每次将 Word 文档导出为 PDF 时，您需要记住选中“选项”对话框中的复选框以创建带标记的、可访问的输出。大多数人都会忘记。默认设置生成的 PDF 看起来不错，但缺乏屏幕阅读器、搜索引擎和 AI 工具用来理解文档组织的结构标签。更改默认值以便自动访问每个导出，从而无需记住。
带标签、可访问的 PDF 不仅仅是为了合规性。它们是对每个人都有利的文档结构：屏幕阅读器用户通过标题导航，搜索引擎更准确地索引内容，AI 工具更可靠地提取结构化信息，并且您可以从 PDF 的标签树生成目录。将Word 至 PDF 辅助功能设置为默认设置是一项一次性配置更改，可改进您生成的每个文档。
带标签的 PDF 的含义及其重要性
带标签的 PDF 包含一个隐藏的结构层，类似于 HTML，根据其角色标记页面上的每个元素。标题标记为 H1、H2 或 H3。段落标记为 P。列表标记为 L，每个项目标记为 LI。表格被标记为表格，其中行为 TR，单元格为标题单元格的 TD 或 TH。图像被标记为带有可选 Alt 文本的图形。该标签结构告诉辅助技术如何阅读文档。屏幕阅读器将标题宣布为标题，并让用户在它们之间跳转。它逐个单元格地读取带有列标题的表格。它会跳过标记为人工制品的装饰元素。
未加标签的 PDF 不具有这种结构。它是页面上各个位置的字符的平面集合。屏幕阅读器按文档顺序读取所有内容，这可能不是逻辑阅读顺序。标题不作为标题公布。表格被读取为连续文本，没有列上下文。对于辅助技术用户来说，这种体验令人困惑和迷失方向。 Allyant PDF 无障碍指数发现，94.75% 的面向公众的 PDF 不符合基本无障碍标准（Allyant，2026）。大多数失败都可以追溯到创作应用程序中的导出设置。
如何更改 Word 中的默认 PDF 导出设置
Word 的 PDF 导出设置在会话中保持不变，但会在 Word 关闭时重置。要使它们永久存在，您需要通过 Word 的选项更改默认值。转到“文件”、“选项”、“保存”。在“共享此文档时保持保真度”下，选中“将表单数据保存为分隔文本文件”保留数据结构。还要设置“在文件中嵌入字体”以确保跨设备的一致渲染。
辅助功能设置本身位于“另存为 PDF”对话框中。转到文件，另存为，选择 PDF。单击“保存”之前，请单击“选项”。选中“使用标题创建书签”和“用于可访问性的文档结构标签”。这两个复选框是关键设置。问题是 Word 不会记住会话之间的这些设置。您必须每次都检查它们，否则必须使用解决方法。
解决方法：创建宏或使用不同的导出方法
如果您发现自己重复选中 PDF 导出对话框中的相同框，请创建一个简单的 Word 宏，使用您的首选设置导出到 PDF。使用 Alt+F11 打开 Visual Basic 编辑器。插入一个新模块并粘贴一个脚本，该脚本将 PDF 导出选项设置为包括书签和标签，然后调用导出函数。将宏分配给键盘快捷键（例如 Ctrl+Shift+P）以便快速访问。宏方法会永久记住您的设置，因为它们已编码在脚本中。
对于不想创建宏的用户来说，有一个更简单的解决方法：使用WukongPDF的Word-to-PDF转换。上传 Word 文档，转换会自动生成带有书签和文档结构的带标签、可访问的 PDF。基于浏览器的方法默认应用辅助功能设置，无需配置。这比训练自己在 Word 中选中复选框更快，而且更可靠，因为不会意外跳过设置。
验证默认值是否正常工作
设置您的首选方法后，验证导出的 PDF 是否确实包含标签。在 Adobe Acrobat 中打开 PDF。转到“文件”、“属性”，然后查找“带标签的 PDF：是”在描述中。打开左侧的标签面板即可查看标签树。标签应该反映文档的结构。如果“标签”面板为空或仅显示没有结构的单个容器，则不会应用标签设置。
运行可访问性检查作为最终验证。 Acrobat 的辅助功能检查器和WukongPDF 的PDF 辅助功能 扫描仪都会评估标记的结构和标记问题。报告不应显示未标记的内容、逻辑阅读顺序以及图像上的替代文本。如果出现问题，通常是在源 Word 文档中、手动格式化的标题上缺少标题样式、没有替代文本的图像、没有标题行的表格中，而不是在导出设置中。修复源文档并重新导出。
随着时间的推移，导出可访问的PDF导出化合物的习惯。您创建的每个带标签的 PDF 都可以通过辅助技术访问，可以通过搜索引擎进行索引，并且可以通过人工智能工具进行提取。在一个文档上启用设置所花费的 30 秒是微不足道的。乘以职业生涯中制作的每一份文档，依赖文档结构的读者的累积收益是巨大的。
对于需要证明辅助功能合规性的组织（例如受第 508 条约束的政府机构或受 ADA 约束的企业），配置 Word 标记 PDF 的默认导出是更广泛的辅助功能策略的一部分。但它是一个基础部分，因为它影响每个文档。再多的导出后修复也无法完全弥补从一开始就没有标签导出的 PDF。默认设置是大多数组织可以做出的最有影响力的可访问性改进。
检查组织的 PDF 是否一致标记的快速方法：从组织的网站下载 10 个随机 PDF。在 Acrobat 中打开每个选项并检查“标签”面板。如果标记了 8 个或更多，则该组织具有良好的可访问性实践。如果标记的人数少于一半，则不会配置默认导出设置。这个 10 个文件的抽查需要 15 分钟，并提供了一个可靠的指标，表明可访问性是否内置于文档工作流程中或随后附加。
一致标记的 PDF 的一个经常被忽视的好处是：它们更容易重新调整用途。带标签的 PDF 可以导出为 Word、HTML 或纯文本，且其结构完好无损，因为标签告诉转换引擎哪些文本是标题、哪些文本是正文、哪些是列表。导出到 Word 的未标记 PDF 会生成一堵没有结构的平面文本墙。将来每次将文档转换为另一种格式时，您在导出时启用的标记都会带来好处。