Excel 網格線（螢幕上分隔儲存格的淡灰色線）預設不會列印。將 Excel 工作表匯出為 PDF 時，會列印數據，但不會列印網格。沒有網格線的電子表格更難閱讀，因為缺少將一個單元格與下一個單元格分開的視覺結構。數字漂浮在空白區域，沒有定義其關係的邊界。
網格線是看起來像表格的電子表格和看起來像分散數字的電子表格之間的區別。
將帶有網格線的Excel 列印為PDF 檔案需要在匯出之前更改Excel 中的設定。 WukongPDF 的PDF 列印 轉換工具處理匯出步驟，下面的配置可確保網格線、行和列標題以及頁面佈局都能正確地從電子表格傳輸到 PDF。
控制網格線列印的設定
在 Excel 中，網格線是一種顯示功能，而不是格式設定功能。它們出現在螢幕上以幫助您瀏覽電子表格，但它們不是單元格格式的一部分，並且預設不會列印。若要列印它們，請開啟“頁面佈局”選項卡，然後選取“工作表選項”群組中“網格線”下的“列印”方塊。此設定告訴 Excel 在列印輸出以及從列印輸出建立的任何 PDF 中包含螢幕網格線。
列印網格線設定適用於整個工作表。您無法選擇性地列印某些單元格的網格線，而不列印其他單元格的網格線。如果您需要選擇性邊框，請使用儲存格邊框格式而不是依賴網格線。單元格邊框是單元格格式的一部分，無論網格線設定如何，都會列印。對於僅某些部分需要可見單元格邊界的電子表格，請將邊界套用至這些單元格並保留列印網格線處於未選取狀態。
設定列印區域以避免多餘頁面
在列印或匯出為 PDF 時，看起來適合螢幕上一頁的 Excel 電子表格可能會溢出到多個頁面，因為列印區域會延伸到包含任何資料、格式甚至只是雜散空間的最後一個儲存格。匯出前明確設定列印區域。選擇應出現在 PDF 中的儲存格範圍，請前往頁面佈局，然後按一下列印區域，然後按一下設定列印區域。
設定列印區域後，使用「列印預覽」檢查所選內容跨越了多少頁。您希望在一頁上顯示的電子表格可能會分散在四頁上，因為列很寬且字體很大。在頁面佈局中，調整寬度和高度縮放設定以使列印區域適合所需的頁數。將寬度設為 1 頁會強制所有欄位都在一頁寬度上。將高度設為 1 頁會強制所有行達到一頁高度。
包括行和列標題
行號和列字母（頂部的 A、B、C 和左側的 1、2、3）可協助讀者引用 PDF 中的特定儲存格。若要包含它們，請勾選「頁面版面配置」標籤上「工作表選項」群組中「標題」下的「列印」方塊。此設定獨立於網格線設定。
行標題和列標題對於協作審查的電子表格非常有用，有人可能會說檢查單元格 D47，而 PDF 閱讀器需要快速找到 D47。它們會分散用作完成報告或簡報資料的電子表格的注意力。根據 PDF 的使用方式進行選擇。參考文件受益於標題。沒有它們，精美的交付成果看起來會更乾淨。
| 列印設定 | Excel 中的位置 | 對 PDF 的影響 |
|---|---|---|
| 列印網格線 | 頁面佈局>工作表選項>網格線>列印 | 為所有細胞添加微弱的細胞邊界線 |
| 列印標題 | Page Layout > Sheet Options > Headings >列印 | 新增行號和列字母 |
| 設定列印區域 | 頁面佈局>列印區域>設定列印區域 | 定義哪些儲存格出現在輸出中 |
| 縮放以適應 | 頁面佈局>縮放以適合>寬度/高度 | 縮放內容以適合指定的頁數 |
| 頁面方向 | 頁面佈局>方向>肖像/風景 | 在垂直和水平佈局之間切換 |
處理分頁符號和縮放
Excel 的自動分頁符號通常會從重要資料行的中間切開。將摘要行與其詳細資料行分開的分頁符號會使兩個頁面更難以理解。在分頁符號預覽視圖中手動調整分頁符號。將藍色分頁符號拖曳至邏輯資料組之間的位置。手動分頁可確保每個 PDF 頁面都包含完整、連貫的資料集。
縮放會犧牲頁數的可讀性。縮放寬電子表格以適合一頁寬度可能會將文字縮小到 6 磅，這在列印時無法閱讀。如果需要縮放到 70% 以下才能適應內容，請考慮先切換到橫向，這會提供更多寬度，或將內容分割到具有重複標題行的多個頁面上。可讀性應該決定頁面佈局，而不是任意的一頁目標。
處理 PDF 輸出中的合併儲存格和條件格式
Excel 中跨多列或多行的合併儲存格可能會破壞 PDF 頁面佈局。電子表格中跨越 A 列到 F 列的合併標題儲存格在第一頁列印 A 列到 D 列，在第二頁列印 E 列到 F 列，導致標題在頁面之間笨拙地分割。匯出前取消合併標題儲存格，或將標題放置在單獨的標題行中，使用「列印標題」設定在每個頁面上列印。
如果列印設定包含顏色輸出，則條件格式、色標、資料列、圖示集都會在 PDF 中呈現。在列印預覽模式下檢查 PDF，以確認條件格式顏色列印正確並提供足夠的對比度以提高可讀性。在螢幕上看起來清晰的綠色-黃-紅色階可能在單色印表機上列印為難以區分的灰色陰影。對於要列印的 PDF，請在提交完整電子表格匯出之前在目標印表機上測試彩色頁。
為多頁電子表格新增列印標題
對於跨多個頁面的電子表格，在每頁上重複標題行可確保讀者知道哪一列是哪一列。在「頁面版面配置」標籤中，按一下「列印標題」。在對話方塊的「工作表」標籤中，將「行在頂部重複」設定為包含列標題的行。這些行會列印在 PDF 每頁的頂部。
列印標題是多頁電子表格 PDF 中最重要的設定。沒有重複標題的 10 頁電子表格是不可讀的，因為讀者必須翻回第 1 頁才能記住 F 列包含什麼內容。具有重複標題的相同電子表格在每個頁面上都是自記錄的。只需幾秒鐘配置列印標題，就可以區分出可用的 PDF 和令人沮喪的 PDF。