Ein PDF-Formular mit Textfeldern für Name, Datum, Adresse und Kommentare ist bis auf das wichtigste Element vollständig: eine Stelle, an der der Empfänger unterschreiben kann. Ohne ein bestimmtes Unterschriftenfeld muss der Empfänger entweder das Formular ausdrucken, es physisch unterschreiben und wieder digital scannen, wodurch der vollständig digitale Arbeitsablauf unterbrochen wird, oder versuchen, ein Unterschriftenbild irgendwo auf der Seite ohne klare Zielposition zu platzieren, in der Hoffnung, dass es an der richtigen Stelle landet.
Ein Signaturfeld teilt dem Empfänger genau mit, wo er unterschreiben muss, und stellt die Tools zur Verfügung, um dies digital zu tun. Das Feld ist ein Container, der eine digitale Signatur, einen eingegebenen Namen oder ein Signaturbild akzeptiert und an Ort und Stelle fixiert.
Das Hinzufügen eines ausfüllbaren Sign PDF-Signaturfelds zu einem Formular erfordert die Verwendung eines PDF-Formulareditors, um ein digitales Signaturfeld an der angegebenen Signaturposition zu platzieren und es optional so zu konfigurieren, dass es das Signiererlebnis des Empfängers steuert. WukongPDFs PDF-Formulare-Tools unterstützen die Erstellung von Signaturfeldern, und die folgenden Schritte behandeln das Hinzufügen von Signaturfeldern, die Ihre Formulare vollständig digital signierbar machen.
Platzieren eines digitalen Signaturfelds im Formular
Öffnen Sie in Adobe Acrobat Pro das Werkzeug „Formular vorbereiten“. Acrobat erkennt automatisch vorhandene Formularfelder und wechselt in den Formularbearbeitungsmodus. Wählen Sie in der Symbolleiste oben das Werkzeug „Digitale Signatur“ aus, das als Stiftsymbol angezeigt wird oder die Bezeichnung „Signaturfeld hinzufügen“ trägt. Klicken Sie auf die Seite, auf der die Signatur platziert werden soll, und ziehen Sie, um ein Rechteck zu zeichnen, das den Signaturbereich definiert. Das Rechteck sollte groß genug sein, um eine natürliche handschriftliche Unterschrift aufzunehmen, normalerweise etwa 2 Zoll breit und 0,5 Zoll hoch.
Nachdem Sie das Feld platziert haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Eigenschaften. Geben Sie dem Feld auf der Registerkarte „Allgemein“ einen aussagekräftigen Namen, z. B. „Antragsteller-Signatur“ oder „Kunden-Signatur“. Der Feldname identifiziert diese spezifische Signatur in den Formulardaten und sollte innerhalb des Dokuments eindeutig sein. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte „Darstellung“, wie das Feld beim Drucken und bei der Anzeige auf dem Bildschirm aussieht. Wählen Sie auf der Registerkarte „Signiert“ aus, was nach der Unterschrift des Empfängers passieren soll: Sperren Sie das Dokument, um weitere Änderungen zu verhindern, oder erlauben Sie die weitere Bearbeitung.
Versuchen Sie es mit „PDF signieren“.
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Konfigurieren des Signaturfelds für die Erfahrung des Empfängers
Im Dialogfeld „Eigenschaften“ des Felds auf der Registerkarte „Signiert“ sperrt die Option „Nach dem Signieren als schreibgeschützt markieren“ das Dokument, nachdem der Empfänger seine Signatur angewendet hat, und verhindert so weitere Änderungen an Formularfeldern. Diese Einstellung eignet sich für endgültige Dokumente wie unterzeichnete Verträge, bei denen nach der Unterzeichnung keine Änderungen vorgenommen werden sollen. Lassen Sie diese Option für Formulare deaktiviert, bei denen der Empfänger möglicherweise unterschreiben und dann weitere Felder ausfüllen muss oder bei denen mehrere Unterschriften verschiedener Personen erforderlich sind.
Fügen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ einen Tooltip hinzu, der angezeigt wird, wenn der Empfänger mit der Maus über das Signaturfeld fährt. Eine Tooltip-Lesung. Klicken Sie hier, um zu unterschreiben. Sie können Ihren Namen eingeben, Ihre Unterschrift zeichnen oder ein Unterschriftenbild hochladen, das Erstbenutzer durch den Unterzeichnungsprozess führt und Verwirrung über die Funktion des Felds verringert.
