您有 1000 名客户，每个客户都需要一份个性化的 PDF 声明。每个人的文档布局都是相同的：相同的徽标、相同的表格结构、相同的法律免责声明。仅客户名称、帐号、交易行和余额不同。通过手动编辑模板并导出每个 PDF 来生成一千个单独的 PDF 需要几天的时间。由 PDF/VT 标准提供支持的可变数据打印可自动执行此过程，以便单个模板和数据文件可在几秒钟内生成整个批次。
PDF/VT（其中 VT 代表“可变”和“事务”）是专门为大容量个性化文档生成而设计的 ISO 标准。银行发送月度报表、电信公司发送个性化账单、保险公司发送保单文件，以及任何需要生成数千或数百万份共享通用布局但为每个收件人携带独特数据的文档的组织都使用它。
PDF/VT 与常规 PDF 有何不同
常规 PDF 是一个独立的文档。它的所有内容，文本，图像，字体，布局，都被烘焙到文件中。要更改常规 PDF 上的客户名称，您必须编辑文档并重新导出它，生成一个新文件。 PDF/VT 文件将文档分为两部分：定义布局、字体和静态内容的模板，以及包含每个记录的可变内容的数据流。 PDF/VT 处理器将模板与数据流中的每条记录相结合，生成个性化页面或文档流。
这种分离的关键技术优势是性能。 PDF标准文件可以定义一次图形内容对象，并从输出流中的多个页面引用它们。徽标、背景、法律文本和字体数据存储一次并在每个记录中重复使用。每条记录仅存储变量文本、客户名称、交易行、余额。与为每个记录生成单独的 PDF 相比，这使得 PDF/VT 文件显着更小且处理速度更快。生成为 PDF/VT 的千页报表文件可能有 5 MB。作为单独的 PDF 生成并合并的相同的一千页可能有 50 MB 或更多。
PDF/VT 工作流程的三个部分
PDF/VT 制作工作流程包含三个组成部分。该模板是一个定义页面布局的 PDF 文件：徽标的位置、使用的字体、表格的起始位置以及可变文本占位符的位置。数据源是一个文件，通常为 CSV、XML 或数据库连接，每个收件人包含一条记录。每条记录都具有映射到模板中占位符的字段。合成引擎是将模板与数据源合并并生成 PDF/VT 输出的软件。
该模板使用占位符语法来指示应插入变量数据的位置。占位符可能类似于 {{CustomerName}} 或 ${account_number}，具体取决于组合引擎。在处理过程中，引擎将每个占位符替换为当前数据记录中的相应值，呈现页面，然后移至下一条记录。输出可以是包含所有记录的单个多页 PDF，也可以是单独的 PDF 文件，也可以是直接发送到大容量数字印刷机的打印流。
何时 PDF/VT 是正确的工具与何时邮件合并就足够了
对于小批量、几十到几百个个性化文档，Microsoft Word 或 Google Docs 中的标准邮件合并更简单，不需要专门的软件。在 Word 中创建模板，将其连接到 Excel 电子表格作为数据源，然后使用邮件合并功能生成单独的文档。将合并的文档单独或批量导出为 PDF。此工作流程最多可处理数百条记录。除此之外，Word 变得很慢，并且该过程成为瓶颈。
PDF/VT 在更高的容量（数千到数百万条记录）以及必须在没有人工干预的情况下按计划生成文档的自动化工作流程中赢得了一席之地。一家每月生成 200,000 份报表的银行需要一个在无人值守的情况下运行、在定义的窗口内完成并生成适合高速数字打印或电子交付的输出大小的流程。 PDF/VT 正是针对此用例而设计的。当PDF打印卷需要专业排版引擎的效率时，它也是正确的选择，该引擎可以以额定速度（每分钟数千页）驱动工业数字印刷机。
如何创建 PDF/VT 模板
PDF/VT 模板可以使用专门的文档编写软件（例如 Adobe Experience Manager、XMPie、PlanetPress 或 GMC Inspire）创建。这些是专为大批量交易文档制作而设计的企业工具，其定价和复杂性反映了受众。对于已经使用这些平台的组织来说，PDF/VT 是一种自然的输出格式。
对于需要可变数据输出而不投资企业组合平台的小型组织来说，存在一个实用的中间立场。将模板创建为带有表单字段或文本占位符的常规 PDF。使用WukongPDF的批处理功能从电子表格或CSV文件填充占位符，为每条记录生成单独的PDF。虽然这种方法缺乏真正 PDF/VT 的存储效率，因为它生成单独的文件而不是单个优化的文档流，但它使用无需企业许可或专门培训即可访问的工具实现了相同的最终结果，即为每个收件人提供个性化 PDF。权衡是文件大小和处理速度，这在容量高达几千条记录时是可以接受的。
PDF 中可变数据的未来
PDF/VT 是一项成熟的标准，于 2010 年首次发布，但采用仍集中在银行、保险、电信和政府部门，这些部门的核心业务功能是大容量交易文档。近年来的趋势是针对可变数据使用 HTML 到 PDF 管道，其中模板以 HTML 和 CSS 编写，在服务器端填充数据，并按需呈现为 PDF。这种方法利用了大量已经了解 HTML 和 CSS 的 Web 开发人员，而不需要专门的 PDF 撰写技能。
无论您使用哪种技术，原理都是一样的：将模板与数据分离，以编程方式生成文档，并针对您实际需要的数量进行优化。对于大多数PDF格式用户来说，邮件合并到PDF可以满足他们的需求。 PDF/VT 的存在是为了邮件合并失败的规模。了解这两个选项意味着您可以为您的规模选择正确的工具，而不是纠结于不适合您的规模的工具。