為什麼在 Windows 上簽署 PDF 而不列印
傳統的簽名工作流程浪費時間和資源。有人透過電子郵件向您發送 PDF。
您下載它，將其列印在紙上，用筆在列印的頁面上簽名，將簽署的頁面掃描回數位文件，然後透過電子郵件發回。此過程會消耗紙張、墨水、印表機維護費用，對於本應需要 30 秒的任務，您至少要花費 10 分鐘的時間。直接在 Windows 電腦上簽署 PDF 消除了每個實體步驟。
直接放置在 PDF 上的數位簽章無需列印、簽署和掃描文件。
對於大多數文件類型，大多數司法管轄區的法律都規定了電子簽名的法律有效性。
Windows 上的Sign PDF 作業會將您的簽章直接加入數位文件上。簽署的 PDF 看起來比掃描的列印輸出更乾淨，因為沒有掃描器偽影、沒有不均勻的照明，也沒有紙張紋理。簽名完全按照您指定的大小放置在您放置的位置。結果就是一份看起來很專業的簽名文件。
Windows 上的數位簽章功能範圍廣泛，從簡單的視覺簽章（將您的簽章影像放在頁面上）到可加密驗證的數位簽章（用於驗證您的身分並偵測文件的任何後續修改）。
對於大多數個人和商業文檔，視覺簽名就足夠了。對於需要加密驗證的受監管文檔，Windows 透過各種應用程式支援基於憑證的數位簽章。
Windows 上的PDF 工具 提供多種簽章路徑，從內建作業系統功能到專用 PDF 應用程式。了解哪些路徑可用以及哪些最適合您的需求，可以消除列印和掃描的反射。
在 Windows 上建立數位簽章映像
在對 PDF 進行數位簽名之前，您需要一個乾淨的簽名圖像。最好的方法產生的簽名看起來就像您用筆在文件上簽名一樣。使用深色墨水筆在一張乾淨的白色紙上簽下您的名字。簽名應該比您需要的還要大，因為減少大簽名會比放大小簽名產生更清晰的結果。
掃描或拍攝簽名紙。平板掃描器可產生最佳結果，因為它可以在不失真且光線均勻的情況下捕捉簽名。如果頁面平坦且光線充足，手機相機就可以運作。在影像編輯器（甚至是 Windows 隨附的基本照片應用程式）中開啟掃描的影像，然後將影像緊密地裁剪在簽名周圍。
如果您的圖像編輯器支援透明度，則將簽名圖像儲存為具有透明背景的 PNG 檔案。透明背景意味著簽名融入文件中，周圍沒有可見的白色矩形。如果您的編輯器不支援透明度，請另存為具有白色背景的 PNG。對於大多數文件來說，簽名周圍的白色矩形是可以接受的。
將簽章影像儲存在 Windows 電腦上的安全位置，例如文件資料夾或加密資料夾。該圖像可用於以您的名義簽署任何文檔，因此請相應地保護它。考慮為不同的簽名上下文建立多種簽名樣式、完整簽名和縮寫。
Windows 在某些應用程式中包含內建的簽章建立工具。如果您有觸控螢幕或手寫筆，您可以直接在螢幕上繪製簽名。繪製簽名的品質取決於您的輸入裝置。手寫筆比手指產生更好的結果。滑鼠產生的結果最不自然。
在 Windows 上使用 Microsoft Edge 簽署 PDF
Microsoft Edge 是 Windows 上的預設瀏覽器，透過其註解工具包含基本的 PDF 簽章。右鍵單擊文件並選擇使用 Microsoft Edge 打開，在 Edge 中打開 PDF。 PDF 顯示在瀏覽器視窗中，頂部有一個工具列。
點擊工具列中的“繪圖”按鈕以啟動繪圖工具。選擇與您想要的簽名墨水顏色相符的筆顏色和粗細。中等厚度的黑色或深藍色可產生最自然的標誌性外觀。使用滑鼠、觸控螢幕或手寫筆在文件上繪製簽名。
邊緣繪圖工具將您的簽名作為註釋放置在 PDF 頁面的頂部。簽名是可見的，但不作為標準簽名元素嵌入。此方法適用於快速、非正式的簽名。收件人會在文件上看到您的簽名。限制在於簽名是手繪註釋而不是放置的簽名圖像。
繪製簽名後，儲存 PDF。 Edge 保存附註釋的 PDF 以及包含的繪圖。開啟已儲存的檔案以驗證簽名是否已正確顯示。簽署的 PDF 可以像任何其他 PDF 文件一樣透過電子郵件發送、上傳或共享。收件人可以在任何 PDF 閱讀器中開啟並查看它。
