede Hauptabschnittsüberschrift angewendet werden, Überschrift 3-Stilen, die auf jeden Unterabschnitt angewendet werden, die alle die logische Organisation des Dokuments genau definieren, wird zu einem flachen PDF ohne Lesezeichen, ohne Navigationsfeld auf der linken Seite und ohne anklickbares Inhaltsverzeichnis, wenn die Exporteinstellungen auf ihren Standardeinstellungen belassen werden. Der Leser, der Kapitel 7 finden möchte, muss manuell durch 100 Seiten scrollen, ohne Navigationsverknüpfungen und ohne strukturellen Überblick über die Organisation des Dokuments.
Word-Überschriftenstile werden während des Exportvorgangs direkt und automatisch PDF-Lesezeichen zugeordnet, jedoch nur, wenn die Exporteinstellungen explizit so konfiguriert sind, dass Lesezeichen aus diesen Überschriften erstellt werden. Die Standardeinstellungen in den meisten Exportpfaden, einschließlich der häufig verwendeten Routen „Als PDF speichern“ und „In PDF drucken“, aktivieren diese wichtige Zuordnung standardmäßig nicht.
Um ein Word-zu-PDF-Dokument mit voll funktionsfähigen, ordnungsgemäß hierarchisch anklickbaren Lesezeichen zu erstellen, müssen die Exporteinstellungen explizit konfiguriert werden, um die in Word integrierten Überschriftenstile in die PDF-Lesezeichen-Navigationsstruktur zu konvertieren. WukongPDFs PDF-Lesezeichen und Exporttools unterstützen die automatische Lesezeichenerstellung aus Überschriftenstilen, und die folgenden Konfigurationsschritte stellen sicher, dass die vollständige Organisationsstruktur Ihres Dokuments die Formatkonvertierung intakt übersteht.
Verwenden der in Word integrierten Funktion „Als PDF speichern“ mit aktivierter Lesezeichenerstellung
Die in Microsoft Word integrierte Funktion „Als PDF speichern“ kann automatisch eine vollständige Lesezeichenhierarchie aus den Überschriftenstilen des Dokuments generieren. Die Steuerungsoption ist jedoch standardmäßig deaktiviert und muss bei jeder Neuinstallation explizit aktiviert werden. Navigieren Sie zu „Datei“, „Speichern unter“, wählen Sie „PDF“ aus der Dropdown-Liste „Dateityp“ und klicken Sie vor dem Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ unbedingt auf die Schaltfläche „Optionen“, um das Dialogfeld „Exporteinstellungen“ zu öffnen. Suchen Sie im Dialogfeld „Optionen“ im Abschnitt „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“ nach dem Kontrollkästchen „Lesezeichen erstellen mit“ und aktivieren Sie es. Stellen Sie sicher, dass im Dropdown-Menü „Überschriften“ die Option „Überschriften“ ausgewählt ist. Dieses einzelne Kontrollkästchen weist Word an, während des PDF-Exportvorgangs die Überschriftenstilzuweisungen des gesamten Dokuments zu scannen und für jede Überschrift ein entsprechendes PDF-Lesezeichen zu erstellen, wobei die Stilebene der Überschrift deterministisch der Einrückungsebene des Lesezeichens in der PDF-Navigationsstruktur zugeordnet wird.
Die Option „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“ bleibt innerhalb derselben Word-Installation bestehen, nachdem sie einmal aktiviert wurde, sodass bei nachfolgenden PDF-Exporten von diesem bestimmten Computer und Benutzerkonto standardmäßig Lesezeichen aktiviert sind. Diese Persistenz wird jedoch nicht auf andere Computer, andere Benutzerkonten auf demselben Computer oder andere Word-Installationen übertragen. Jeder neue Benutzer muss diese Option selbstständig entdecken und aktivieren. Nehmen Sie diesen Konfigurationsschritt ausdrücklich in jede dokumentierte Standardarbeitsanweisung zur PDF-Erstellung für Ihr Team auf.
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Überprüfen, ob jedes Lesezeichen korrekt erstellt wurde
Nachdem Sie die PDF-Datei exportiert haben, öffnen Sie sie in einem beliebigen PDF-Viewer, der das Lesezeichen-Navigationsfeld anzeigt, z. B. Adobe Acrobat, Acrobat Reader oder einen modernen browserbasierten Viewer, und erweitern Sie das Lesezeichen-Bedienfeld. Überprüfen Sie systematisch, ob jede Überschrift aus dem ursprünglichen Word-Dokument als entsprechender Lesezeicheneintrag erscheint. Stellen Sie sicher, dass die Lesezeichenhierarchie genau die Überschriftenhierarchie widerspiegelt: Jedes Lesezeichen für Überschrift 2 sollte visuell eingerückt und unter seinem übergeordneten Lesezeichen für Überschrift 1 verschachtelt sein, und jedes Lesezeichen für Überschrift 3 sollte unter seiner übergeordneten Überschrift 2 verschachtelt sein.
