為什麼將多個掃描頁面合併為一個 PDF
在每頁產生一個文件的掃描器上掃描多頁文件時，您會得到一組單獨的文件，而不是一個完整的文件。一份十頁的合約變成十個單獨的 PDF。五頁的申請表變成五個文件。一疊收據變成一個包含各個掃描件的資料夾。將這些單獨的掃描頁面合併為一個合併 PDF文件可將文件還原為一個統一文件的原始形式。
將掃描的頁面合併到一個 PDF 中可將文件還原為單一統一文件的原始形式。
合併後的 PDF 保留原始掃描質量，無需額外壓縮或質量損失。
多頁文件中的掃描的 PDF頁面需要以正確的順序排列。合約的首頁應為合併 PDF 的第 1 頁。簽名頁應該是最後一頁。以正確的順序組合頁面可以產生從頭到尾自然閱讀的文檔。
透過組合掃描產生的PDF頁面呈現文件最初存在的樣子。讀者捲動合併的 PDF 時會依序看到文件頁面，就像他們拿著原始紙本文件一樣。合併後的 PDF 可以作為單一文件進行共用、列印、存檔或進一步處理。
將掃描頁面合併為一個 PDF 也使文件更易於共享。向某人發送十個單獨的文件並要求他們按順序閱讀是一種造成混亂的請求。
向他們發送一份所有頁面按順序排列的 PDF 是正常的文檔交換。收件人打開一個文件，滾動瀏覽頁面，並獲得完整的文檔。
如何使用 Windows 和 Mac 上的內建工具合併掃描頁面
在 Windows 上，「列印到 PDF」功能可以將多個掃描頁面合併為一個 PDF，無需額外的軟體。在檔案總管中選擇所有掃描的頁面文件，按一下滑鼠右鍵，然後選擇「列印」。在列印對話方塊中，選擇 Microsoft Print to PDF 作為印表機。選擇用於組合掃描的佈局，該佈局應為整頁照片，以便以整頁尺寸列印每個掃描。按一下“列印”，選擇儲存位置和檔案名，所選掃描件將合併為單一 PDF。
在 Mac 上，預覽可以透過拖放組合掃描的頁面。在「預覽」中開啟第一個掃描頁面，並從「檢視」功能表中顯示「縮圖」側邊欄。將其他掃描的頁面檔案從 Finder 拖曳到縮圖側欄中您希望它們出現的位置。透過向上或向下拖曳縮圖，以正確的頁面順序排列縮圖。儲存文檔，所有掃描的頁面將合併為一個 PDF。
两种方法都会生成 PDF，其中每个扫描页面都是整页图像。保留原始掃描品質。合并的 PDF 的文件大小大约是各个扫描页面的文件大小之和。组合过程中不会发生额外的压缩或质量损失。
對於方向不一致的掃描頁面，請在合併之前或之後旋轉各個頁面。橫向顯示的掃描頁面可以在 Mac 上的「預覽」或 Windows 上的 PDF 編輯器中旋轉。在共用合併文件之前將所有頁面設定為相同方向可以使收件人在閱讀時避免旋轉頁面的麻煩。
使用專用 PDF 工具更好地控制掃描頁面組合
PDFsam Basic 是一款適用於 Windows 和 Mac 的免費開源工具，提供用於合併 PDF 的專用合併功能。開啟 PDFsam，選擇合併模組，然後將掃描的頁面檔案拖曳到合併清單中。透過向上或向下拖曳行，以正確的頁面順序排列文件。按一下「執行」以產生合併的 PDF。
Adobe Acrobat，無論是免費的 Reader 版或是付費的 Pro 版，都可以透過合併文件工具合併文件。新增掃描的頁面文件，排列頁面順序，然後按一下「合併」。 Acrobat 會產生一個 PDF，其中所有頁面均依指定順序排列。專業版提供了檔案大小優化和頁面大小標準化的附加選項。
WukongPDF 的基於瀏覽器的合併工具可透過任何瀏覽器合併 PDF。依所需順序上傳掃描的頁面文件，根據需要透過拖放重新排列頁面，然後下載合併結果。基於瀏覽器的方法適用於任何作業系統，無需安裝軟體，並保留原始掃描品質。
對於具有不同文件格式的掃描頁面（例如某些頁面為 PDF，某些頁面為 JPEG），大多數合併工具都接受混合輸入格式。該工具將所有輸入檔案轉換為 PDF 頁面並將它們組合成一個文件。當某些頁面被掃描為 PDF 而其他頁面被拍攝為 JPEG 影像時，這種混合格式處理非常有用。
