Ein endgültiger vierteljährlicher Bericht muss an fünfzig Stakeholder im gesamten Unternehmen und an externe Partner verteilt werden. Jeder einzelne Empfänger soll das gesamte Dokument barrierefrei öffnen und lesen können. Jeder Empfänger sollte in der Lage sein, eine physische Kopie für seine persönlichen Dateien oder für handschriftliche Anmerkungen auszudrucken, wenn dies seine bevorzugte Arbeitsmethode ist. Absolut kein Empfänger sollte unter keinen Umständen in der Lage sein, ein einzelnes Zeichen des Inhalts zu ändern, eine Umsatzzahl in einer Finanzübersichtstabelle zu ändern, einen unbequemen Absatz zu löschen oder eine Kommentaranmerkung hinzuzufügen, die andere Empfänger dann so sehen würden, als wäre sie Teil des Originaldokuments.
PDF-Sicherheitsberechtigungseinstellungen ermöglichen eine unabhängige, detaillierte Kontrolle über jede Aktionskategorie, die ein Empfänger am Dokument ausführen kann. Bearbeitungsberechtigungen und Druckberechtigungen sind völlig separate Schalter, die einzeln aktiviert oder deaktiviert werden können, um genau das Zugriffsprofil zu erstellen, das den spezifischen Verteilungsanforderungen des Dokuments entspricht.
Das Sperren eines PDF-Sicherheit-Dokuments, um jede Form der Bearbeitung zu verhindern und gleichzeitig das Drucken ausdrücklich zu erlauben, erfordert die Konfiguration eines Besitzerkennworts mit einem bestimmten Berechtigungsprofil: Bearbeitung und Änderung sind vollständig deaktiviert, hochauflösendes Drucken explizit aktiviert und die Funktionen zum Kopieren und Kommentieren von Inhalten werden unabhängig voneinander gesteuert. WukongPDFs PDF-Passwort-Tools unterstützen granulare, unabhängig konfigurierbare Berechtigungseinstellungen, und die folgende Konfiguration erstellt ein Dokument, das vollständig lesbar und druckbar, aber völlig nicht änderbar ist.
Einstellen detaillierter Dokumentberechtigungen mithilfe eines Besitzerkennworts
Öffnen Sie in Adobe Acrobat Pro das Menü „Datei“, wählen Sie „Dokumenteigenschaften“ und navigieren Sie zur Registerkarte „Sicherheit“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Sicherheitsmethode“ die Option „Passwortsicherheit“, um das Dialogfeld zur Berechtigungskonfiguration zu öffnen. Aktivieren Sie im Dialogfeld „Passwortsicherheitseinstellungen“ das Kontrollkästchen „Bearbeiten und Drucken des Dokuments einschränken“, um die Berechtigungskontrollen zu aktivieren. Geben Sie in das dafür vorgesehene Feld ein sicheres, einprägsames Besitzerpasswort ein, das auch mit der Bezeichnung „Passwort für Berechtigungen ändern“ beschriftet ist. Dies ist das Passwort, das Sie als Eigentümer und Verantwortlicher des Dokuments in Zukunft verwenden werden, wenn Sie jemals die Berechtigungseinstellungen ändern, die Einschränkungen ändern oder alle Sicherheitsmaßnahmen vollständig aus dem Dokument entfernen müssen.
Unterhalb der Passwort-Eingabefelder steuert das Dropdown-Menü „Drucken erlaubt“ jede Form der physischen und virtuellen Druckausgabe. Stellen Sie die Option auf „Hohe Auflösung“ ein, um Empfängern das Drucken mit der vollen nativen Auflösung ihres Druckers zu ermöglichen und so Papierkopien in professioneller Qualität zu erstellen, die sich zum Abheften, Unterschreiben oder zur Archivierung eignen. Stellen Sie die Auflösung auf „Niedrige Auflösung“ ein, um das Drucken zu ermöglichen, jedoch nur mit einer bewusst reduzierten Qualität, normalerweise auf 150 DPI begrenzt, wodurch Text erzeugt wird, der noch lesbar ist, Bilder und feine Details jedoch sichtbar beeinträchtigt sind. Das Dropdown-Menü „Zulässige Änderungen“ steuert alle Formen der Dokumentänderung. Legen Sie die Einstellung „Keine“ fest, um das Bearbeiten, Kommentieren, Ausfüllen von Formularen, Signieren, Extrahieren von Seiten und jede andere Form der Dokumentänderung vollständig zu verhindern.