Klicken Sie auf jedes Lesezeichen der obersten Ebene „Überschrift 1“ und bestätigen Sie, dass es genau zum Anfang des richtigen Kapitels navigiert und der Kapiteltitel oben auf der Seite sichtbar ist. Klicken Sie auf eine repräsentative Auswahl von Lesezeichen der zweiten und dritten Ebene, um zu überprüfen, ob sie zu den richtigen Unterabschnittspositionen navigieren. Ein Lesezeichen, das kontinuierlich zu einer Seite vor oder nach dem beabsichtigten Ziel navigiert, weist normalerweise darauf hin, dass die Quellüberschrift ganz unten oder ganz oben auf einer Seite im Word-Dokument positioniert war.
Korrektur fehlender oder falscher Lesezeichen nach dem Export
Wenn in der exportierten PDF-Datei überhaupt keine Lesezeichen vorhanden sind, weil die Option „Lesezeichen erstellen“ übersehen wurde, exportieren Sie das Dokument erneut mit aktivierter Option, anstatt zu versuchen, die Lesezeichenhierarchie manuell wiederherzustellen. Wenn Lesezeichen vorhanden, aber unvollständig sind, weil für einige Word-Überschriften benutzerdefinierte Absatzstile verwendet wurden, die den Überschriften optisch ähneln, aber keine integrierten Stile für Überschriften 1–3 sind, waren diese benutzerdefinierten Überschriften für den Lesezeichenerstellungsprozess unsichtbar.
Formatieren Sie Überschriften, für die benutzerdefinierte Stile verwendet wurden, entweder in Word mit echten integrierten Überschriftenstilen neu und exportieren Sie sie erneut oder fügen Sie die fehlenden Lesezeichen manuell in Acrobat hinzu. Öffnen Sie das Lesezeichenbedienfeld, navigieren Sie zur Überschriftenposition im Dokument, wählen Sie den Überschriftentext aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Lesezeichen“. Benennen Sie das Lesezeichen so, dass es genau mit dem Überschriftentext übereinstimmt. Bei großen Dokumenten, bei denen die manuelle Erstellung Stunden in Anspruch nehmen würde, kann die Funktion zur automatischen Generierung von Acrobat Lesezeichen aus der mit Tags versehenen Dokumentstruktur erstellen.
| Lesezeichenproblem | Wahrscheinliche Ursache | Beheben |
|---|---|---|
| Im exportierten PDF gibt es überhaupt keine Lesezeichen | Die Option „Lesezeichen erstellen“ war in Word nicht aktiviert | Erneut exportieren, wobei die Option explizit aktiviert ist |
| Bei einigen Überschriften fehlen Lesezeichen | Für diese Überschriften wurden benutzerdefinierte Stile verwendet, keine integrierten Überschriftenstile | Wenden Sie integrierte Überschriftenstile in Word an oder fügen Sie sie manuell in Acrobat hinzu |
| Lesezeichen navigieren zur falschen Seite | Die Überschrift wird in Word ganz oben oder unten auf der Seite positioniert | Passen Sie die Überschriftenposition in Word an oder bearbeiten Sie das Lesezeichenziel in Acrobat |
Verwenden der Lesezeichenstruktur zum Generieren eines anklickbaren Inhaltsverzeichnisses
Ein PDF, das mit einer vollständigen Lesezeichenhierarchie ausgestattet ist, kann auch eine vollständig anklickbare Inhaltsverzeichnisseite als visuelle Navigationsoberfläche enthalten. Fügen Sie im ursprünglichen Word-Dokument vor dem Export in PDF ein automatisches Inhaltsverzeichnis ein, indem Sie auf der Registerkarte „Referenzen“ die Funktion „Inhaltsverzeichnis“ verwenden. Word generiert ein Inhaltsverzeichnis, in dem jeder Eintrag ein interner Hyperlink zur entsprechenden Überschrift ist. Beim Export als PDF mit aktivierten Lesezeichen existieren beide Navigationssysteme unabhängig voneinander: das Lesezeichenfeld für die dauerhafte Navigation in der Seitenleiste und die anklickbare Inhaltsverzeichnisseite für die visuelle Navigation.
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