使用免費的第三方工具在 Windows 上獲得更好的 PDF 簽名
免費版本 Adobe Acrobat Reader 支援透過其填寫和簽名工具為 PDF 新增簽名。在 Acrobat Reader 中開啟 PDF，點擊工具面板中的“填寫並簽名”，然後選擇“簽名”。您可以用草書字體鍵入您的名字，使用滑鼠或觸控螢幕繪製簽名，或上傳您先前建立的簽名圖像。
Acrobat Reader 會儲存您的簽名以供日後使用。將簽名新增至工具後，只需點擊兩次即可將其套用到任何 PDF。簽名出現在您指定的尺寸和位置。您還可以在簽名旁邊添加文本，例如您的印刷體姓名、日期和職位。
PDF-XChange Editor 提供具有簽名功能的免費版本。開啟 PDF，選擇圖章工具，然後選擇從簽名影像檔案建立圖章。就像簽名工具一樣，印章可以放置在任何 PDF 頁面上。 PDF-XChange Editor 也支援在同一文件上放置多個簽章。
WukongPDF 的基於瀏覽器的簽章工具可透過任何瀏覽器在 Windows 上運作。上傳 PDF，建立或上傳您的簽名，將其放在文件上，然後下載簽署的 PDF。基於瀏覽器的方法無需安裝或更新 PDF 軟體。該工具在記憶體中處理文檔，不會將您的簽名或文檔儲存在外部伺服器上。
對於經常性的簽名需求，選擇一種簽名方法並對其進行標準化。建立一次簽名並一致使用它會在所有簽名文件中產生統一的結果。在不同的簽名工具和簽名圖像之間切換會產生收件者可能會注意到的不一致的外觀。
確保您的數位簽名在簽署的 PDF 上看起來很專業
將簽名精確地放置在簽名線上。大多數簽名工具都允許您拖曳簽名來定位它，並拖曳角落來調整它的大小。花點時間正確對齊簽名。尷尬地漂浮在簽名線上方或下方的簽名看起來不專業。
簽名的大小與文件文字成比例。兩倍於周圍文字大小的簽名看起來很誇張。一半大小的簽名看起來很膽怯。對於大多數文件來說，簽名大約是文檔文字高度的兩到三倍，自然是成比例的。
在簽名下方新增您的正楷姓名、職位和日期。此識別資訊消除了有關誰簽名和何時簽名的任何歧義。大多數 PDF 簽名工具都支援在簽名旁邊添加文字。新增此資訊會將簽名影像變成完整的簽名區塊。
簽名後，以 100% 縮放檢視文件。檢查簽名的位置是否正確、大小是否合適，並附有必要的識別資訊。檢查包含簽名的每一頁。最終審查會在發送文件之前發現定位錯誤。
數位簽章的環境效益值得注意。每個經過數位簽署的文件都消除了列印和掃描所消耗的紙張、墨水和能源。對於每年處理數百份簽名文件的組織來說，累積的環境節約意義重大。
如果您的工作流程需要簽署其他人已經簽署的 PDF，請檢查現有簽名是否為經過認證的數位簽名，可以鎖定文件以防止變更。將您的簽名新增至經過認證的文件中可能會使先前的簽名失效。對於多重簽名工作流程，請確保文件允許其他簽名，然後再新增您的簽名。
數位簽章的法律有效性取決於司法管轄區和文件類型。在美國，《電子簽名法案》和州級 UETA 法律規定，在大多數情況下，電子簽名與手寫簽名具有相同的法律效力。在歐盟，eIDAS 法規提供了類似的法律架構。對於絕大多數個人和商業文檔，透過此處描述的任何方法應用的數位簽章都是合法有效的。
對於您自己之外還需要見證人簽署的文件，請與見證人協調，以便他們可以在您之後簽署 PDF。證人可以使用相同的簽名方法將他們的簽名與您的簽名一起添加。某些 PDF 簽章工具支援順序簽章工作流程，引導多個簽章者依序完成整個流程。
將簽署的 PDF 記錄保存在專用資料夾中，並使用清晰的文件名，其中包括文件名稱、簽名日期和您的姓名縮寫。此簽名文件存檔提供了您簽署的內容和時間的參考。如果出現爭議，您可以產生您簽署的確切文檔，並在文件名稱和文件元資料中嵌入日期。