PDF/A 是 PDF 的子集 — 它是专为长期文档归档而设计的格式的限制性更强的版本。当政府门户网站、法律系统或档案要求指定“仅限 PDF/A 格式”时，大多数人都会遇到这种情况。了解 PDF/A 与常规 PDF 的不同之处可以解释它存在的原因以及您何时真正需要它。
什么标准 PDF 允许 PDF/A 禁止
标准 PDF 格式 非常灵活。它可以包含打开文档时运行的 JavaScript、在查看时加载的外部资源的链接、加密内容、嵌入的多媒体（如音频和视频）以及未完全嵌入的字体 - 依赖于查看器从本地系统提供它们。
所有这些功能都会产生对未来可能不存在的外部系统或软件的依赖。带有嵌入视频的 PDF 需要视频编解码器。具有外部字体引用的 PDF 需要安装这些字体。使用 JavaScript 的 PDF 需要执行 JavaScript 的查看器。二十年后，这些依赖项中的任何一个都可能不可用。
PDF/A 需要什么
PDF/A 被设计为完全独立的。文档需要正确显示的每个元素都必须嵌入到文件本身中 - 不允许外部依赖项。具体来说，PDF/A 要求：
- 所有字体完全嵌入： 文档中使用的每种字体都必须完全嵌入，而不是从系统引用或部分嵌入。
- 没有外部内容引用：没有指向外部文件的链接，查看时没有从 URL 加载内容。
- 没有 JavaScript：没有依赖于软件解释的可执行内容。
- 无加密：内容必须完全可访问 - 密码保护可防止密码丢失后再次访问。
- 嵌入的颜色配置文件： 颜色必须使用嵌入的 ICC 配置文件进行描述，以便无论显示系统如何，文档都能一致地再现。
- 文档元数据：必须存在特定的XMP元数据字段，包括PDF/A一致性声明。
PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3：有什么区别？
- PDF/A-1 (2005)： 原始且最严格的版本，基于 PDF 1.4。无透明度、无图层、无 JPEG 2000 压缩。档案系统最普遍支持的。
- PDF/A-2 (2011)： 基于 PDF 1.7。允许透明度、图层、JPEG 2000 压缩以及在 PDF/A 文件中嵌入 PDF/A 文件。更加现代和灵活，同时保持档案可靠性。
- PDF/A-3 (2012)： 与 PDF/A-2 类似，但允许在存档文档中嵌入任何文件类型（不仅仅是 PDF/A）。用于将 XML 发票、源文件或其他附件与可视文档一起嵌入。
每个版本还具有一致性级别：A（完全可访问性，带标记结构）、B（基本，仅视觉再现性）和 U（Unicode 映射）。 PDF/A-1b 是档案系统最常需要的 — 它确保文档看起来相同，但不需要完整的辅助功能标记。
当您真正需要PDF/A时
在特定情况下需要或强烈建议使用 PDF/A：
- 法律规定长期保留记录的政府和法律意见书
- 需要符合存档格式的司法管辖区的法院文件
- 具有多年保留要求的财务和会计记录
- 医疗记录中的文件必须在患者一生中保持可读性
- 任何拥有正式文件管理系统并指定 PDF/A 归档记录的组织
对于日常业务文档 - 提案、报告、发票、信件 - 通过常规 PDF 标准 PDF Archive 就完全足够了。只有当您需要保证未来几十年（而不仅仅是几年）的可读性时，PDF/A 的限制才值得权衡。
如何创建PDF/A文件
在 Microsoft Word 中，文件 >另存为> PDF>选项>检查“符合 ISO 19005-1 (PDF/A)”直接生成 PDF/A-1b 文件。这是Word文档最简单的路径。
Adobe Acrobat Pro 可以使用印前检查工具将现有的 PDF 转换为 PDF/A（工具 > 打印制作 > 印前检查 > PDF/A 合规性）。它根据 PDF/A 要求检查文档，并修复或标记任何问题 - 未嵌入的字体、外部引用、禁止的内容。对于定期生成档案文件的组织来说，此工作流程可确保归档前的合规性。