在大多数应用程序中，“保存”和“导出”出现在同一个文件菜单中并且似乎执行类似的操作。对于 PDF 工作，它们之间的区别比大多数人意识到的更重要。选择错误的选项可能会损害您的文档结构、书签、辅助功能标签或文件质量——有时直到很久以后才出现任何明显的迹象表明出现了问题。
什么是“节省” a PDF 实际上是
当您在查看器或编辑器中打开现有 PDF 并保存它时，应用程序会将更改增量写回 PDF 文件。例如，Adobe Acrobat 将更改附加到文件末尾，而不是从头开始重写。这是高效的——速度很快并且保留了原始内容——但这意味着文件会随着更改的积累而随着时间的推移而增长。已保存多次的 PDF 可能会比其内容所保证的大得多。
“另存为”在 PDF 上下文中通常会创建一个干净的副本 - 它从头开始重写文件，消除增量保存的累积开销。对于已编辑多次的 PDF，另存为新文件名然后替换原始文件是一种有用的定期清理，可以在不更改任何内容的情况下减少文件膨胀。
什么是“导出”到 PDF 意味着
导出为 PDF 意味着将文档从其本机格式（Word、Excel、InDesign、PowerPoint）转换为 PDF 文件。这是一种单向转换：源应用程序将其文档呈现为 PDF 格式并写入一个新文件。原始源文档未更改。
PDF Export 是大多数有意义的质量和结构决策发生的地方。您可以在导出对话框中选择图像质量、是否嵌入字体、是否包含辅助功能标签、是否从标题创建书签以及使用什么颜色配置文件。这些设置决定了生成的 PDF 的质量、大小和功能。在导出时正确处理它们比事后尝试修复不理想的 PDF 要容易得多。
打印到PDF：具有不同权衡的第三种选择
打印到 PDF（从打印对话框中选择虚拟 PDF 打印机）从技术上讲既不保存也不导出。它通过打印渲染引擎运行文档并将输出捕获为 PDF。这与使用应用程序的本机 PDF 导出在几个重要方面有所不同。
- 打印到PDF会丢失：文档结构、辅助功能标签、超链接（在大多数情况下）、书签和元数据。输出是干净的视觉表示，没有结构信息。
- 打印到 PDF 的内容： 扁平、精简的文件，没有隐藏数据、元数据或层复杂性。对于在共享之前清理有问题的 PDF 或删除嵌入信息很有用。
当您想要简单、干净的输出并且不需要文档结构时，请使用打印到 PDF。当您需要具有工作链接、导航和辅助功能支持的功能齐全的 PDF 时，请使用应用程序的本机导出。
实践中差异的体现
在这些情况下，保存与导出的区别实际上变得很重要：
- 书签和导航：Word 的本机 PDF 导出从标题样式创建 PDF 书签。打印到 PDF 则不然。正确导出的100页报告可导航；打印到 PDF 的同一份报告是平面卷轴。
- 超链接：通过 Word 的 PDF 导出功能导出时，Word 文档中的 链接保持可单击状态。打印到 PDF 通常会破坏它们——URL 变成不可点击的文本。
- 辅助功能标签：使屏幕阅读器可读的PDF的结构标签只能通过启用辅助功能选项的本机导出来保留。打印到 PDF 会生成未加标签的文档。
- 文件大小：a PDF 多次增量保存会累积开销。定期另存为干净文件可保持合理的大小。对于多人编辑的共享文件，这一点比一个人编辑的文档更重要。
避免大多数问题的PDF工作流程
对于在 Word、PowerPoint 或类似应用程序中创建的文档：将源文件保留为工作文档，在生成最终版本时使用应用程序的本机 PDF 导出（文件 > 另存为 > PDF，而不是打印 > 另存为 PDF），并有意配置导出设置 - 嵌入字体、启用辅助功能标签、创建书签。对于需要编辑的现有 PDF：在 Acrobat 中打开、进行更改、定期使用“另存为”来清理文件大小。仅当您特别需要精简、无结构的输出时，才使用“打印到 PDF”。