可以將 PDF 轉換為 Excel 嗎？是的，但結果取決於 PDF 結構
簡而言之，答案是肯定的，您可以將 PDF 轉換為 Excel 電子表格。更長、更誠實的答案是，轉換的品質幾乎完全取決於 PDF 中資料的結構。包含乾淨、格式良好的資料表（具有清晰的列邊界和一致的行結構）的 PDF 可以高精度地轉換為 Excel 電子表格。如果 PDF 包含視覺上分散的資料、合併的單元格、不規則的格式或在人眼看來僅像表格但其結構與 PDF 文件中的文本不同的文本，則會產生混亂的轉換結果，需要大量的手動清理。
原始 PDF 中的資料結構決定了轉換為 Excel 時是乾淨還是混亂。
轉換直接從 Excel 匯出的 PDF 所產生的結果比轉換掃描的電子表格影像好得多。
從根本上來說，PDF 到 Excel 的轉換是結構識別的練習。轉換引擎分析 PDF 頁面，根據文字和線條的空間排列識別表格數據，並嘗試重建原始電子表格結構。這個辨識過程中的每一步都是一個推理。引擎推論哪個文字屬於哪個單元格。它推斷列邊界落在哪裡。它推斷一行文字是標題、資料行或跨多列的標題行。每個推論都可能是錯誤的，會產生從輕微的格式問題到完全無法使用的輸出等問題。
了解 PDF 表格轉換效果好的原因和轉換效果不佳的因素有助於您設定切合實際的期望並選擇正確的轉換方法。使用另存為 PDF 直接從 Excel 匯出的 PDF 往往可以很好地轉換回 Excel，因為原始電子表格結構部分保留在 PDF 的內部標記中。透過掃描列印的電子表格建立的 PDF 轉換效果很差，因為掃描的影像根本不包含結構數據，只包含像素。轉換路徑和預期的輸出品質取決於您的 PDF 屬於哪個類別。
轉換最初在 Excel 中建立的 PDF 表格
由 Excel 的本機 PDF 匯出建立的 PDF 帶有隱藏的結構訊息，可顯著改善傳回 Excel 的轉換。當 Excel 匯出為 PDF 時，它可以包含標識表結構、儲存格邊界和資料類型的標籤。在轉換回 Excel 期間讀取這些標籤的PDF 轉換器 可以以非常高的保真度重建原始電子表格，包括正確的列寬、數位格式和單元格對齊。
若要從此類 PDF 獲得最佳轉換效果，請使用專門支援標記 PDF 輸入的轉換工具。大多數專業的 PDF 工具都會在其設定或文件中表明它們在轉換過程中是否使用 PDF 標籤。在可用時啟用標籤感知轉換會產生通常只需要進行較小的格式調整而不需要完全重建的輸出。
轉換保留資料值和表結構。它可能無法完美保留原始電子表格中存在但不屬於 PDF 表示形式的 Excel 特定功能。公式、資料透視表、連結到資料的圖表以及條件格式規則會在原始 PDF 匯出中遺失，並且無法透過轉換恢復。轉換後的 Excel 檔案包含在建立 PDF 時出現的資料值，而不是產生它們的公式。
使用基於 OCR 的提取轉換掃描的 PDF 表
掃描的 PDF 表需要 OCR 才能提取任何資料。 OCR 步驟識別掃描影像中的文本，產生字元數據，然後轉換引擎可以嘗試將其組織為行和列。 OCR 和結構識別的兩步驟過程在每一步都會引入錯誤，而這些錯誤會復合。 OCR 期間的識別錯誤意味著錯誤的文字值進入結構識別步驟，即使結構被完美識別，該單元格中的資料值也是錯誤的。
原始掃描的品質是此過程中最可控的因素。以 300 DPI 進行乾淨、直接的掃描，具有良好的對比度、無陰影、無頁面彎曲，可產生比在光線不均勻的角度拍攝的低解析度照片更好的 OCR 結果。產生良好掃描的額外努力在減少轉換輸出的手動校正方面會得到數倍的回報。
轉換後，需要花時間驗證和修正輸出。系統化的驗證方法可以減少所需的時間。首先根據原始文件檢查行計數，以確認所有資料行均已擷取。檢查列數和列標籤以確認結構已正確識別。根據原始資料抽查一些隨機選擇的資料單元以驗證準確性。這三項檢查可在幾分鐘內捕捉最常見的轉換錯誤。 WukongPDF 的擷取 PDF 資料 工具包括針對掃描文件的基於 OCR 的表格擷取，並且可以選擇在匯出至 Excel 之前預覽已識別的資料。
