法院歸檔系統是 PDF 文件技術要求最高的使用者之一。它們需要特定的 PDF 版本、特定的頁面尺寸、特定的元資料格式和特定的安全配置。在電子郵件中完美開啟、在任何辦公室印表機上正確列印以及在每個瀏覽器中完美顯示的 PDF 仍可能被法院的電子歸檔系統拒絕。拒絕通知通常除了通用代碼或簡要聲明文件不符合備案要求之外，不提供任何有用的解釋。
確保 PDF 供法庭歸檔意味著準備該文件以滿足將提交該文件的特定法院的技術要求。要求因司法管轄區、法院層級、有時因案件類型而異。然而，基本原則在美國大多數法院系統中都是一致的，並且在其他普通法司法管轄區中也越來越普遍。本指南涵蓋了這些常見要求以及如何使用基於瀏覽器的 PDF 工具來滿足這些要求。
根據美國法院行政辦公室的說法，PDF/A 是聯邦法院歸檔的建議歸檔格式，越來越多的州法院已採用此或類似要求（美國法院，“電子歸檔要求”，2024 年）。目前的趨勢是採用標準化、可驗證的 PDF 格式，以確保文件在案件的整個生命週期（可能長達數十年）內保持可讀且不被更改。
PDF/A：大多數法院要求的檔案標準
PDF/A 是 PDF 格式的受限版本，專為長期保存而設計。它嵌入文件中使用的所有字體，禁止外部依賴項（例如連結圖像或外部引用的內容），禁用 JavaScript 和其他可執行程式碼，並要求文件完全獨立。無論作業系統、字體可用性或閱讀器軟體如何變化，PDF/A 檔案現在和將來在任何相容的閱讀器上都會以相同的方式呈現。這種可預測性就是法院採用它作為標準的原因。
在許多基於瀏覽器的 PDF 工具中，將標準 PDF 轉換為 PDF/A 是一鍵操作。轉換應該是歸檔前的最後一步，在所有內容編輯、格式調整和頁面組織完成後執行。 PDF/A 限制進一步編輯。如果您在轉換為 PDF/A 後需要更改文檔，則必須返回原始文件，進行更改，然後重新轉換。 PDF格式法庭歸檔的工作流程是：最終確定內容，然後轉換為PDF/A，然後歸檔。
頁面大小、邊距和格式規範
美國法院絕大多數要求信紙大小的頁面，即 8.5 x 11 英寸，所有邊距至少為 1 英寸。即使內容完全正確，美國法院也可能會拒絕採用 A4 紙（世界上大多數國家/地區的標準）格式的文件。在準備備案之前，請先找到特定法院公佈的備案要求。這些幾乎總是可以在法院網站上的「電子歸檔」、「律師資源」或類似標籤下找到。不同法院的要求有所不同。滿足加州聯邦地區法院要求的格式可能無法滿足紐約州高等法院的要求。
除了頁面尺寸之外，法院通常還會指定字體、行距、頁碼以及標題和簽名區塊的格式的要求。這些內容級格式化規則不是由 PDF 格式本身強制執行的。文件提交後，法院工作人員將對其進行審查。透過電子歸檔系統自動檢查的技術上有效的 PDF 仍可能因實質格式而被拒絕。 PDF Legal 準備工作必須解決技術合規性和內容格式問題。
密文：永久、可驗證且不可逆
引用敏感個人資訊（例如社會安全號碼、財務帳號、出生日期或未成年人姓名）的法庭文件必須在提交前對這些資訊進行編輯。至關重要的是，修訂必須是永久性的且不可逆轉的。在 PDF 中的文字上繪製黑色矩形不會刪除該文字。它只是用不透明的形狀覆蓋它。任何刪除矩形或提取底層文字層的人都可以讀取應該隱藏的內容。
真正的密文會從 PDF 文件結構中永久刪除標記內容，並用不透明標記替換。真正編輯後，原始文字不再存在於文件中的任何位置。透過嘗試在輸出 PDF 中搜尋密文文字來驗證密文。如果搜尋傳回任何結果，則密文失敗。 WukongPDF 的PDF 安全 工具支援真正的密文，可永久刪除內容。
預提交驗證清單
提交之前，請先驗證每項要求。開啟 PDF 並確認頁面尺寸正確。檢查文件屬性的 PDF/A 合規性和字體嵌入。搜尋任何應該被編輯的文字以確認它已經消失。驗證是否未啟用密碼保護或加密，除非法院特別要求或允許。驗證文件大小是否在法院的限制範圍內。這些檢查需要五分鐘，可以防止申請被拒絕而造成的延遲和挫折感。
申請被拒絕會延誤您的案件。正確準備和驗證的 PDF 不會因技術原因而被拒絕。與錯過提交截止日期的後果相比，在準備和驗證方面投入的時間微不足道。
處理展品和附件
法庭文件通常包括證據：附在主文件上的支持文件。每個展品必須滿足與主文件相同的技術要求。如果主檔案是 PDF/A，則附件也必須是 PDF/A。如果主文件有特定的頁面尺寸和邊距要求，則附件也必須遵守。這些要求適用於歸檔包中的每一份文件，而不僅僅是主要文件。
當組裝包含多個證據的文件時，透過相同的準備管道處理所有文件。將所有展品轉換為 PDF/A。驗證所有文件是否使用相同的頁面大小。應用一致的文件命名來標識每個文件及其與歸檔的關係。主文件和證物具有相同格式、頁面大小和命名約定的歸檔包可以專業呈現，並且更易於法庭工作人員處理。準備步驟的PDF Legal審計追蹤應涵蓋包中的每份文件。
維護備案準備工作的審計跟踪
記錄每個歸檔文件的準備步驟。 PDF/A 轉換使用的是哪個工具。哪些設定用於壓縮（如果有）。何時以及由誰進行了編輯。該記錄有兩個目的。如果申請因技術原因被拒絕，審計追蹤有助於確定問題所在以及如何修復。如果後來因程序原因對備案提出質疑，審計追蹤顯示遵循了適當的準備步驟。
審計追蹤不需要詳細說明。每個歸檔的一個簡單的文字檔案或電子表格條目，記錄準備日期、應用的步驟和驗證結果就足夠了。該值不符合格式。就是在需要的時候有記錄。