Gescannte PDFs sind fast immer größer als nötig. Die Dateigröße ergibt sich vollständig aus den Bildern, die der Scanner erfasst, und die meisten Scanner verwenden standardmäßig Einstellungen, die viel mehr Daten erzeugen, als das Dokument tatsächlich benötigt. Ein paar Anpassungen beim Scannen – und ein anschließender Komprimierungsschritt für Dateien, die bereits zu groß sind – reduzieren die Größe drastisch, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen.
Scanauflösung an den Zweck des Dokuments anpassen
Die Auflösung (DPI) ist der größte Hebel zur Steuerung der Größe gescannter Dateien. Höhere DPI-Werte erfassen mehr Details – und erzeugen eine viel größere Datei. Bei den meisten Dokumenten erfassen Sie weitaus mehr Details, als Sie benötigen.
Praktische DPI-Richtlinien nach Zweck:
- Textdokumente zum Lesen am Bildschirm oder per E-Mail: 150 DPI sind ausreichend und halten die Dateien kompakt
- Textdokumente, die gedruckt werden können: 200 DPI erzeugt saubere Ausdrucke, ohne die Datei aufzublähen
- Dokumente mit Fotos oder detaillierten Grafiken: 200–250 DPI zum Teilen, 300 DPI, wenn Sie Druckqualität benötigen
- Archivscans von Originalen, die Sie im Detail aufbewahren möchten: 300–600 DPI, auch bei größeren Dateigrößen
Der Sprung von 300 DPI auf 150 DPI reduziert die Dateigröße um etwa 75 %, da Sie ein Viertel so viele Pixel erfassen. Bei einem Standardtextdokument ist die Ausgabe bei 150 DPI nicht von 300 DPI bei normaler Lesegröße zu unterscheiden.
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Schwarzweißmodus für Textdokumente verwenden
Beim Farbscannen werden drei Werte pro Pixel gespeichert (Rot, Grün, Blau). Grayscale speichert einen. Schwarzweiß (bitonal) speichert ein Bit – entweder Schwarz oder Weiß. Bei einem Dokument mit schwarzem Text auf weißem Papier erfasst das bitonale Scannen alles, was wichtig ist, und erzeugt eine Datei, die 10 bis 20 Mal kleiner sein kann als ein Farbscan mit derselben Auflösung.
Suchen Sie in Ihrer Scannersoftware unter „Farbmodus“ nach dieser Einstellung. oder „Bildtyp“. Die Optionen sind normalerweise Farbe, Graustufen und Schwarz & Weiß oder Monochrom. Für Verträge, Formulare, Korrespondenz, Rechnungen und die meisten Geschäftsdokumente ist Schwarzweiß die richtige Wahl. Wechseln Sie zu Graustufen, wenn das Dokument wichtige Fotos oder Schattierungen enthält.
Aktivieren Sie die PDF-Komprimierung in Ihrer Scannersoftware
Viele Scanneranwendungen verfügen in den PDF-Einstellungen über eine Komprimierungsoption, die standardmäßig deaktiviert oder auf einen niedrigen Wert eingestellt ist. Wenn Sie diese Option aktivieren oder die Komprimierungsstufe erhöhen, wird die Bildkomprimierung zeitsparend angewendet, wodurch die Dateigröße im Vergleich zum Rohscan um 50–70 % reduziert werden kann, ohne dass es zu sichtbaren Qualitätsunterschieden kommt.
Auch der Komprimierungstyp spielt eine Rolle. Bei Schwarzweiß-Scans ist die JBIG2-Komprimierung sehr effizient und speziell für bitonale Dokumentbilder konzipiert. Bei Graustufen- und Farbscans erreicht die JPEG-Komprimierung bei 70–80 % Qualität für die meisten Dokumente das beste Gleichgewicht zwischen Dateigröße und Klarheit.
Leere Seiten vor dem Speichern entfernen
Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug ziehen häufig leere Rückseiten einseitiger Seiten ein. Jede leere Seite wird weiterhin als vollständiges Bild gespeichert – normalerweise eine große weiße Fläche mit etwas Scannerrauschen – und erhöht so die Dateigröße, ohne dass Inhalte hinzugefügt werden. Ein 20-seitiges Dokument mit 10 versehentlich leeren Seiten ist 50 % größer als nötig.
Einige Scannersoftware erkennt und entfernt leere Seiten automatisch. Wenn dies bei Ihnen nicht der Fall ist, dauert eine kurze Überprüfung nach dem Scannen und Löschen leerer Seiten vor dem Speichern weniger als eine Minute und macht einen bedeutenden Unterschied in der endgültigen Dateigröße.
Bei Bedarf nachträglich komprimieren
Wenn Sie bereits übergroße gescannte PDFs haben und nicht erneut scannen können, übernimmt ein PDF-Komprimierungstool die Verkleinerung ohne spürbare Qualität. Laden Sie das gescannte PDF hoch, verarbeiten Sie es und laden Sie eine kleinere Version herunter. Bei Schwarzweiß-Textscans können Komprimierungstools die Dateigröße routinemäßig um 70–85 % reduzieren. Bei Farbscans ist eine Reduzierung um 40–60 % bei Einstellungen üblich, bei denen der Text klar lesbar bleibt.
Das Einzige, was Sie vermeiden sollten, ist das Komprimieren einer Datei, die bereits komprimiert wurde und Qualitätsprobleme aufweist. Jeder Komprimierungsdurchgang an einem JPEG-Bild führt zu einer weiteren Verschlechterung. Wenn ein gescanntes PDF bereits grob aussieht, kehren Sie zum ursprünglichen Scan zurück, anstatt ihn weiter zu komprimieren.
Ein einfaches Standard-Setup für das tägliche Scannen
Wenn Sie regelmäßig Dokumente scannen und eine einzige Einstellung wünschen, die für die meisten Situationen gut funktioniert: 200 DPI, Graustufen, mit aktivierter PDF-Komprimierung. Dadurch entstehen Dateien, die klein genug sind, um problemlos per E-Mail verschickt zu werden, klar genug, um bequem auf dem Bildschirm und beim Drucken gelesen zu werden, und gut genug für OCR, wenn Sie später durchsuchbaren Text hinzufügen müssen. Passen Sie von dort aus an bestimmte Situationen an, die eine höhere Auflösung oder Farbe erfordern.
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