Word 文件使用一組特定的字體來呈現其外觀。當該文件在不嵌入這些字體的情況下轉換為 PDF 時，PDF 將依賴安裝了相同字體的接收者。如果不這樣做，PDF 檢視器會替換不同的字體，從而更改文字的外觀、換行符以及可能的頁數。將 Word 轉換為嵌入所有字體的 PDF 使文件變得獨立。正確顯示文件所需的每個字元形狀都會在 PDF 文件內移動。具有完整字體嵌入的Word 到 PDF 匯出是在各處看起來都相同的 PDF 與在每台電腦上看起來都不同的 PDF 之間的區別。
PDF 匯出中字體嵌入的工作原理
當 Word 將文件匯出為啟用字體嵌入的 PDF 時，它會將字體程式檔案複製到 PDF 中。文件中使用的每種字體都作為嵌入字體流包含在 PDF 文件結構中。 PDF 檢視器會讀取這些嵌入的字體來呈現文字。檢視器不需要尋找系統上安裝的字體，因為這些字體已經存在於文件中。
字體嵌入可以是完整的或子集的。完全嵌入包括整個字體、每種樣式的每個字元。完全嵌入的字體將完整的字體檔案新增到 PDF 中。子集嵌入僅包含文件中實際使用的字元。如果文件僅包含 Arial 格式的字母 A 到 Z，則子集僅包含這 26 個字元。子集嵌入會產生較小的 PDF 文件，但如果稍後編輯 PDF 以添加原始子集中不存在的字符，則可能會導致問題。 PDF 字體 嵌入選擇會影響檔案大小和未來的可編輯性。
配置 Word 以實現完整字體嵌入
開啟Word文檔。轉到“檔案”，然後轉到“選項”。在「儲存」部分中，尋找「共用此文件時保持保真度」設定。選取標記為在檔案中嵌入字體的方塊。出現兩個子選項。取消選取「僅嵌入文件中使用的字元」以嵌入完整字體，而不僅僅是子集。選取嵌入常用系統字體，即使它們可能在系統上可用。這可以確保甚至嵌入 Arial 和 Times New Roman 等字體，這對於 Windows 和 Mac 之間的跨平台相容性非常重要。
配置完這些設定後，先儲存Word文件。然後使用「文件」、「匯出」、「建立 PDF」匯出為 PDF。 PDF 匯出使用「儲存」選項中的字體嵌入設定。透過開啟產生的 PDF 並檢查字體清單來驗證嵌入。在 Adobe Acrobat 中，前往「檔案」、「文件屬性」、「字型」。每個字體都應顯示為嵌入或嵌入子集。顯示為「未嵌入」的字體未包含在匯出中。返回 Word 並確認嵌入設定。透過基於瀏覽器的平台處理文件時，WukongPDF 支援透過字體嵌入進行Word 到 PDF 轉換。
處理字體授權限制
並非所有字體都可以合法嵌入 PDF 中。字體供應商在字體檔案本身中設定嵌入權限。具有Installable embedding權限的字體可以完全嵌入。具有可編輯嵌入權限的字體可以作為子集嵌入。根本無法嵌入具有列印和預覽嵌入權限的字體。 Word 尊重這些權限。如果文件中的字體具有受限的嵌入權限，則無論您的設定如何，Word 都不會嵌入它。
若要檢查是否可以嵌入字體，請在 Windows 上開啟字體檔案屬性。右鍵單擊字體文件，選擇“屬性”，然後查看“詳細資料”選項卡。字體嵌入性欄位顯示權限等級。如果無法嵌入關鍵字體，您有兩個選項。從字體供應商購買具有更廣泛嵌入權限的字體版本。或將文件中的字體替換為允許嵌入的類似字體。 PDF Export視覺結果可能與替換字體略有不同，但文件將是獨立的。
驗證跨平台的字體嵌入
在 Windows 上建立的嵌入字型的 PDF 在 Mac、Linux、iOS 和 Android 上的顯示應相同。透過在至少一台與建立 PDF 的平台不同的裝置上開啟 PDF 來測試這一點。檢查所有文字是否正確顯示，沒有字體替換。檢查特殊字元、符號和非拉丁腳本是否正確呈現。
請特別注意跨平台共享名稱但設計略有不同的字體。 Windows 上的 Arial 和 Mac 上的 Arial 相似但不完全相同。如果 PDF 依賴系統 Arial 而不是嵌入的 Arial，則文字外觀會發生微妙的變化。完整的字體嵌入消除了這種歧義。嵌入字體是最終版本。
匯出後丟失字符疑難排解
如果 PDF 在應出現特定符號的地方顯示空白方塊或不正確的字符，則嵌入的字體子集不包含這些字符。這是子集嵌入最常見的失敗模式。原始文件使用的符號未包含在子集中，可能是在配置初始 PDF 匯出設定後在後續編輯中新增的字元。
使用完整字體嵌入而不是子集嵌入重新匯出 PDF。完全嵌入的較大檔案大小是保證正確渲染所付出的很小代價。如果檔案大小是一個問題，請在分發之前識別遺失的特定字元並確認它們存在於嵌入子集中。
在 Word 到 PDF 轉換中嵌入所有字體是一項一次性配置更改，可永久改進您建立的每個 PDF。這些文件會稍大一些，但它們會在任何地方、每台裝置上、為每個收件者正確顯示。
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