Excel 的冻结窗格和分割窗口功能对于在屏幕上浏览大型电子表格至关重要。冻结窗格将特定的行或列锁定在适当的位置，以便在您滚动数百或数千行数据时标题保持可见。拆分窗口将工作表分为可独立滚动的窗格，使您可以同时查看同一工作表的不同部分。这些功能使电子表格可以在数据输入和分析过程中使用，但在导出为 PDF 时会带来特殊的挑战。在屏幕导航期间提供上下文的冻结标题必须转换为打印在每个 PDF 页面上的重复标题行。如果导出设置配置不正确，则在第一页之后标题上下文就会丢失，PDF 的读者必须翻回第一页才能记住每列代表的内容。
冻结窗格和分割窗口与打印标题有何不同
令许多 Excel 用户困惑的一个关键区别是，冻结窗格和分割窗口是屏幕导航功能，而不是打印布局功能。冻结电子表格的顶行使其在向下滚动时可见，但不会自动将该行配置为在每个打印页面上重复。控制打印页面上重复行和列的设置称为打印标题，它在打印标题下的页面布局选项卡中单独配置。电子表格可以将顶行冻结在屏幕上，但没有配置打印标题，在这种情况下，PDF 导出仅在第一页上显示标题，后续页面仅显示没有列标签的数据行。
要配置打印标题，请转至页面布局、打印标题。在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡上，您将找到两个字段：顶部重复的行和左侧重复的列。单击顶部要重复的行旁边的选择器按钮，然后单击电子表格中包含列标题的行。通常，这是第 1 行，或者如果您有包含标题、副标题和列标签的多行标题，则为第 1 行到第 3 行。单击“确定”。所选行现在将显示在每个打印页面和每个 PDF 页面的顶部。 WukongPDF 的Excel 到 PDF 转换遵循打印标题配置，因此在 Excel 中正确设置可确保标题保留在导出的 PDF 中。
配置打印区域以控制每页上显示的内容
配置打印标题后，下一步是定义打印区域。打印区域决定 PDF 导出中包含哪些单元格。如果未设置打印区域，Excel 将导出包含数据的所有单元格，其中可能包括远远超出预期内容区域的空行或空列。设置精确的打印区域可确保 PDF 仅包含您想要共享的数据，没有多余的空白区域或用于临时计算的杂散单元格。
选择要包含的单元格范围，转到“页面布局”、“打印区域”、“设置打印区域”。对于具有多个不同部分的电子表格，您可以使用分页符为不同页面设置不同的打印区域。在分页符预览中，拖动蓝色分页符线以控制每个页面的结束位置。有策略地放置分页符，以便逻辑相关的行在同一页上保持在一起，并且每个页面都以打印标题提供的一组完整的标题行开始。标题上下文的打印标题和逻辑分组的分页符的组合生成的 PDF 与屏幕上的原始电子表格一样可读。
缩放选项以适合 PDF 页面上的宽电子表格
包含许多列的电子表格对 PDF 导出提出了特殊的挑战，因为 8.5 英寸的标准页面宽度通常不足以以可读大小显示所有列。 Excel 在“页面布局”选项卡中的“缩放以适合”下提供了多个缩放选项。宽度设置控制输出的页面宽度。将“宽度”设置为 1 页会强制所有列达到单页宽度，但可能会将文本缩小到不可读的大小。将宽度设置为自动允许电子表格水平跨越多个页面，这保留了可读性，但需要读者将跨页的列拼凑在一起。
下表总结了缩放选项以及何时使用每个选项。
| 缩放设置 | 对 PDF 输出的影响 | 最适合 |
|---|---|---|
| 一页适合尺寸表 | 缩小整张纸以适合单页；可能会使文字变得很小 | 行数和列数很少的快速参考表 |
| 将所有列放在一页上 | 将宽度缩放至一页；高度可能跨越多个页面 | 宽电子表格，将所有列放在一起很重要 |
| 将所有行放在一页上 | 将高度缩放到一页；宽度可能跨越多个页面 | 高而窄的电子表格，例如交易列表 |
| 无缩放 (100%) | 按实际尺寸打印；可以在两个方向上跨越多个页面 | 必须以全尺寸可读的数据 |
| 自定义百分比 | 用户自定义比例；平衡可读性和页数 | 当任何预设选项都无法产生可接受的结果时 |
验证导出的 PDF 中的标题上下文
导出后，打开 PDF 并滚动浏览每一页。验证标题行是否出现在每页的顶部。检查标题下的列对齐方式在页面之间是否一致。验证配置为打印标题的冻结窗格是否正确重复。请特别注意分页符后的页面：手动分页符后的第一行仍应显示打印标题标题。如果任何页面缺少标题，请返回 Excel，确认打印标题配置，然后重新导出。您在 Excel 中配置的PDF 打印设置决定导出的 PDF 是否是读者无需查阅原始电子表格即可理解的独立文档。
从带有冻结窗格的交互式电子表格到带有重复标题的静态 PDF 的转换是一个需要精心配置的转换。 Excel 提供了以下工具：打印标题、打印区域和缩放选项。正确使用它们是保留原始电子表格可用性的 PDF 与失去使数据有意义的结构上下文的 PDF 之间的区别。配置只需几分钟，并且每个阅读 PDF 的人都能受益。
常见打印标题和缩放问题故障排除
即使配置正确，某些电子表格布局也会在 PDF 输出中产生意外结果。如果配置为打印标题的标题行出现在某些页面上，但没有出现在其他页面上，请检查标题正下方的行是否包含跨分页符的合并单元格。合并的单元格可能会导致 Excel 跳过受影响页面上的打印标题。取消合并单元格或调整分页符以避免分割合并的范围。如果缩放选项生成的文本太小而无法阅读，请尝试将“宽度”设置为“自动”，并允许电子表格水平跨越多个页面，而不是将所有列以不可读的比例强制显示在单个页面上。
对于具有多个工作表的工作簿，请记住，打印标题和打印区域是按工作表配置的，而不是按工作簿配置的。将包含在 PDF 导出中的每张工作表都必须定义其自己的打印标题行和打印区域。导出之前切换每张工作表并验证每张工作表上的设置。使用默认设置的隐藏工作表可能会在导出的 PDF 中生成空白页面或内容未对齐的页面。在完成导出之前查看每个页面的缩略图。
电子表格的打印标题和缩放配置只需设置一次，即可保存为 Excel 模板的一部分以供将来使用。如果您定期将类似的报告导出为 PDF，请创建一个预先配置了打印标题、打印区域和缩放选项的模板。从模板创建的每个新报告都会继承正确的 PDF 导出设置，从而无需每次都重新配置它们。构建模板的前期投资可以在每个报告周期中获得一致、格式正确的 PDF 输出。