Ограничения на вложения электронной почты — обычно 10–25 МБ в зависимости от провайдера — застают людей врасплох чаще, чем следовало бы. Хорошей новостью является то, что существует несколько надежных способов отправки больших файлов PDF, и большинство из них бесплатны.
Сначала сжимайте, затем принимайте решение
Прежде чем рассматривать альтернативные способы доставки, проверьте, действительно ли файл должен быть таким большим. Инструмент PDF Compression может уменьшить большинство файлов PDF на 50–80 % без видимой потери качества — файл размером 30 МБ часто сжимается до 5–6 МБ, который передается по электронной почте без каких-либо обходных путей. Это занимает около минуты и стоит попробовать в первую очередь.
Случаи, когда сжатие не очень помогает: PDF-файлы, которые уже хорошо оптимизированы, или файлы, содержимое которых в основном представляет собой фотографии с высоким разрешением, которые невозможно уменьшить дальше без видимого ухудшения. Для них правильным ответом будет другой способ доставки.
Ссылка на облачное хранилище: самый практичный вариант
Загрузите PDF на Google Диск, Dropbox или OneDrive и поделитесь ссылкой. Получатель нажимает на ссылку и загружает напрямую — никаких ограничений на размер электронного письма, никакого ожидания передачи большого вложения, никаких возвращенных сообщений. Google Диск позволяет хранить до 5 ТБ на файл, поэтому размер фактически не является ограничением.
При таком способе обмена конфиденциальными документами установите соответствующие разрешения для ссылок. «Все, у кого есть ссылка»; Это удобно, но означает, что любой, кто получит эту ссылку, также сможет получить доступ к файлу. Для конфиденциальных документов ограничьтесь конкретными адресами электронной почты или установите дату истечения срока действия ссылки, если платформа поддерживает это.
WeTransfer для разовых переводов
Уровень бесплатного пользования WeTransfer позволяет хранить файлы размером до 2 ГБ без необходимости учетной записи. Загрузите файл, введите адрес электронной почты получателя, и WeTransfer отправит ему ссылку для скачивания. Файл доступен в течение 7 дней, прежде чем будет удален. Это хороший вариант, когда вам нужно отправить большой файл кому-то, у кого нет Google Drive или Dropbox, и вы не хотите заниматься настройкой облачного хранилища.
Когда получатель имеет ограничение на размер на своей стороне
Некоторые корпоративные системы электронной почты отклоняют большие входящие вложения независимо от того, что разрешает провайдер отправителя. Если в организации получателя установлен лимит вложений размером 10 МБ, а вы отправляете 8 МБ, оно все равно может быть возвращено в зависимости от нагрузки на сервер электронной почты. Облачная ссылка полностью обходит эту проблему: само электронное письмо крошечное (просто URL-адрес), а фактическая передача файлов происходит за пределами системы электронной почты.
Если вы регулярно отправляете большие файлы одним и тем же людям, создать общую папку на Google Диске или Dropbox будет проще, чем каждый раз отправлять отдельные ссылки. Перетащите файлы в папку, и они сразу же станут доступны — отправка не требуется.