每次將 Word 文件匯出為 PDF 時，您需要記住選取「選項」對話方塊中的核取方塊以建立標記的、可存取的輸出。大多數人都會忘記。預設設定產生的 PDF 看起來不錯，但缺乏螢幕閱讀器、搜尋引擎和 AI 工具用來理解文件組織的結構標籤。更改預設值以便自動存取每個匯出，從而無需記住。
標籤、可存取的 PDF 不僅僅是為了合規性。它們是對每個人都有利的文檔結構：螢幕閱讀器用戶透過標題導航，搜尋引擎更準確地索引內容，AI 工具更可靠地提取結構化信息，並且您可以從 PDF 的標籤樹生成目錄。將Word 至 PDF 輔助功能設定為預設設定是一項一次性設定更改，可改善您產生的每個文件。
有標籤的 PDF 的含義及其重要性
標籤的 PDF 包含一個隱藏的結構層，類似於 HTML，根據其角色標記頁面上的每個元素。標題標記為 H1、H2 或 H3。段落標記為 P。清單標記為 L，每個項目標記為 LI。表格被標記為表格，其中行為 TR，單元格為標題單元格的 TD 或 TH。圖像被標記為帶有可選 Alt 文字的圖形。此標籤結構告訴輔助科技如何閱讀文件。螢幕閱讀器將標題宣佈為標題，並讓使用者在它們之間跳轉。它逐個單元格讀取帶有列標題的表格。它會跳過標記為人工製品的裝飾元素。
未加標籤的 PDF 不具有這種結構。它是頁面上各個位置的字元的平面集合。螢幕閱讀器會依照文件順序讀取所有內容，這可能不是邏輯閱讀順序。標題不作為標題公佈。表格讀取為連續文本，沒有列上下文。對於輔助科技使用者來說，這種體驗令人困惑且迷失方向。 Allyant PDF 無障礙指數發現，94.75% 的面向大眾的 PDF 不符合基本無障礙標準（Allyant，2026）。大多數失敗都可以追溯到創作應用程式中的匯出設定。
如何更改 Word 中的預設 PDF 匯出設定
Word 的 PDF 匯出設定在會話中保持不變，但會在 Word 關閉時重設。要使它們永久存在，您需要透過 Word 的選項來變更預設值。轉到“檔案”、“選項”、“儲存”。在「共用此文件時保持保真度」下，勾選「將表單資料儲存為分隔文字檔案」保留資料結構。還要設定“在文件中嵌入字體”以確保跨裝置的一致渲染。
輔助使用設定本身位於「另存為 PDF」對話方塊中。前往文件，另存為，選擇 PDF。在按一下「儲存」之前，請按一下「選項」。勾選「使用標題建立書籤」和「用於可訪問性的文件結構標籤」。這兩個複選框是關鍵設定。問題是 Word 不會記住會話之間的這些設定。您必須每次都檢查它們，否則必須使用解決方法。
解法：建立巨集或使用不同的匯出方法
如果您發現自己重複選取 PDF 匯出對話框中的相同框，請建立一個簡單的 Word 宏，使用您的首選設定匯出到 PDF。使用 Alt+F11 開啟 Visual Basic 編輯器。插入一個新模組並貼上腳本，該腳本將 PDF 匯出選項設定為包括書籤和標籤，然後呼叫匯出函數。將巨集指派給鍵盤快速鍵（例如 Ctrl+Shift+P）以便快速存取。巨集方法會永久記住您的設置，因為它們已編碼在腳本中。
對於不想建立巨集的使用者來說，有一個更簡單的解決方法：使用WukongPDF的Word-to-PDF轉換。上傳 Word 文件，轉換會自動產生帶有書籤和文檔結構的標籤、可存取的 PDF。基於瀏覽器的方法預設應用輔助功能設置，無需配置。這比訓練自己在 Word 中選中復選框更快，而且更可靠，因為不會意外跳過設定。
驗證預設值是否正常工作
設定您的首選方法後，驗證匯出的 PDF 是否確實包含標籤。在 Adobe Acrobat 中開啟 PDF。轉到“文件”、“屬性”，然後在描述中找到“帶標籤的 PDF：是”。打開左側的標籤面板即可查看標籤樹。標籤應該反映文檔的結構。如果「標籤」面板為空或僅顯示沒有結構的單一容器，則不會套用標籤設定。
運行可訪問性檢查作為最終驗證。 Acrobat 的輔助功能檢查器和WukongPDF 的PDF 輔助功能 掃描器都會評估標記的結構和標記問題。報告不應顯示未標記的內容、邏輯閱讀順序以及圖像上的替代文字。如果出現問題，通常是在來源 Word 文件中、手動格式化的標題上缺少標題樣式、沒有替代文字的圖像、沒有標題行的表格中，而不是在匯出設定中。修復來源文檔並重新匯出。
隨著時間的推移，匯出可存取的PDF匯出化合物的習慣。您創建的每個標籤的 PDF 都可以透過輔助技術訪問，可以透過搜尋引擎進行索引，並且可以透過人工智慧工具進行提取。在一個文件上啟用設定所花費的 30 秒是微不足道的。乘以職業生涯中製作的每一份文檔，依賴文檔結構的讀者的累積收益是巨大的。
對於需要證明輔助功能合規性的組織（例如受第 508 條約束的政府機構或受 ADA 約束的企業），配置 Word 標記 PDF 的預設匯出是更廣泛的輔助功能策略的一部分。但它是一個基礎部分，因為它影響每個文件。再多的匯出後修復也無法完全彌補從一開始就沒有標籤匯出的 PDF。預設設定是大多數組織可以做出的最有影響力的可訪問性改進。
檢查組織的 PDF 是否一致標記的快速方法：從組織的網站下載 10 個隨機 PDF。在 Acrobat 中開啟每個選項並檢查「標籤」面板。如果標記了 8 個或更多，則該組織具有良好的可訪問性實踐。如果標記的人數少於一半，則不會配置預設導出設定。這個 10 個文件的抽查需要 15 分鐘，並提供了一個可靠的指標，表明可訪問性是否內建在文件工作流程中或隨後附加。
一致標記的 PDF 的一個經常被忽略的好處是：它們更容易重新調整用途。帶有標籤的 PDF 可以匯出為 Word、HTML 或純文本，且其結構完好無損，因為標籤告訴轉換引擎哪些文本是標題、哪些文本是正文、哪些是列表。匯出到 Word 的未標記 PDF 會產生一堵沒有結構的平面文字牆。將來每次將文件轉換為另一種格式時，您在匯出時啟用的標記都會帶來好處。