整理合併前後的掃描頁面
合併之前，使用數字前綴命名各個掃描頁面檔案以控制合併順序。按字母順序排序時，名為 01-Page.pdf、02-Page.pdf 等的檔案會以正確的順序顯示。大多數合併工具按字母順序處理文件，因此無論原始文件名稱如何，數字前綴都可確保正確的排序。
合併後，根據單一掃描頁面的數量驗證合併後的 PDF 的頁數。計數應該匹配。不符表示某個文件未包含在合併中、某個文件包含了兩次，或合併工具新增或刪除了頁面。
以縮圖大小從頭到尾滾動瀏覽合併的 PDF。檢查每一頁是否都存在、方向正確且順序正確。這種視覺掃描可以發現在查看單一檔案時很容易錯過的順序錯誤和方向問題。
使用標識文件的描述性名稱重新命名合併的 PDF。名為 Scanned-Contract-Acme-2026.pdf 的合併 PDF 會告訴您該文件是什麼、涉及誰以及建立時間。名為「Combined-Scans.pdf」的合併 PDF 不會告訴您任何有用的資訊。創建時的良好命名可以節省稍後打開文件以識別其內容的工作。
最佳化組合掃描 PDF 以進行共享和儲存
掃描的 PDF 可能很大，因為每一頁都是完整圖像。 300 DPI 下的十頁掃描文件可能有 20 到 50 兆字節，對於電子郵件附件來說太大了。
合併頁面後，壓縮合併的 PDF 以減少檔案大小。大多數 PDF 壓縮工具可以將掃描的 PDF 縮小至原始大小的 20% 到 30%，並具有可接受的螢幕檢視品質。
對合併的 PDF 運行 OCR 以使其可搜尋。從掃描頁面影像建立的組合 PDF 不可搜索，因為文字僅以影像中的像素形式存在。運行 OCR 會在每個頁面圖像後面添加一個不可見的可搜尋文字層。 OCR 後，您可以在文件中搜尋單字並從中複製文字。
將合併的 PDF 儲存到稍後可以找到的位置。 「文件」資料夾、專用的「掃描」資料夾或同步到所有裝置的雲端儲存資料夾都是不錯的選擇。具體位置比始終將組合掃描保存到相同位置的一致性更重要，這樣您就知道在需要文件時應該在哪裡查找。
各個掃描頁面的文件格式會影響合併過程。掃描為 PDF 的頁面最容易合併，因為合併工具直接將它們處理為 PDF 頁面。掃描為 JPEG 或 PNG 的頁面需要在合併過程中轉換為 PDF 頁面，這會增加一個轉換步驟。大多數合併工具都能透明地處理影像到 PDF 的轉換，但輸出檔案大小可能會較大，因為影像檔案的壓縮效率低於 PDF 本機頁面影像。
對於具有不同顏色模式（有些是彩色、有些是黑白）的掃描頁面，合併後的 PDF 會保留每個頁面的原始顏色資訊。彩色頁面保持彩色。黑白頁面保持單色。這種混合外觀對於大多數用途來說是可以接受的。為了獲得統一的外觀，請在合併之前將所有頁面轉換為一致的色彩模式。
合併的 PDF 檔案大小大約是各個掃描檔案大小的總和。如果每個掃描頁面為 2 兆位元組，並且合併 10 個頁面，則合併後的 PDF 大約為 20 兆位元組。如果檔案大小對於電子郵件或儲存而言太大，請在合併後壓縮合併的 PDF。對於掃描的 PDF，壓縮通常可以將檔案大小減少 50% 到 70%。
對於將提交給政府機構、法院或其他官方機構的掃描文件，請在合併之前檢查提交要求。有些機構需要單獨的頁面文件。其他人則需要單一合併的 PDF。有些需要特定的文件命名約定。在處理之前檢查要求可以避免拒絕提交。
如果掃描的頁面具有不同的文件類型，例如一些 PDF 和一些 JPEG，請在合併之前對它們進行標準化，以獲得最一致的結果。首先將所有非 PDF 檔案轉換為 PDF，然後合併所有 PDF 頁面。大多數合併工具都處理混合格式，但標準化消除了潛在的格式相容性問題。
當合併的掃描 PDF 需要長期存檔時，如果您的合併工具支持，請將其儲存為 PDF/A 格式。 PDF/A 是檔案 PDF 標準，可確保文件在數十年後仍可讀。它強制執行嵌入字體和獨立於設備的顏色等要求，以提高長期保存性。