哪些類型的 PDF 表格可以很好地轉換，哪些不能
簡單的網格表具有統一的行和列、清晰的單元格邊界以及每個單元格內一致的文字格式，轉換效果最佳。每月具有統一列和每個行項目具有統一行的財務報表是理想的轉換候選者。結構的規律性為轉換引擎提供了關於列和行位置的強烈、一致的訊號。
具有跨多列或多行的合併儲存格的表轉換的可靠性較低。轉換引擎必須識別出跨越三列的單元格是一個單元格，而不是具有相同內容的三個單獨的單元格。合併單元格辨識取決於轉換引擎偵測到文字在多個列邊界上居中，這種推論不如偵測簡單網格單元可靠。轉換後，檢查合併的儲存格是否已正確處理，並手動調整任何錯誤拆分的儲存格。
具有嵌套標題的表格（其中父類別跨越多個子列）對於轉換引擎來說是最具挑戰性的。引擎看到多個層級的標題，並且必須重建視覺層次結構以及父類別與其子列之間的邏輯關係。預計需要花費更多時間來驗證和修正具有複雜標頭結構的表的輸出。如果可能，請在建立 PDF 之前簡化表格結構，例如將巢狀標題展平為具有串聯標籤的單一標題行。
在同一列中混合文字和數字的表格（常見於產品目錄和混合內容報告中）要求轉換引擎在單一欄位中處理多種資料類型。大多數引擎預設根據大多數單元格將整個列視為文字或數字。偶爾包含文字值的數字列可能會將這些文字值轉換為零或留空。轉換後，掃描每個欄位是否有資料類型不符的情況，並修正指派了錯誤類型的儲存格。
分步：將 PDF 表格轉換為 Excel
將 PDF 上傳到您選擇的轉換工具。大多數工具都提供簡單的上傳介面。如果該工具提供轉換品質或模式設置，請選擇最適合您的 PDF 類型的選項。電子表格或表格模式適用於資料較多的 PDF。文字或文件模式適用於文字較多且恰好包含表格及其他內容的 PDF。
轉換完成後，下載Excel檔案並開啟。您看到的第一件事是原始轉換輸出。不要立即開始編輯。保存原始輸出的副本作為參考。如果後來的清理出錯或您意識到需要使用不同的設定重新進行轉換，則原始輸出就是您的起點。
開始清理結構。檢查顯示的列數是否正確。檢查標題行是否被正確辨識。檢查是否缺少任何行。在解決資料問題之前先修復結構問題，因為如果底層結構發生變化，資料修復可能會變得無關緊要。
結構正確後，有系統地處理資料單元。從第一個資料行開始，然後向下進行，將每個儲存格與原始 PDF 進行比較。透過比較 PDF 和 Excel 輸出之間的行和列總計進行自動驗證，可以快速發現錯誤。如果 PDF 顯示特定數字的列總計，且該列中轉換的儲存格的總和不匹配，則該列中的某處存在轉換錯誤。
新文件類型的第一次轉換通常需要最長的時間，因為您正在了解文件的怪癖以及轉換引擎在該特定格式下的行為。類似文件的後續轉換速度會更快，因為您知道要檢查哪些內容，並且可以根據第一次轉換的結果配置轉換設定。
完成轉換和清理後，透過儲存 Excel 檔案並保留原始 PDF 的副本來保護您的工作。 PDF 是權威來源。如果出現電子表格中的資料值是否正確的問題，PDF 會提供參考答案。這種雙文件方法保留原始 PDF 以供參考，並保留轉換後的 Excel 文件以供分析，這是數據準確性至關重要的會計、審計和數據分析工作流程中的標準做法。
對於相同報表類型的重複轉換，例如來自相同來源的 PDF 每月財務報表，請建立一個 Excel 範本來自動處理轉換後清理。記錄您在第一次轉換時手動執行的步驟。建立 Excel 巨集或 Power Query 轉換，在後續轉換中重複這些步驟。模板所建立的初始投資會在幾個轉換週期內收回成本，並確保每次的輸出一致、準確。 WukongPDF 的轉換工具提供一致的輸出格式，使基於範本的自動化在同一文件類型的重複轉換中保持可靠。