Signaturfelder für mehrere Unterzeichner hinzufügen
Für Formulare, die Unterschriften mehrerer Parteien erfordern, einen Vertrag, der sowohl die Unterschrift des Kunden als auch die Unterschrift des Unternehmensvertreters erfordert, oder ein Genehmigungsformular, das die Genehmigung durch einen Manager und einen Direktor erfordert, platzieren Sie für jeden Unterzeichner ein separates Unterschriftenfeld. Benennen Sie jedes Feld, um den Unterzeichner zu identifizieren: Kundensignatur, Managergenehmigung, Direktorsignatur. Positionieren Sie jedes Feld neben dem entsprechenden Namens- und Titeltext im Formular.
Einige PDF-Signatur-Workflows unterstützen sequenzielles Signieren, bei dem das Dokument automatisch von einem Unterzeichner zum nächsten weitergeleitet wird. Konfigurieren Sie die Signaturreihenfolge in den Signaturfeldeigenschaften oder in den Signatur-Workflow-Einstellungen des Dokuments. Der erste Unterzeichner erhält das Dokument, signiert sein Feld und das Dokument fordert ihn automatisch auf, es an den nächsten Unterzeichner weiterzuleiten. Beim sequentiellen Signieren wird die beabsichtigte Signaturreihenfolge beibehalten, was für einige Dokumenttypen rechtliche Bedeutung hat.
Testen des Signaturfeldes vor der Verteilung
Nachdem Sie alle Signaturfelder platziert und konfiguriert haben, speichern Sie das Formular und öffnen Sie es in einem Standard-PDF-Viewer wie Adobe Acrobat Reader, nicht in der Pro-Bearbeitungsversion. Dies simuliert die Erfahrung des Empfängers. Klicken Sie auf jedes Signaturfeld und bestätigen Sie, dass der Signaturvorgang aktiviert wird. Gehen Sie den Signatur-Workflow für jedes Feld durch und stellen Sie sicher, dass die Signatur korrekt, an der richtigen Position und in der richtigen Größe angezeigt wird.
Testen Sie das Formular auf mindestens einem Mobilgerät, wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass Empfänger auf einem Telefon oder Tablet unterschreiben. Mobile PDF-Viewer behandeln Signaturfelder anders als Desktop-Viewer, und ein Feld, das auf dem Desktop einwandfrei funktioniert, ist möglicherweise schwer zu aktivieren oder wird auf Mobilgeräten möglicherweise falsch angezeigt. Durch plattformübergreifende Tests werden diese Probleme erkannt, bevor sie die Empfänger frustrieren.
| Bauseitige Einstellung | Zweck | Empfehlung |
|---|---|---|
| Feldname | Identifiziert die Signatur in den Formulardaten | Verwenden Sie beschreibende, eindeutige Namen pro Unterzeichner |
| Tooltip-Text | Leitet den Empfänger beim Unterschreiben an | Fügen Sie kurze Anweisungen für Erstbenutzer hinzu |
| Nach dem Signieren als schreibgeschützt markieren | Sperrt das Dokument, nachdem die Signatur angewendet wurde | Für endgültige Dokumente aktivieren, für Formulare mit mehreren Signaturen deaktivieren |
| Unterzeichnungsauftrag | Steuert die Reihenfolge mehrerer Signaturen | Konfigurieren Sie die Option für Dokumente, bei denen die Unterzeichnungsreihenfolge wichtig ist |
Alternativen, wenn ein digitales Signaturfeld nicht unterstützt wird
Einige PDF-Viewer, insbesondere ältere Versionen und einige mobile Apps, unterstützen digitale Signaturfelder nicht vollständig. Für maximale Kompatibilität bieten Sie einen Ersatz: Fügen Sie zusätzlich zum digitalen Signaturfeld eine sichtbare Signaturlinie auf der Seite ein, eine horizontale Linie mit den darunter gedruckten Beschriftungen „Signatur:“ und „Datum:“. Empfänger, deren Viewer digitale Signaturen unterstützen, können das Feld verwenden. Empfänger, deren Betrachter dies nicht können, können drucken, unterschreiben und scannen.
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