Excel 的凍結窗格和分割視窗功能對於在螢幕上瀏覽大型電子表格至關重要。凍結窗格將特定的行或列鎖定在適當的位置，以便在您捲動數百或數千行資料時標題保持可見。分割視窗將工作表分為可獨立捲動的窗格，讓您可以同時查看相同工作表的不同部分。這些功能使電子表格可以在資料輸入和分析過程中使用，但在匯出為 PDF 時會帶來特殊的挑戰。在螢幕導航期間提供上下文的凍結標題必須轉換為列印在每個 PDF 頁面上的重複標題行。如果匯出設定配置不正確，則在第一頁之後標題上下文就會遺失，PDF 的讀者必須翻回第一頁才能記住每列代表的內容。
凍結窗格和分割視窗與列印標題有何不同
令許多 Excel 使用者困惑的一個關鍵區別是，凍結窗格和分割視窗是螢幕導航功能，而不是列印佈局功能。凍結電子表格的頂行使其在向下捲動時可見，但不會自動將該行配置為在每個列印頁面上重複。控制列印頁面上重複行和列的設定稱為列印標題，它在列印標題下的頁面佈局標籤中單獨配置。電子表格可以將頂行凍結在螢幕上，但沒有配置列印標題，在這種情況下，PDF 匯出僅在第一頁上顯示標題，後續頁面僅顯示沒有列標籤的資料行。
若要配置列印標題，請前往頁面版面配置、列印標題。在「頁面設定」對話方塊的「工作表」標籤上，您將找到兩個欄位：頂部重複的行和左側重複的列。按一下頂部要重複的行旁邊的選擇器按鈕，然後按一下電子表格中包含列標題的行。通常，這是第 1 行，或者如果您有包含標題、副標題和列標籤的多行標題，則為第 1 行到第 3 行。按一下“確定”。所選行現在將顯示在每個列印頁面和每個 PDF 頁面的頂部。 WukongPDF 的Excel 到 PDF 轉換遵循列印標題配置，因此在 Excel 中正確設定可確保標題保留在匯出的 PDF 中。
配置列印區域以控制每頁上顯示的內容
配置列印標題後，下一步是定義列印區域。列印區域決定 PDF 匯出中包含哪些儲存格。如果未設定列印區域，Excel 會匯出包含資料的所有儲存格，其中可能包括遠遠超出預期內容區域的空白行或空白列。設定精確的列印區域可確保 PDF 僅包含您想要共享的數據，沒有多餘的空白區域或用於臨時計算的雜散單元格。
選擇要包含的儲存格範圍，前往「頁面佈局」、「列印區域」、「設定列印區域」。對於具有多個不同部分的電子表格，您可以使用分頁符號為不同頁面設定不同的列印區域。在分頁符號預覽中，拖曳藍色分頁符號線以控制每個頁面的結束位置。有策略地放置分頁符，以便邏輯相關的行在同一頁上保持在一起，並且每個頁面都以列印標題提供的一組完整的標題行開始。標題上下文的列印標題和邏輯分組的分頁符號的組合生成的 PDF 與螢幕上的原始電子表格一樣可讀。
縮放選項以適合 PDF 頁面上的寬電子表格
包含許多列的電子表格對 PDF 匯出提出了特殊的挑戰，因為 8.5 吋的標準頁面寬度通常不足以以可讀大小顯示所有欄位。 Excel 在「頁面版面配置」標籤中的「縮放以適合」下提供了多個縮放選項。寬度設定控制輸出的頁寬。將「寬度」設為 1 頁會強制所有列達到單頁寬度，但可能會將文字縮小到不可讀的大小。將寬度設定為自動允許電子表格水平跨越多個頁面，這保留了可讀性，但需要讀者將跨頁的列拼湊在一起。
下表總結了縮放選項以及何時使用每個選項。
| 縮放設定 | 對 PDF 輸出的影響 | 最適合 |
|---|---|---|
| 一頁適合尺寸表 | 縮小整張紙以適合單頁；可能會使文字變得很小 | 行數和列數很少的快速參考表 |
| 將所有列放在一頁上 | 將寬度縮放至一頁；高度可能跨越多個頁面 | 寬電子表格，將所有列放在一起很重要 |
| 將所有行放在一頁上 | 將高度縮放到一頁；寬度可能跨越多個頁面 | 高而窄的電子表格，例如交易列表 |
| 無縮放 (100%) | 按實際尺寸列印；可以在兩個方向上跨越多個頁面 | 必須以全尺寸可讀的數據 |
| 自訂百分比 | 使用者自訂比例；平衡可讀性和頁數 | 當任何預設選項都無法產生可接受的結果時 |
驗證匯出的 PDF 中的標題上下文
匯出後，打開 PDF 並滾動瀏覽每一頁。驗證標題行是否出現在每頁的頂部。檢查標題下的列對齊方式在頁面之間是否一致。驗證配置為列印標題的凍結窗格是否已正確重複。請特別注意分頁符號後的頁面：手動分頁符號後的第一行仍應顯示列印標題標題。如果任何頁面缺少標題，請傳回 Excel，確認列印標題配置，然後重新匯出。您在 Excel 中設定的PDF 列印設定決定匯出的 PDF 是否是讀者無需查閱原始電子表格即可理解的獨立文件。
從帶有凍結窗格的互動式電子表格到帶有重複標題的靜態 PDF 的轉換是一個需要精心配置的轉換。 Excel 提供了以下工具：列印標題、列印區域和縮放選項。正確使用它們是保留原始電子表格可用性的 PDF 與失去使資料有意義的結構上下文的 PDF 之間的區別。配置只需幾分鐘，每個閱讀 PDF 的人都能受益。
常見列印標題和縮放問題故障排除
即使配置正確，某些電子表格佈局也會在 PDF 輸出中產生意外結果。如果配置為列印標題的標題行出現在某些頁面上，但沒有出現在其他頁面上，請檢查標題正下方的行是否包含跨分頁符號的合併儲存格。合併的儲存格可能會導致 Excel 跳過受影響頁面上的列印標題。取消合併儲存格或調整分頁符號以避免分割合併的範圍。如果縮放選項產生的文字太小而無法閱讀，請嘗試將“寬度”設為“自動”，並允許電子表格水平跨越多個頁面，而不是將所有列以不可讀的比例強制顯示在單一頁面上。
對於具有多個工作表的工作簿，請記住，列印標題和列印區域是按工作表配置的，而不是按工作簿配置的。將包含在 PDF 匯出中的每張工作表都必須定義其自己的列印標題行和列印區域。匯出之前切換每張工作表並驗證每張工作表上的設定。使用預設設定的隱藏工作表可能會在匯出的 PDF 中產生空白頁面或內容未對齊的頁面。在完成匯出之前查看每個頁面的縮圖。
電子表格的列印標題和縮放配置只需設定一次，即可儲存為 Excel 範本的一部分以供將來使用。如果您定期將類似的報告匯出為 PDF，請建立預先配置了列印標題、列印區域和縮放選項的範本。從範本建立的每個新報告都會繼承正確的 PDF 匯出設置，從而無需每次都重新配置它們。建立範本的前期投資可以在每個報告週期中獲得一致、格式正確的 PDF 輸出。