客戶透過電子郵件向您發送了包含 47 個行項目的 PDF 發票。您需要會計軟體的 Excel 電子表格中的總計。發票是掃描影像，因此您不能簡單地選擇並複製號碼。您可以手動重新輸入每一行，這將需要 15 分鐘，並且至少會出現一個輸入錯誤。或者，您可以自動提取數據，並在兩分鐘內獲得乾淨的電子表格。
將 PDF 發票和財務文件轉換為 Excel 是最高價值的PDF 到 Excel 用例之一，因為它用自動提取取代了容易出錯的手動資料輸入。該技術已經成熟，可以可靠地轉換具有清晰表格佈局的結構良好的發票，包括行項目、數量、單價和總計。
檢查您的發票是否已準備好進行資料提取
在嘗試提取之前，請確定您擁有的 PDF 類型。嘗試透過點擊並拖曳來選擇發票上的號碼。如果您可以選擇單一數字並複製它們，則 PDF 包含真實的文字資料。提取將很簡單。如果按一下將整個頁面選擇為單一區塊或完全不選擇任何內容，則發票是掃描影像。萃取需要 OCR 作為第一步，雖然精度較低，但仍比手動輸入快得多。
檢查發票佈局。一個簡單的表格，具有清晰的列標題、描述、數量、單價、總計以及每行項目一行，將以近乎完美的準確性進行轉換。包含合併儲存格、多行描述、散佈行項目的小計或跨多列的折扣行的發票轉換效果會不太乾淨，因為表格偵測演算法難以處理不規則的行和列模式。表結構越規則，提取結果越好。
分步：將發票資料提取到 Excel
如果發票是基於文字的 PDF，則 PDF 到 Excel 工具會直接處理提取。上傳 PDF。選擇 Excel 作為輸出格式。此工具分析頁面佈局，檢測表格結構，並將資料匯出到 .xlsx 檔案。開啟產生的電子表格。行項目應顯示在行中，原始發票中的每一列都位於單獨的 Excel 欄位中。發票中的列標題應顯示為第一行。
如果發票是掃描影像，請先使用 OCR 工具對其執行 OCR。 OCR 程序將文字圖層新增至掃描的頁面。然後對 OCR 處理的文件執行 PDF 到 Excel 轉換。這個兩步驟工作流程處理最常見的現實場景：列印、簽署並掃描回電腦的 PDF 發票。 OCR 步驟識別文字。 Excel 轉換步驟將其擷取到電子表格中。
清理提取的資料
提取後，需要進行一些清理。最常見的問題是被識別為文字的數值、與數字合併到單一文字欄位中的貨幣符號、格式不一致的日期以及用括號或尾隨減號表示的負值，Excel 無法將其識別為數字。
對於儲存為文字的貨幣值，例如「$1,234.56」在 Excel 視為字串的儲存格中，使用 Excel 的 VALUE 函數和 SUBSTITUTE 來移除美元符號和逗號： =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",",""),",","))。這會將文字轉換為可以求和和計算的數字。對於整列，將公式應用於第一行並將其向下拖曳。對於日期，請使用 DATEVALUE 函數或 Excel 的文字分開精靈並指定日期格式。每個電子表格的這些清理步驟需要幾分鐘的時間，然後從靜態 PDF 產生功能齊全的 Excel 檔案。
根據原始發票驗證提取的總計
清理後，根據原始發票驗證提取的資料。在 Excel 中對行項目總計進行求和，並將總和與發票總計進行比較。如果數字匹配，則提取是準確的，至少對於美元金額而言是準確的。透過將原始發票與電子表格中的對應行進行比較，抽查幾個單獨的行項目。檢查第一項、中間一項和最後一項。如果這些匹配，則提取是可靠的。
如果總計不匹配，請掃描電子表格以尋找提取將資料放置在錯誤列中的行。常見錯誤是行項目描述包含數字，例如“小部件型號 3，5 件裝”。其中提取引擎將“3”解釋為“3”。作為數量和「5」作為單價，建立虛擬訂單項目。這些提取偽影很容易被發現，因為它們會產生無意義的資料行。刪除工件行並重新求和。總數應收斂到正確的值。
處理多頁發票和批量發票
對於跨多頁的一張發票，可透過一次操作轉換所有頁面。 WukongPDF 處理每一頁並將組合資料匯出到一個電子表格中。如果每個頁面都有自己的表格，則表格會在電子表格中垂直堆疊，並在表格之間有空白行或標題行。透過刪除重複的標題並連接資料行來合併表格。
對於一批多張發票，可能是一個月的供應商帳單，請單獨處理每張發票並將結果合併到主電子表格中。建立一個模板，其中包含供應商、發票編號、日期、行項目描述、數量、單價和總計列。將每張發票中提取的資料複製到範本中。這種結構化方法可產生所有發票的可搜尋、可排序且可公式化的記錄。 提取 PDF 資料工具支援PDF轉換器在一個會話中批次處理多張發票，為每張發票產生單獨的電子表格，可以快速合併到主範本中。與手動資料輸入相比，節省的時間與發票數量成線性比例。一張發票可節省 10 分鐘。一百張發票可以節省一整個工作天。
定期發票處理的實用細節：如果您每月從同一供應商收到發票，請建立 Excel 模板，其中預先配置了該供應商發票佈局的公式和列映射。第一次從該供應商提取發票時，請注意哪些 Excel 欄位對應於哪些發票欄位。設定行項目總計的 SUM 公式、根據發票總計檢查總和的驗證公式以及突出顯示差異的條件格式。將此儲存為供應商特定的範本。下個月，當您提取新發票時，將資料貼到範本中，公式和格式已經就位。超過一年的每月發票，這種範本方法節省了數小時的重複設定工作，並且幾乎消除了手動重新輸入導致公式錯誤的風險。對於處理來自數十個經常性供應商的發票的組織來說，供應商特定範本的資料夾將發票資料提取從每週的瑣事轉變為貼上和驗證操作。