为什么将 Excel 转换为 PDF 需要的不仅仅是打印
Excel 电子表格在屏幕上看起来井井有条且可读，因为您可以水平和垂直滚动以查看所有数据。未经准备而打印或转换为 PDF 的同一份电子表格通常会产生碎片混乱。列从页面的右边缘溢出并继续到单独的页面上。行在页面边界处中断中间单元格。标题行仅出现在第一页上，所有后续页面都没有列标签。正确地将 Excel 转换为 PDF 意味着设置电子表格，以便生成的 PDF 的每一页都可以单独读取和完整。
在导出之前设置打印区域可确保只有预期的数据出现在最终的 PDF 输出中。
一张代表性页面的单次测试打印可确认所有布局设置均按预期工作。
Windows 上的Excel 到 PDF 转换过程为您提供了比任何其他平台更多的控制权，因为 Excel for Windows 包含最完整的页面布局和 PDF 导出功能集。您可以设置打印区域、定义重复标题行、缩放输出以适合特定的页数，以及精确控制工作簿的哪些部分显示在 PDF 中。这些设置大部分位于 Excel 的“页面布局”选项卡中，决定 PDF 输出看起来是专业的还是随意的。
Windows 用户还可以访问 Microsoft Print to PDF，这是一种内置虚拟打印机，可让任何具有打印功能的应用程序生成 PDF 输出。此虚拟打印机方法适用于可能没有本机 PDF 导出功能的旧版 Excel。使用任一方法获得良好结果的关键是在开始转换之前在 Excel 中进行的准备工作。
设置 Excel 电子表格以在 Windows 上进行干净的 PDF 输出
首先定义 PDF 每页上应显示的内容。 Excel 电子表格包含的列数通常远远超出标准页面宽度。 Excel 中的页面布局视图准确显示当前打印设置下分页符的位置。从“视图”选项卡切换到“页面布局”视图并滚动浏览电子表格。蓝色虚线表示自动分页符。实线表示您已设置的手动分页符。
将打印区域设置为仅包含您想要在 PDF 中包含的单元格。选择包含需要输出的数据的单元格范围，转到页面布局选项卡，单击打印区域，然后选择设置打印区域。 Excel 将仅在 PDF 输出中包含选定的范围。这对于包含不应出现在分发的 PDF 中的支持计算、参考表或注释的电子表格特别有用。
配置重复标题行，以便列标签出现在每个页面的顶部。在“页面布局”选项卡上，单击“打印标题”。在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中，将“行在顶部重复”设置为包含列标题的行。此设置可确保阅读 PDF 的任何人都可以看到每列代表的内容，而无需翻回第一页。对于具有许多水平跨多个页面的列的电子表格，还可以将“列”设置为在左侧重复，以使行标签在每个页面上都可见。
调整缩放比例以使数据适合合理数量的页面。在“页面布局”选项卡中，您可以将“宽度”和“高度”分别设置为 1 页，以将整个电子表格强制显示在一页上，这适用于小型电子表格。对于较大的电子表格，将“宽度”设置为 1 页，并将“高度”保留为自动，以便所有列都显示在每个页面上，并且行可以根据需要跨多个页面流动。避免缩放低于约 70%，因为较小的文本在 PDF 输出中变得难以阅读。
您在 Excel 中配置的PDF 打印设置直接决定 PDF 输出质量。导出前花点时间检查每个设置。需要 15 分钟才能正确设置的电子表格会生成看起来很专业的 PDF。使用默认设置导出的电子表格通常会生成看起来像是事后才想到的 PDF。
在 Windows 上逐步将电子表格导出为 PDF
配置页面布局设置后，导出为 PDF 非常简单。转到“文件”，选择“导出”，然后选择“创建 PDF/XPS 文档”。单击创建 PDF/XPS 按钮打开保存对话框。保存之前，单击保存对话框下的选项按钮以访问导出选项。如果您只需要输出的特定页面，请选择页面范围。选择是仅导出活动工作表、工作簿中的所有工作表还是特定选择。对于具有多个工作表的工作簿，导出整个工作簿会创建一个 PDF，其中每个工作表都从一个新页面开始。
