季度財務報表以 PDF 形式提供。這是 12 頁的密集表格：按產品線劃分的收入、按類別劃分的支出、資產負債表項目、現金流量變動。您需要將關鍵資料提取到分析電子表格中：總收入、總支出、淨收入以及每個主要類別的小計。您不需要 200 個單獨的事務行。您需要講述故事的摘要數據。
從PDF 到Excel 財務報表中提取匯總層級資料比轉換整個表格更有針對性。您正在尋找特定的數字，這些數字通常標有“總計”、“小計”、“淨額”或“總和”等術語，並且您需要它們採用可以分析的結構化格式。
識別 PDF 中的摘要行
在提取之前，掃描 PDF 以識別哪些行包含摘要資料。摘要行通常有獨特的格式：粗體文字、上方一行、不同的背景顏色或「總計」、「小計」、「淨額」、「總額」、「總和」或「餘額」等標籤。這些視覺提示可以幫助您找到 PDF 中的行，也可以幫助提取引擎識別它們。一些提取工具可以配置為專門查找與這些模式相符的行。
請注意顯示摘要行的頁碼。財務報表通常會在開頭放置匯總表，例如一頁損益表匯總，然後在接下來的幾頁中添加詳細的交易表。您想要的摘要行可能集中在 12 頁中的 2 或 3 頁。您可以透過僅提取這些頁面而不是整個文件來節省處理時間。
將匯總資料提取到 Excel
PDF-to-Excel 工具可以從特定頁面提取資料。上傳 PDF 並指定包含總計表的頁面。該工具可偵測表結構、提取資料並將其匯出到 Excel 電子表格。開啟電子表格並找到摘要行。它們應以與 PDF 中相同的相對順序出現，行標籤位於一列中，值位於另一列中。
如果擷取工具不支援特定於頁面的擷取，請擷取所有頁面，然後在 Excel 中篩選結果。掃描擷取的電子表格中包含總計標籤（例如總計或淨額）的行。將這些行複製到單獨的摘要表中。從工作表中刪除詳細的交易行或將其保留在單獨的選項卡中以供參考。
清理提取的財務資料
從 PDF 提取的財務資料在到達 Excel 時通常會出現格式問題。貨幣符號、美元符號、歐元符號與數字嵌入在同一單元格中，使 Excel 將值視為文字。負數可以顯示在括號 (1,234) 中，而不是有減號 -1,234，Excel 不會將負號識別為負數。日期可能會以不一致的格式顯示。
使用 Excel 函數清理資料。對於儲存為文字的貨幣值，請使用 =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",","")) 移除美元符號和逗號，然後轉換為數字。括號內的負數，請使用 =IF(LEFT(A1,1)="(", -VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"(",""),")",""),",","")), VALUE(SUBSTITUTE(A1,""),",","")), VALUE(SUBSTITUTE(A1),""),"來偵測括號，將其刪除並套用負號。
清理後，透過與原始 PDF 交叉檢查來驗證總數。將提取的行項目求和並與 PDF 中規定的總數進行比較。如果數字在舍入公差範圍內匹配，則提取是準確的。如果它們不匹配，請掃描電子表格以查找遺失或未對齊的行。
處理多期財務報表
季度或年度財務報表通常在同一張表中並排顯示多個期間：第一季、第二季、第三季、第四季、全年。提取工具必須正確偵測列結構以將值指派給正確的時間段。仔細檢查提取的電子表格。確保 Q2 數字位於 Q2 列中，而不是移入 Q1 或 Q3 列。
如果 PDF 報表是掃描的而不是數位建立的，請在提取之前執行 OCR。掃描的財務報表是影像的集合。從圖像中提取 PDF 數據 需要 OCR 首先識別文本，然後提取以將識別的數字拉入 Excel。 WukongPDF 的 OCR 和提取工具按順序工作：OCR 首先使文本變得機器可讀，然後提取以將特定資料點拉入電子表格中。
對於定期財務報告，建立一個模板，將提取的數據自動對應到分析電子表格中。請注意擷取的 Excel 文件中的哪一行對應於哪個財務指標。在分析電子表格中建立引用這些特定單元格的公式。下個季度，提取新報告，將資料貼到範本中的相同位置，公式會自動更新。這種模板投資會在兩個報告週期內收回成本，並消除會引入錯誤的手動轉錄。 WukongPDF的PDF轉換器支援定期報告的批次，讓您透過一次操作從多個期間提取相同的匯總欄位。
從財務報表中擷取資料進行分析時，請考慮在工作流程中建構對帳步驟。將提取的數字匯入分析電子表格後，新增一個檢查列，將每個提取的值與原始 PDF 進行比較。標記提取值與 PDF 的差異超過舍入公差的任何單元格。這種調節可以在提取錯誤流入財務模型或報告之前捕獲它們。每個語句的檢查需要幾分鐘的時間，並提供審計追蹤文檔，表明提取的資料已根據來源進行驗證。對於 CFO 層級的報告，此驗證步驟不是可選的。
財務資料擷取的一個實際差異：在 PDF 中以粗體或雙底線顯示的總計總計比使用與常規行項目相同格式的小計更可靠地提取。獨特的格式有助於提取引擎將它們識別為具有結構重要性。如果您的提取始終遺漏某些小計，請檢查這些小計在 PDF 中是否在視覺上不同。看起來與常規行項目相同的小計是最有可能被錯過的。如果您控制 PDF 建立流程，請在匯出之前明確設定摘要行的格式。粗體文字、頂部邊框線或陰影背景都向人類讀者和提取引擎發出信號，表明這些行具有特殊意義。