在 PDF 和 Google Docs 之间进行选择并不是关于哪种格式更好，而是关于您想要对文档执行什么操作。使用错误的文件会产生不应该存在的摩擦：意外编辑的文档、跨设备的布局或无法协作处理的文件。正确地做到这一点是那些小的工作流程决策之一，可以悄悄地节省大量时间。
Google 文档擅长什么
Google 文档专为协作处理仍在编写或修订的文档而构建。多人可以同时编辑、发表评论、提出更改建议以及查看追溯到初稿的修订历史记录。如果文档需要经过审核周期（内部签核、团队编辑、与客户反复沟通），Google 文档比任何静态格式都能更好地处理该流程。
它还使共享变得容易。发送链接，设置权限，收件人无需下载任何内容即可看到当前版本。对于随着时间的推移而演变的文档——实时文档、运行会议记录、正在进行的项目简报——将其保存在 Google 文档中意味着每个人总是在查看相同的内容。
PDF 擅长什么
当文档完成并需要保持这种状态时，PDF 是正确的格式。它锁定布局，使文档在每个设备和每个屏幕上看起来都相同 - 相同的字体、相同的间距、相同的分页符，无论收件人使用什么软件或屏幕尺寸如何。以 PDF 形式发送的提案看起来与您设计的一模一样。作为 Google 文档链接发送的同一文件可能会以不同的方式重排。
PDF 也是任何需要签名、归档或存档的标准。合同、发票、法律提交文件、合规文件——这些需要在某个时间点确定，而不是事后编辑。 PDF 安全性 当内容敏感时，密码保护和权限控制等功能会增加另一层保护。
企业出错的地方
最常见的错误是在文档生命周期中过早使用 PDF。在客户有机会请求更改之前以 PDF 形式发送提案意味着他们要么必须通过电子邮件向您发送他们的笔记，标记打印副本并将其扫描回来，要么笨拙地注释 PDF — 所有这些都比需要的更加痛苦。将文档保存在 Google 文档中，直到准备好最终定稿为止。
相反的错误是将内容保留在 Google Docs 中，而它们应该是 PDF。将发票共享为 Google 文档链接意味着收件人可能会意外更改它。以这种方式发送最终确定的合同会产生版本控制问题——哪个编辑是权威的？任何代表最终、商定状态的内容都属于 PDF。
交接点：何时导出到 PDF
大多数商业文档应该从 Google 文档开始，并在特定时刻变成 PDF：当它们完成并需要交由您处理时。对于提案来说，这是在最终内部审查之后。对于合同来说，这是准备签署的时候。对于发票来说，这是您准备将其发送给客户的时间。
从 Google 文档导出到 PDF 非常简单：文件 → 下载 → PDF 文档。结果是一个干净的 PDF ，与您在文档中看到的内容相匹配。如果您需要添加签名、将其压缩为电子邮件或在发送前将其与其他文档合并，WukongPDF 等工具可以处理这些最后步骤，而无需您重新打开原始文档。
文档类型实用指南
使用 Google 文档：
- 需要团队审查的提案、简报和报告草案
- 定期更新的内部文档和 wiki
- 会议记录、项目计划和任何协作内容
使用 PDF 进行：
- 最终提案、合同和协议可供签署
- 发票、收据和财务文件
- 向政府机构或法院提交的任何内容
- 发送给外部各方的演示文稿、报告和文档，其中布局很重要
他们在一起工作效果最好
最有效的方法不是选择其中之一，而是将两者都用于各自擅长的领域。在 Google 文档中起草和协作。文档最终完成后，导出为 PDF 并使用 PDF Tools 工作流程执行任何剩余步骤：签名、压缩、合并或保护。这样您就可以在创建过程中获得实时协作的灵活性，并在完成后获得固定格式的稳定性。
导致工作流程最令人头痛的文档通常是那些从未有意识地以一种或另一种格式放置的文档 - 它们过早地进入 PDF 或保持可编辑状态的时间过长。关于每种格式何时应用的简单规则可以解决大部分问题。