Excel 网格线（屏幕上分隔单元格的淡灰色线）默认情况下不打印。将 Excel 工作表导出为 PDF 时，会打印数据，但不会打印网格。没有网格线的电子表格更难阅读，因为缺少将一个单元格与下一个单元格分开的视觉结构。数字漂浮在空白区域，没有定义其关系的边界。
网格线是看起来像表格的电子表格和看起来像分散数字的电子表格之间的区别。
将带有网格线的Excel 打印为PDF 文件需要在导出之前更改Excel 中的设置。 WukongPDF 的PDF 打印 转换工具处理导出步骤，下面的配置可确保网格线、行和列标题以及页面布局都能正确地从电子表格传输到 PDF。
控制网格线打印的设置
在 Excel 中，网格线是一种显示功能，而不是格式设置功能。它们出现在屏幕上以帮助您浏览电子表格，但它们不是单元格格式的一部分，并且默认情况下不会打印。要打印它们，请打开“页面布局”选项卡，然后选中“工作表选项”组中“网格线”下的“打印”框。此设置告诉 Excel 在打印输出以及从打印输出创建的任何 PDF 中包含屏幕网格线。
打印网格线设置适用于整个工作表。您无法有选择地打印某些单元格的网格线，而不打印其他单元格的网格线。如果您需要选择性边框，请使用单元格边框格式而不是依赖网格线。单元格边框是单元格格式的一部分，无论网格线设置如何，都会打印。对于仅某些部分需要可见单元格边界的电子表格，请将边界应用于这些单元格并保留打印网格线处于未选中状态。
设置打印区域以避免多余页面
在打印或导出为 PDF 时，看起来适合屏幕上一页的 Excel 电子表格可能会溢出到多个页面，因为打印区域会延伸到包含任何数据、格式甚至只是杂散空间的最后一个单元格。导出前明确设置打印区域。选择应出现在 PDF 中的单元格范围，转到页面布局，然后单击打印区域，然后单击设置打印区域。
设置打印区域后，使用“打印预览”检查所选内容跨越了多少页。您希望在一页上显示的电子表格可能会分散在四页上，因为列很宽并且字体很大。在页面布局中，调整宽度和高度缩放设置以使打印区域适合所需的页数。将宽度设置为 1 页会强制所有列都在一页宽度上。将高度设置为 1 页会强制所有行达到一页高度。
包括行和列标题
行号和列字母（顶部的 A、B、C 和左侧的 1、2、3）可帮助读者引用 PDF 中的特定单元格。要包含它们，请选中“页面布局”选项卡上“工作表选项”组中“标题”下的“打印”框。此设置独立于网格线设置。
行标题和列标题对于协作审阅的电子表格非常有用，有人可能会说检查单元格 D47，而 PDF 阅读器需要快速找到 D47。它们会分散用作完成报告或演示材料的电子表格的注意力。根据 PDF 的使用方式进行选择。参考文档受益于标题。没有它们，精美的交付成果看起来会更干净。
| 打印设置 | Excel 中的位置 | 对 PDF 的影响 |
|---|---|---|
| 打印网格线 | 页面布局>工作表选项>网格线>打印 | 为所有细胞添加微弱的细胞边界线 |
| 打印标题 | 页面布局>工作表选项>标题>打印 | 添加行号和列字母 |
| 设置打印区域 | 页面布局>打印区域>设置打印区域 | 定义哪些单元格出现在输出中 |
| 缩放以适应 | 页面布局>缩放以适合>宽度/高度 | 缩放内容以适合指定的页数 |
| 页面方向 | 页面布局>方向>肖像/风景 | 在垂直和水平布局之间切换 |
处理分页符和缩放
Excel 的自动分页符通常会从重要数据行的中间切开。将摘要行与其详细信息行分开的分页符会使两个页面更难以理解。在分页符预览视图中手动调整分页符。将蓝色分页符拖至逻辑数据组之间的位置。手动分页可确保每个 PDF 页面都包含完整、连贯的数据集。
缩放会牺牲页数的可读性。缩放宽电子表格以适合一页宽度可能会将文本缩小到 6 磅，这在打印时无法阅读。如果需要缩放到 70% 以下才能适应内容，请考虑首先切换到横向，这会提供更多宽度，或者将内容拆分到具有重复标题行的多个页面上。可读性应该决定页面布局，而不是任意的一页目标。
处理 PDF 输出中的合并单元格和条件格式
Excel 中跨多列或多行的合并单元格可能会破坏 PDF 页面布局。电子表格中跨越 A 列到 F 列的合并标题单元格在第一页上打印 A 列到 D 列，在第二页上打印 E 列到 F 列，导致标题在页面之间笨拙地分割。导出前取消合并标题单元格，或将标题放置在单独的标题行中，使用“打印标题”设置在每个页面上打印。
如果打印设置包括颜色输出，则条件格式、色标、数据栏、图标集都会在 PDF 中呈现。在打印预览模式下检查 PDF，以确认条件格式颜色打印正确并提供足够的对比度以提高可读性。在屏幕上看起来清晰的绿-黄-红色阶可能在单色打印机上打印为难以区分的灰色阴影。对于要打印的 PDF，请在提交完整电子表格导出之前在目标打印机上测试彩色页。
为多页电子表格添加打印标题
对于跨多个页面的电子表格，在每页上重复标题行可确保读者知道哪一列是哪一列。在“页面布局”选项卡中，单击“打印标题”。在对话框的“工作表”选项卡中，将“行在顶部重复”设置为包含列标题的行。这些行打印在 PDF 每页的顶部。
打印标题是多页电子表格 PDF 中最重要的设置。没有重复标题的 10 页电子表格是不可读的，因为读者必须翻回第 1 页才能记住 F 列包含什么内容。具有重复标题的同一电子表格在每个页面上都是自记录的。只需几秒钟配置打印标题，就可以区分出可用的 PDF 和令人沮丧的 PDF。