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Kopieren von Inhalten und Barrierefreiheitseinstellungen unabhängig voneinander konfigurieren
Das Kontrollkästchen mit der Bezeichnung „Kopieren von Text, Bildern und anderen Inhalten aktivieren“ steuert, ob Empfänger Text auf der Seite mit dem Textauswahltool auswählen und in die Systemzwischenablage kopieren können, um ihn in andere Anwendungen einzufügen. Diese Berechtigung funktioniert völlig unabhängig von der Bearbeitungsbeschränkung. Ein Dokument kann für jegliche Bearbeitung gesperrt werden, während das Kopieren von Text für legitime Referenzzwecke weiterhin möglich ist, beispielsweise für einen Bericht, bei dem Empfänger Passagen aus ihren eigenen Dokumenten zitieren müssen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um das gesamte Kopieren von Text und Bildern zu blockieren.
Das Kontrollkästchen „Textzugriff für Bildschirmlesegeräte für Sehbehinderte aktivieren“ steuert, ob unterstützende Technologieanwendungen auf den Textinhalt des Dokuments zugreifen können, um es Benutzern mit Sehbehinderungen vorzulesen. Diese Einstellung sollte unter nahezu allen Umständen aktiviert bleiben, um sicherzustellen, dass das Dokument den Barrierefreiheitsanforderungen entspricht und keine unnötige Barriere für Benutzer darstellt, die auf Bildschirmleseprogramme angewiesen sind. Das Deaktivieren des Textzugriffs für unterstützende Technologien bietet keine sinnvolle zusätzliche Sicherheit, da ein böswilliger Akteur technische Extraktionstools anstelle eines Bildschirmlesegeräts verwenden würde.
Testen der vollständigen Berechtigungskonfiguration vor der Verteilung
Nachdem Sie alle Sicherheitseinstellungen auf das Dokument angewendet haben, speichern Sie die Datei, schließen Sie sie vollständig, um den zwischengespeicherten Autorisierungsstatus zu löschen, und öffnen Sie sie wie ein Empfänger erneut, ohne das Eigentümerkennwort einzugeben. Stellen Sie sicher, dass jedes Bearbeitungstool in der Benutzeroberfläche ausgegraut und völlig funktionslos ist. Überprüfen Sie, ob die Druckfunktion ordnungsgemäß funktioniert, indem Sie eine Testseite an einen physischen Drucker senden. Stellen Sie sicher, dass sich das Kopieren von Inhalten gemäß Ihrer konfigurierten Einstellung verhält, entweder für die Textauswahl aktiviert oder vollständig blockiert.
Öffnen Sie die Dokumenteigenschaften und überprüfen Sie die Registerkarte „Sicherheit“. Im Bereich „Zusammenfassung der Dokumenteinschränkungen“ sollte genau das von Ihnen konfigurierte Berechtigungsprofil angezeigt werden: Drucken: Mit hoher Auflösung zulässig, Dokumentbearbeitung: Nicht zulässig sowie der entsprechende Status für das Kopieren von Inhalten und den Textzugriff für Bildschirmlesegeräte. Genau diese Zusammenfassung sieht jeder Empfänger, wenn er die Sicherheitseigenschaften des Dokuments überprüft.
| Berechtigungseinstellung | Was es steuert | Empfehlung |
|---|---|---|
| Drucken: Hohe Auflösung | Drucken in voller Qualität auf jedem Drucker | Aktivieren Sie diese Option für Dokumente, die gedruckt und aufbewahrt werden sollen |
| Drucken: Niedrige Auflösung | Ausgabe mit reduzierter Qualität, ca. 150 DPI | Verwenden Sie diese Option, wenn Empfänger auf Papier lesen, aber nicht reproduzieren müssen |
| Änderungen: Keine | Verhindert jegliche Bearbeitung, Anmerkung und Änderung | Aktivieren Sie diese Option für alle endgültigen extern verteilten Dokumente |
| Aktivieren Sie das Kopieren von Inhalten | Steuert die Textauswahl und das Kopieren in die Zwischenablage | Aktivieren Sie diese Option, es sei denn, der Inhalt muss vollständig gesperrt werden |
Mitteilung der Berechtigungskonfiguration an Empfänger
Empfänger, die mit den PDF-Sicherheitsberechtigungen nicht vertraut sind, könnten verwirrt oder frustriert sein, wenn sie feststellen, dass sie das Dokument nicht bearbeiten, kommentieren oder kommentieren können. Fügen Sie proaktiv eine kurze Erläuterung auf dem Deckblatt des Dokuments oder in den E-Mail-Text der Verteilung ein: Dieses Dokument wird als endgültige Version verteilt. Das Drucken ist für Ihre Referenz aktiviert. Die Bearbeitung wurde bewusst eingeschränkt, um die Integrität des Dokuments zu wahren und sicherzustellen, dass alle Empfänger den identischen Inhalt lesen.
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