选择选项后，选择文件名和保存位置，然后单击“发布”。 Excel 根据您的页面布局设置呈现电子表格并生成 PDF 文件。立即打开 PDF 并滚动浏览每一页以验证输出是否符合您的期望。检查所有列是否适合每个页面，且内容没有被切断。验证标题行是否正确重复。确认分页符位于逻辑位置而不是重要数据行的中间。
对于稍后可能需要提取数据的人员共享的电子表格，请考虑使用PDF 转换器（如果需要）可以将此 PDF 转换回 Excel。为了使将来的提取更加容易，请确保数据显示在具有清晰列标题的干净表格中，而不是显示在使提取工具感到困惑的复杂合并单元格布局中。
解决 Windows 上常见的 Excel 到 PDF 转换问题
最常见的问题是列超出页面宽度并被切断或推到第二页。解决方案是调整列宽以适合可打印区域，将页面方向从纵向更改为横向，或调整缩放百分比。对于具有 8 到 12 列的电子表格，横向通常可以解决问题。对于更宽的电子表格，请将横向方向与缩放设置结合起来以适合一页上的所有列。
另一个常见问题是 PDF 输出中未出现网格线。默认情况下，Excel 不打印网格线，即使它们在屏幕上可见。要包含网格线，请转到“页面布局”选项卡，然后选中“工作表选项”组中“网格线”下的“打印”复选框。此设置会在 PDF 输出中的每个单元格周围添加细线，从而提高数据密集型电子表格的可读性。
合并单元格或大单元格块中间发生的分页符会产生视觉上不和谐的 PDF 输出。检查 Excel 中的分页符预览（可从“视图”选项卡访问），以准确查看分页符所在的位置。
拖动分页符线以将其重新定位在逻辑数据组之间，而不是穿过重要行的中间。手动分页符放置生成的 PDF 尊重数据结构，而不是任意剪切它。
对于无法合理适应打印页面的非常大的电子表格，请考虑 PDF 是否是正确的输出格式。转换为 PDF 的数千行电子表格可能会产生数百个难以导航的页面。在这些情况下，直接共享 Excel 文件或将汇总范围导出为 PDF，同时将完整数据集保留为 Excel 格式，可以满足演示和数据访问需求。
对于包含多个工作表的 Excel 工作簿，决定将所有工作表导出为一个连续的 PDF 还是将每个工作表导出为单独的部分取决于收件人将如何使用文档。导出整个工作簿会创建一个 PDF，其中每个工作表都从一个新页面开始，方便收件人按顺序滚动浏览。将选定的工作表导出为单独的 PDF 可为收件人提供每个数据类别的单独文件，当不同的收件人需要不同的工作表或将各个工作表归档到不同的位置时，这会更好。 WukongPDF 的转换工具支持这两种方法。
Excel 中的条件格式（例如色标、数据栏和直观地突出显示数据模式的图标集）通常可以很好地传输到 PDF 输出，因为这些格式元素以可视方式呈现。但是，PDF 失去了条件格式有时在 Excel 版本中包含的交互式悬停和单击行为。导出之前，请查看电子表格，并了解收件人将看到条件格式的静态视觉结果，但无法像在 Excel 文件中那样与之交互。
对于在数据表旁边包含图表和图形的电子表格，请验证图表元素是否在 PDF 输出中正确呈现。在 PDF 导出过程中，图表标题、轴标签和图例文本有时会移动位置或更改字体，因为 Excel 中的图表渲染引擎使用与主电子表格渲染引擎不同的字体替换逻辑。快速检查 PDF 输出中的每个图表，确认每个标签、标题和图例条目均出现在正确的位置且尺寸可读。
Windows 中内置的 Microsoft Print to PDF 虚拟打印机为 Excel 的本机 PDF 导出提供了一种有用的替代方案，特别是对于本机导出产生意外结果的电子表格。打印路径通过生成物理打印输出的相同渲染管道处理电子表格，有时处理复杂格式、自定义页面设置和打印机特定设置的方式与直接导出路径不同。如果本机导出未产生预期的输出，请在花时间对格式设置进行故障排除之前尝试打印到 PDF 路径。