並非所有 PDF 的建立方式都是一樣的，因為並非所有軟體都以相同的方式建立 PDF。從 Microsoft Word 匯出的 PDF 將文字儲存為具有清晰段落分隔符號和嵌入字體的流動內容。從 Adobe InDesign 匯出的 PDF 可能會將文字轉換為向量輪廓以實現精確的視覺控制，但會犧牲可編輯性以實現設計保真度。由基於瀏覽器的轉換工具產生的 PDF 的文件結構與桌面應用程式產生的文件不同。掃描器產生的 PDF 根本不包含文本，僅包含頁面圖像。當您在 PDF 編輯器中開啟這些文件時，編輯體驗會因最初建立該文件的軟體而有很大差異。
了解 PDF 的來源如何影響其可編輯性可以在開始編輯之前設定切合實際的期望。無論您使用哪種編輯工具，嘗試對文字已轉換為輪廓的設計 PDF 進行精確文字編輯都會失敗。提前知道這一點可以避免在嘗試十分鐘後才發現它的挫折感。您選擇的編輯工具很重要。創建 PDF 的軟體更重要。
PDF 編輯器 體驗因創建應用程式而異，而不是因編輯工具而異。與基於瀏覽器的免費工具一樣，昂貴的桌面編輯器無法編輯由 InDesign 轉換為輪廓的文字。文件的結構設定了可編輯的上限。
來自 Word 和 Office 應用程式的 PDF
Microsoft Word 匯出的 PDF 具有結構良好的文字物件、嵌入字體和清晰的段落格式，與原始文件密切相關。這些 PDF 是您將遇到的最可編輯的類型。在任何功能強大的基於瀏覽器的編輯器中，您可以單擊文字區塊，修改單詞，更改字體大小並調整樣式。可選擇、移動影像和調整影像大小。可以透過拖曳縮圖來重新排序頁面。 Word 在 PDF 匯出過程中所建立的內部結構非常簡單、符合標準且易於編輯。
Excel 和 PowerPoint 匯出是不同的情況。 Excel PDF 可能會跨頁面邊界分割寬表，並將圖表嵌入為靜態影像，無法存取底層資料進行編輯。在許多匯出配置中，PowerPoint PDF 將每張投影片儲存為整頁影像，尤其是當簡報使用自訂字體、複雜動畫或非標準投影片尺寸時。在 PowerPoint PDF 中編輯文字通常意味著編輯幻燈片圖像中的文本，這根本不是文字編輯。它需要 OCR 首先提取文本，此時您正在編輯 OCR 輸出，而不是原始幻燈片內容。
來自設計軟體的 PDF：以可編輯性為代價的美觀
Adobe InDesign、Illustrator 和类似的专业设计工具可生成针对视觉完美和印刷制作准确性进行优化的 PDF。這些應用程式可以將文字匯出為可編輯的文字對象，但它們也可以將文字轉換為輪廓，輪廓是看起來與原始字元完全相同的向量形狀，但不包含有關這些字元實際是什麼的資訊。对于 PDF 编辑器来说，轮廓文本只是曲线的集合。无需编辑字母，无需选择单词，无需更改字体。
如果您收到設計 PDF 並需要編輯文本，第一步是確定文字是即時文字還是輪廓文字。嘗試使用文字選取工具選擇一個單字。如果您可以突出顯示單個字符，則文字是即時且可編輯的。如果按一下文字選擇整個頁面或不執行任何操作，則文字可能是輪廓或頁面是圖像。設計 PDF 的PDF 格式結構還可能包括圖層、顏色配置檔案、出血標記和其他使基本編輯人員感到困惑的印刷製作元素。
掃描器和手機相機的 PDF
掃描器和相機 PDF 是包裝在 PDF 容器中的頁面影像。沒有要編輯的文字。該文件對於人類讀者來說看起來像文本，但對於計算機來說卻是照片。在進行任何編輯之前，必須執行 OCR 以將文字圖層新增至頁面影像。 OCR 後，可以選擇、搜尋和編輯文本，但底層頁面圖像保持不變。如果刪除 OCR 文字並鍵入替換文本，則原始掃描文本在編輯後仍然可見，因為圖像圖層尚未修改。
若要對掃描文件進行乾淨的編輯，請先執行 OCR 來提取文本，將 PDF 轉換為 Word 格式，在 Word 中進行編輯，然後將編輯後的文件轉換回 PDF。此工作流程将扫描图像替换为包含您所做更改的干净数字文档。 WukongPDF 的PDF 工具 支持从 OCR 到转换、编辑和最终导出的这条管道。
將編輯方法與 PDF 類型相匹配
Word 產生的 PDF 可直接在瀏覽器編輯器中編輯，效果良好。應盡可能在原始來源應用程式中編輯設計軟體 PDF，並保留 PDF 層級的編輯以進行最細微的修正。掃描的 PDF 需要 OCR 和格式轉換才能進行有意義的編輯。對每種 PDF 類型應用正確的方法可以避免與文件格式作鬥爭的挫敗感，並且比嘗試強制每個 PDF 通過相同的編輯工作流程產生更好的結果。
可以輕鬆開啟並順利編輯的文件可能是在 Word 中建立的。反擊的檔案可能是用設計軟體創建的。根本無法編輯的文件可能是掃描件。識別來源只需幾秒鐘，並告訴您要使用哪種編輯策略，然後再將時間浪費在無法運作的策略上。
當來源未知時識別 PDF 來源
當您收到的 PDF 沒有說明其建立方式時，請開啟文件屬性。應用程式和製作者欄位標識建立 PDF 的軟體。 Microsoft Word 顯示為 Word 匯出的應用程式名稱。 Adobe InDesign、Illustrator 或 Photoshop 用於設計軟體匯出。掃描器製造商名稱或通用值表示掃描的文件。建立方法記錄在文件本身。
在開始編輯之前了解來源可以防止最常見的編輯挫折：嘗試在文字已轉換為輪廓的 PDF 上進行文字編輯。嘗試選擇一個單字。如果您可以突出顯示單個字符，則文本是可編輯的。如果點擊明顯的文字會選擇整個頁面或不執行任何操作，則文字將被勾勒出輪廓或頁面是圖像。該測試需要兩秒鐘。
建立 PDF 以便將來編輯時保留可編輯性
如果您正在建立您或其他人稍後可能需要編輯的 PDF，請在匯出過程中做出選擇，以最大限度地提高未來的可編輯性。在啟用字體嵌入的情況下從 Word 匯出，而不將文字轉換為輪廓。避免列印到 PDF 工作流程，該工作流程會將內容光柵化為頁面影像。使用「另存為 PDF」或「匯出為 PDF」功能，將文字保留為文字並保持文件結構。這些選擇在創建時不需要任何成本，並且在以後需要編輯文件時可以節省大量精力。 WukongPDF 保留其處理的 PDF 的可編輯特性。