向法院、政府机构或法律对手方提交 PDF 与通过电子邮件向同事发送文档不同。错误的文件格式、缺少签名或未经编辑的个人信息可能会导致您提交的内容被拒绝，或者更糟糕的是，会造成您无法退回的问题。第一次就把事情做好归结为一个大多数人都会跳过的简短清单。
首先检查提交要求
不同的法院和机构有不同的规则，而且它们并不总是显而易见的。有些法院要求采用 PDF/A 格式进行存档。其他规定指定最大文件大小，要求超过一定页数的文档有书签，或者要求 PDF 可以文本搜索，而不是扫描图像。美国联邦法院使用 CM/ECF 系统，该系统有自己的技术规范。
在准备任何内容之前，请先了解您要提交的法院或机构的具体备案要求。如果您与律师合作，他们应该已经知道这些。如果您要提交自诉书，法院的网站通常有一个关于电子提交要求的部分。
确保文本可选择
现在，大多数法律体系都要求以电子方式提交的 PDF 包含真实的、可选择的文本，而不是扫描图像。扫描文档只是一页的照片。法官、书记员和对方律师需要能够搜索文本、复制文本并引用特定段落。只是图像的 PDF 不允许这样做。
如果您的文档最初是数字创建的（在 Word 中输入，从系统导出），那么它应该已经具有可选择的文本。如果是扫描的物理文档，则需要在提交之前对其运行 OCR。 OCR 将文本图像转换为可以搜索和选择的实际文本字符。
检查方法：打开 PDF 并尝试单击并拖动以选择一个句子。如果您可以突出显示文本，那就没问题。如果光标变成十字准线并且只能选择图像的矩形区域，则文档在准备归档之前需要进行 OCR。
正确编辑敏感信息
编辑是合法 PDF 准备过程中处理最不当的步骤之一。在 PDF 编辑器中在文本上绘制黑框，或使用黑色荧光笔，不会删除底层文本 - 它只是在视觉上覆盖它。任何复制并粘贴“已编辑”内容的人都将被删除。文本编辑器中的部分可以阅读下面的内容。这在备受瞩目的法律案件中造成了真正的问题。
正确的 PDF Redaction 会永久删除文件中的内容，而不仅仅是从可视层中删除内容。结果是文本所在的位置出现间隙或黑条，下面没有任何内容。密文后，请务必通过选择密文区域并尝试复制它来进行验证 - 如果没有粘贴任何内容，则密文是真实的。
法律文件中需要编辑的常见项目：社会安全号码、财务帐号、未成年人的出生日期以及未成年子女的姓名。许多法院系统都有关于必须编辑或截断哪些信息的具体规则。
使用正确的签名
法律意见书通常需要签名，但并非每种类型的签名都具有相同的法律效力。键入的姓名（有时在电子文件中写为“/s/您的名字”）在许多法院系统中被接受为有效的电子签名。手写签名的图像在其他情况下也有效。具有可验证证书的加密数字签名是最安全的选择，并且在某些司法管辖区是必需的。
在签署之前了解您的特定法院或机构接受什么。有些明确禁止某些文档类别的某些签名类型。如有疑问，最安全的方法是打印、手写、扫描并运行 OCR 以恢复文本可搜索性 - 尽管这会增加步骤。
控制文件大小而不损坏文档
许多文件系统都有文件大小限制——通常每个文档为 10MB 或 25MB。如果您的 PDF 超出了限制，您有几个选择：压缩它、将其拆分为多个文件，或两者兼而有之。这里的关键规则是在不降低文本质量的情况下进行压缩。法律文档需要在高变焦下保持清晰，任何使文本模糊或将图像分辨率降低到可读阈值以下的压缩都会导致问题。
WukongPDF 的压缩工具对文本和矢量元素应用无损压缩，因此文本保持清晰，同时整体文件大小下降。对于嵌入照片或扫描页面的文档，图像压缩是大部分尺寸节省的来源 - 并且 80% 或以上的质量设置可以使所有内容都可读。
提交之前的最终清单
在提交之前先运行一遍：
- 文本是可选的 - 打开 PDF 并尝试突出显示一个句子
- 敏感信息经过适当编辑，而不仅仅是视觉上的覆盖
- 签名与法院或机构接受的格式相符
- 文件大小在提交限制内
- 格式符合要求（标准 PDF、PDF/A 等）
- 如果需要，页码和书签已就位
合法的 PDF 错误几乎总是可以避免的。被拒绝或产生问题的提交通常是有人跳过了一步（通常是编辑或文本可搜索）的提交，因为他们很匆忙。提交文件前五分钟的检查比提交文件后处理后果更有价值。